1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn cách quản lý tài khoản đăng nhập MISA AMIS cho nhân viên, bao gồm việc kích hoạt tài khoản cho nhân viên mới và ngừng kích hoạt tài khoản cho nhân viên đã nghỉ việc. Việc chủ động quản lý trạng thái tài khoản giúp doanh nghiệp kiểm soát quyền truy cập hệ thống, đảm bảo an toàn thông tin và tuân thủ đúng quy trình tiếp nhận, cho thôi việc.
Nội dung bài viết gồm:
- Các trạng thái tài khoản
- Kích hoạt tài khoản
- Ngừng kích hoạt tài khoản
- Gửi lại email kích hoạt
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Các trạng thái tài khoản
Có 4 loại trạng thái tài khoản của nhân viên:
-
- Chưa kích hoạt: nhân viên chưa được tạo tài khoản MISA AMIS
- Chờ xác nhận: nhân viên đã được tạo tài khoản MISA AMIS nhưng chưa xác nhận email kích hoạt (chưa đăng nhập được)
- Đang hoạt động: nhân viên đã có tài khoản và đăng nhập được vào hệ thống MISA AMIS
- Ngừng hoạt động: nhân viên đã bị ngừng kích hoạt tài khoản MISA AMIS (không đăng nhập được nữa)
Tra cứu thông tin trạng thái tài khoản tại mục Thông tin tài khoản trong hồ sơ:
Trong đó:
-
- Nếu trạng thái là Chưa kích hoạt hoặc Ngừng hoạt động: có thể kích hoạt tài khoản cho nhân viên
- Nếu trạng thái là Chờ xác nhận: có thể gửi lại email kích hoạt tài khoản
- Nếu trạng thái là Đang hoạt động: có thể ngừng kích hoạt tài khoản
2.2. Kích hoạt tài khoản
Bước 1: Tại phần mềm thông tin nhân sự, truy cập vào phân hệ Hồ sơ
Bước 2: Tại dòng nhân viên trạng thái Chưa có tài khoản, nhấn biểu tượng ba chấm 
\chọn Kích hoạt tài khoản.
Bước 3: Lựa chọn hình thức gửi Email/SMS/link kích hoạt
- Nếu nhân viên đã được nhập Email tài khoản trên hồ sơ, hệ thống sẽ kích hoạt tài khoản bằng email đó.
- Nếu nhân viên chưa được nhập Email tài khoản, hệ thống sẽ yêu cầu nhập email để kích hoạt. Lưu ý: Mỗi nhân viên phải có 1 email tài khoản khác nhau.
Cũng có thể kích hoạt tài khoản cho nhiều nhân viên cùng lúc bằng cách tích chọn nhân viên muốn thực hiện\nhấn biểu tượng ba chấm \chọn Kích hoạt tài khoản.
Sử dụng tiện ích tự động điền email, chương trình sẽ lấy thông tin email cá nhân/cơ quan để làm email tài khoản.
- Lưu ý: Các nhân viên được chọn phải có cùng có trạng thái tài khoản là Chưa kích hoạt hoặc Ngừng hoạt động thì mới hiển thị chức năng này.
Bước 4: Sau khi kích hoạt thành công, hệ thống sẽ tạo tài khoản cho nhân viên bằng email đã nhập và chuyển trạng thái tài khoản thành Chờ xác nhận. Nhân viên tự truy cập email để hoàn tất việc kích hoạt tài khoản đăng nhập MISA AMIS.
2.3. Ngừng kích hoạt tài khoản
Bước 1: Tại phần mềm thông tin nhân sự, truy cập vào phân hệ Hồ sơ
Bước 2: Tại dòng nhân viên có trạng thái tài khoản Đang hoạt động, nhấn biểu tượng ba chấm \chọn Ngừng kích hoạt tài khoản.
Cũng có thể ngừng kích hoạt tài khoản cho nhiều nhân viên cùng lúc bằng cách tích chọn nhân viên muốn thực hiện\nhấn biểu tượng ba chấm \chọn Ngừng kích hoạt tài khoản.
Sau khi ngừng kích hoạt thành công, chương trình sẽ chuyển trạng thái tài khoản thành Ngừng hoạt động và nhân viên sẽ bị ngắt quyền truy cập vào hệ thống MISA AMIS.
2.4. Gửi lại email kích hoạt
- Do email kích hoạt chỉ có hiệu lực trong vòng 24 giờ, vì vậy nếu quá thời hạn mà nhân viên chưa xác nhận thì có thể gửi lại email kích hoạt.
Bước 1: Tại phần mềm thông tin nhân sự, truy cập vào phân hệ Hồ sơ
Bước 2: Tại dòng nhân viên có trạng thái tài khoản Chờ xác nhận, nhấn biểu tượng ba chấm \chọn Kích hoạt lại
Cũng có thể kích hoạt lại tài khoản cho nhiều nhân viên cùng lúc bằng cách tích chọn nhân viên muốn thực hiện\nhấn biểu tượng ba chấm \chọn Kích hoạt lại
Sau đó, chương trình sẽ gửi lại email kích hoạt tài khoản vào hòm thư cá nhân của nhân viên.
Ngoài ra, việc kích hoạt, ngừng kích hoạt tài khoản cho nhân viên cũng có thể thực hiện trên Hệ thống. Khi đó các thông tin tài khoản của nhân viên sẽ được tự động đồng bộ về AMIS Thông tin nhân sự. Xem hướng dẫn chi tiết trên Hệ thống tại đây.