1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn cách thiết lập quy tắc sinh mã tự động cho các trường thông tin quan trọng như Mã nhân viên, Số hợp đồng, Số quyết định… Chức năng này cho phép hệ thống tự động tạo ra các mã theo một cấu trúc được định sẵn, giúp HR không cần phải nhập liệu hay dò số thủ công, từ đó đảm bảo dữ liệu được chuẩn hóa, nhất quán theo quy định của công ty và tránh các sai sót không đáng có.
Nội dung bài viết gồm:
- Mục đích và Điều kiện sử dụng
- Hướng dẫn thiết lập quy tắc sinh mã
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Phân quyền sinh mã tự động
Bước 1: Tại phần mềm thông tin nhân sự, truy cập vào phân hệ Thiết lập\Vai trò người dùng
Bước 2: Chọn vào một vai trò cần thiết lập, nhấn biểu tượng ba chấm 
chọn Sửa
Bước 3: Tại mục Quyền quản trị dữ liệu\Sinh mã tự động\bật toàn quyền
- Riêng vai trò Nhân sự và Quản trị ứng dụng mặc định có quyền xem/thêm/sửa/xóa quy tắc sinh mã tự động.
2.2. Thiết lập sinh mã tự động
Bước 1: Tại phần mềm thông tin nhân sự, truy cập vào phân hệ Thiết lập\Sinh mã tự động
Bước 2: Nhấn Thêm
Bước 3: Chọn phân hệ cần thiết lập
Bước 4: Lựa chọn những trường nào sẽ được sinh mã tự động và quy tắc sinh mã.
Ví dụ: Công ty TNHH Sen Á quy định mã nhân viên có tiền tố, hậu tố và độ dài phần số như sau:
-
- Mã nhân viên chi nhánh Hà Nội có cấu trúc: HNxyz
- Mã nhân viên chi nhánh Hồ Chí Minh có cấu trúc: HCMxyz
HR thiết lập quy tắc sinh mã nhân viên (như hình minh họa).
Từ đó, mỗi khi công ty có nhân viên mới, HR thêm vào ứng dụng, chương trình sẽ tự động sinh mã nhân viên theo quy tắc và tiếp nối với mã nhân viên gần nhất.