Đăng ký, cấp phát đồng phục

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn tổng quan về nghiệp vụ Quản lý cấp phát đồng phục trên hệ thống, từ việc thiết lập danh mục, định mức cho đến việc tạo các đợt cấp phát và cho phép nhân viên tự đăng ký. Việc quản lý quy trình này một cách hệ thống không chỉ giúp HR tiết kiệm thời gian, công sức mà còn đảm bảo việc cấp phát được thực hiện một cách công bằng, minh bạch và đúng với quy định của công ty.

Nội dung bài viết gồm:

• Thiết lập ban đầu
• Quản lý các đợt cấp phát (Dành cho HR)
• Nhân viên đăng ký cấp phát đồng phục
• Tổng hợp và theo dõi

Phim giới thiệu tính năng

2. Hướng dẫn thực hiện

2.1. Thiết lập danh mục đồng phục

Bước 1: Tại phần mềm thông tin nhân sự, truy cập vào phân hệ Thiết lập\Đồng phục

Bước 2: Nhấn Thêm

Bước 3: Điền các thông tin đồng phục

Trong đó:

• • Tên, Loại đồng phục là 2 trường thông tin bắt buộc.
  • Mỗi loại kích cỡ, màu sắc tương ứng với 1 giá trị.
  • Tại trường thông tin Loại đồng phục, người dùng click vào biểu tượng ba chấm để thiết lập danh sách giá trị.

Bước 4: Nhấn Lưu

• Ngoài ra, có thể sử dụng các tiện ích nhập khẩu bằng excel: Chọn icon mũi tên cạnh nút thêm Nhấn Nhập khẩu. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây

• • Sửa/Xóa danh mục:

• • Tùy chỉnh cột hiển thị danh sách:

2.2. Thiết lập định mức cấp phát

Bước 1: Tại phần mềm thông tin nhân sự, truy cập vào phân hệ Đồng phục

Bước 2: Chọn Thiết lập định mức

• • Thiết lập định mức cấp phát theo đơn vị công tác: Chọn đơn vị\nhấn Sửa

• • • • Khai báo định mức\nhấn Lưu

• • Thiết lập định mức cấp phát theo vị trí công việc: Nhấn Sửa\chọn Thêm vị trí

• • • • Khai báo định mức\nhấn Lưu

Lưu ý: Nếu vừa thiết lập định mức theo vị trí công việc và đơn vị công tác thì chương trình sẽ ưu tiên vị trí công việc.

2.3. Thêm đợt cấp phát

Bước 1: Tại phần mềm thông tin nhân sự, truy cập vào phân hệ Đồng phục

Bước 2: Nhấn Thêm để thêm các đợt cấp phát.

Bước 3: Khai báo thông tin chung

Bước 4: Ở mục Danh sách nhân viên, lựa chọn thêm bằng 3 cách:

• • Thêm lần lượt từng nhân viên

• • Thêm hàng loạt

• • Nhập khẩu

2.4. Cấp phát/Gửi yêu cầu đăng ký

Cấp phát theo định mức đã thiết lập

Bước 1: Tại phần mềm thông tin nhân sự, truy cập vào phân hệ Đồng phục

Bước 2: Vào chi tiết đợt đồng phục, nhấn biểu tượng ba chấm chọn Cấp phát theo định mức 

Gửi yêu cầu cho nhân viên đăng ký

Bước 1: Tại phần mềm thông tin nhân sự, truy cập vào phân hệ Đồng phục

Bước 2: Vào chi tiết đợt đồng phục, nhấn Gửi yêu cầu đăng ký

Trên chi tiết Hồ sơ nhân viên, các thông tin sẽ được hiển thị trong mục Đồng phục.

2.5. Nhân viên đăng ký cấp phát đồng phục

Bước 1: Trên giao diện ứng dụng AMIS Nhân viên, vào phân hệ Đồng phục để tiến hành đăng ký cấp phát theo đợt mà HR đã gửi yêu cầu.

Bước 2: Nhấn Gửi yêu cầu đăng ký

• Nhân viên cần đăng ký trong thời gian cho phép, với định mức quy định và có thể chủ động theo dõi được tình trạng cấp phát.

2.6. Tổng hợp số lượng cấp phát

Bước 1: Tại phần mềm thông tin nhân sự, truy cập vào phân hệ Đồng phục

Bước 2: Vào chi tiết đợt đồng phục, nhấn vào biểu tượng ba chấm \Tổng hợp số lượng cấp phát.

Chương trình sẽ tự động tổng hợp số lượng đồng phục đăng ký theo từng loại, màu, size, giới tính nhân viên và chi tiết thông tin đồng phục của từng người.

Có thể tùy chọn gom nhóm bảng tổng hợp theo các tiêu chí và xuất khẩu ra file excel.

Lưu ý:

• Nếu quá hạn đăng ký đợt cấp phát mà nhân viên không đăng ký hoặc gửi đăng ký thì phần mềm tự động lấy lên số cấp phát bằng định mức về vị trí công việc hoặc cơ cấu tổ chức. 
• Có thể không thiết lập định mức mà HR gửi luôn yêu cầu đăng ký, điều này sẽ khiến cho việc kiểm soát số lượng đồng phục nhân viên yêu cầu khó khăn, tuy nhiên HR có thể chỉnh sửa lại và đối với những nhân viên không thực hiện đăng ký sẽ không được ghi nhận thông tin cấp phát đồng phục.