1. Mục đích
Cho phép người dùng áp dụng các mẫu tài liệu đã tạo vào tài liệu hiện tại để thiết lập nhanh luồng ký giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu quá trình thiết lập trên AMIS WeSign.
Hiện nay, AMIS WeSign có 4 tính năng chính liên quan đến mẫu tài liệu:
- Áp dụng mẫu ký
- Sử dụng tài liệu mẫu
- Tạo lô trộn mẫu
- Tạo lô áp dụng mẫu ký
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1 Áp dụng mẫu ký
a. Mô tả tính năng
Khi phát sinh nhu cầu gửi tài liệu có sẵn, người dùng có thể áp dụng mẫu ký để sao chép các thiết lập của mẫu tài liệu nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian thiết lập lại.
Áp dụng mẫu ký chỉ kế thừa được các thiết lập của luồng ký mẫu (người ký + vị trí ký).
b. Hướng dẫn thực hiện
- Bước 1: Tải tài liệu lên ứng dụng/Chọn chức năng Áp dụng mẫu ký
- Bước 2: Chọn mẫu tài liệu bạn cần sao chép các thiết lập sẵn
- Bước 3: Ứng dụng sẽ tự động sao chép các thiết lập (Số lượng người ký, Vị trí ký) vào tài liệu mà bạn đang tải lên
- Bước 4: Chỉnh sửa các thông tin cụ thể về người ký và gửi tài liệu đi
2.2 Sử dụng tài liệu mẫu
a. Mô tả về tính năng
Khi thường xuyên cần gửi tài liệu đến cho người ký với quy trình ký tương tự. Bạn có thể tạo mẫu sử dụng để trình ký tài liệu nhanh chóng.
Ví dụ: Bạn thường xuyên phải trình ký các giấy tờ cho Trưởng phòng hành chính ký, thì bạn có thể thiết lập một tài liệu mẫu có người ký là Trưởng phòng HC và luồng ký cơ bản. Sau đó sử dụng mẫu này.
Sử dụng mẫu tài liệu giúp kế thừa được file tài liệu, người ký, vị trí ký của mẫu.
b. Hướng dẫn thực hiện
- Bước 1: Tải tài liệu lên ứng dụng/Chọn chức năng Sử dụng tài liệu mẫu
- Bước 2: Chọn mẫu tài liệu bạn cần sao chép các thiết lập sẵn
- Bước 3: Ứng dụng sẽ tự động sao chép nội dung chứa trong mẫu + các thiết lập (Số lượng người ký, Vị trí ký) vào tài liệu mà bạn đang tải lên
- Bước 4: Chỉnh sửa các thông tin cụ thể về người ký và gửi tài liệu đi
2.3 Tạo lô trộn mẫu
a. Mô tả về tính năng
Để tạo hàng loạt biểu mẫu tài liệu và gửi cho nhiều người ký cùng lúc, chương trình cho phép tạo lô tài liệu giúp tiết kiệm thời gian tạo tài liệu ký thủ công.
Ví dụ:
HR có sẵn một form mẫu hợp đồng lao động, khi tiếp nhận nhân viên mới sẽ thực hiện tạo hợp đồng lao động mới dựa trên form mẫu đó.
HR mong muốn chỉ cần lập ra danh sách các thông tin của nhân viên mới tiếp nhận, ứng dụng sẽ tự động điền các thông tin đó vào hợp đồng mẫu và gửi ký đến cho giám đốc, người lao động.
Áp dụng trong trường hợp gửi ký nhiều như HĐLĐ, Thư mời tham gia Đại hội cổ đông, …
b. Hướng dẫn thực hiện
- Bước 1: Chuẩn bị tài liệu dạng word có chứa các trường thông tin để trống (trường trộn #…#) và một danh sách chứa các thông tin cá nhân hóa (dạng excel)
- Bước 2: Tải tài liệu lên ứng dụng/ Chọn chức năng Tạo lô trộn mẫu
- Bước 3: Nhập khẩu file excel chứa thông tin người ký và các giá trị của trường trộn
- Bước 4: Ứng dụng tự động trộn mẫu để tạo thành các tài liệu tương ứng với danh sách người nhận đã nhập khẩu trước đó.
- Bước 5: Chỉnh sửa lại các thông tin còn thiếu và gửi tài liệu.
2.4 Tạo lô áp dụng mẫu ký
a. Mô tả về tính năng
Trường hợp người gửi đã soạn sẵn nhiều tài liệu, chương trình cho phép áp dụng mẫu để sao chép mọi thiết lập của mẫu vào tài liệu và gửi ký theo lô.
Ví dụ: HR đã có sẵn 3 hợp đồng lao động khác nhau (3 Hợp đồng này có chung một form, chỉ khác thông tin theo từng cá nhân).
HR mong muốn gửi cả 3 hợp đồng lao động trong một lần trình ký để tiết kiệm thời gian.
HR có thể sử dụng tính năng Tạo lô áp dụng mẫu ký để kế thừa thiết lập của mẫu vào các tài liệu có sẵn và gửi ký theo lô.
b. Hướng dẫn thực hiện
- Bước 1: Lần lượt tải nhiều tài liệu lên ứng dụng/ Chọn chức năng Tạo lô áp dụng mẫu ký
- Bước 2: Chọn mẫu cần áp dụng vào hàng loạt các tài liệu này
- Bước 3: Ứng dụng sẽ tự động sao chép các thiết lập và thông tin người ký có trong mẫu vào các tài liệu mà bạn đã tải lên để tạo thành lô tài liệu
- Bước 4: Kiểm tra các thông tin và gửi tài liệu đi
