Mục đích

Theo nghị quyết số 76/2025/UBTVQH15 về sắp xếp đơn vị hành chính năm 2025, từ ngày 01/07/2025, nhà nước thực hiện sắp xếp lại đơn vị hành chính cấp tỉnh, cấp xã và bỏ cấp huyện. Cụ thể, số lượng tỉnh, thành phố được giảm xuống còn 34, sáp nhập một số xã và bỏ cấp huyện.

Vì vậy, các danh mục địa chỉ (Tỉnh/thành phố, Quận/huyện, Phường/xã) trên phần mềm cần cập nhật kịp thời theo quy định mới.

Hướng dẫn chi tiết

Tại hồ sơ nhân viên, các trường Địa chỉ (Tỉnh/thành phố, Quận/huyện, Phường/xã) được tự động cập nhật danh mục mới.

Cụ thể tại các mục:

• Thông tin liên hệ – Hộ khẩu trường trú
• Thông tin liên hệ – Chỗ ở hiện nay
• Thông tin gia đình – Hộ khẩu thường trú, Chỗ ở hiện nay, Thông tin khai sinh

Phần mềm cho phép khai báo địa chỉ theo cả danh mục cũ và mới bằng cách sau:

– Tại trường Tỉnh/Thành phố: danh mục bao gồm đầy đủ 63 tỉnh thành cả mới và cũ

– Tại trường Quận/Huyện:

• Nếu muốn nhập địa chỉ mới (2 cấp): để trống trường này
• Nếu muốn nhập địa chỉ cũ: chọn quận/huyện trực thuộc tỉnh/thành phố từ danh sách

– Tại trường Phường/Xã:

• Nếu trước đó có nhập quận/huyện: chương trình sẽ hiểu anh/chị đang cần nhập địa chỉ theo quy định cũ → danh sách phường/xã sẽ hiển thị ra các phường/xã trực thuộc quận/huyện cũ
• Nếu trước đó để trống quận/huyện: chương trình sẽ hiểu anh/chị đang cần nhập địa chỉ theo quy định mới → danh sách phường/xã sẽ hiển thị ra các phường/xã mới trực thuộc quận/huyện

Lưu ý: Với các dữ liệu địa chỉ hiện có (khai báo từ trước ngày 01/07/2025), chương trình vẫn lưu trữ đúng giá trị cũ để đảm bảo không làm ảnh hưởng đến thông tin nhân viên. Nếu anh/chị muốn cập nhật lại địa chỉ cho nhân viên theo quy định mới thì có thể thực hiện theo các cách:

1/ HR tự chỉnh sửa/nhập khẩu cập nhật lại thông tin địa chỉ cho nhân viên

2/ HR gửi yêu cầu cho nhân viên tự cập nhật lại hồ sơ cá nhân

3/ Sử dụng tiện ích tự động cập nhật địa chỉ của chương trình

Tại danh sách hồ sơ, phần mềm tự động nhận diện những hồ sơ nhân viên có địa chỉ cũ chưa được cập nhật để hiển thị thông báo và gợi ý ra địa chỉ mới tương ứng theo quy định hiện hành. (Lưu ý: địa chỉ này có thể không chính xác 100% đối với các trường hợp 1 phường/xã cũ tách thành nhiều phường/xã mới, anh/chị vui lòng kiểm tra lại tính chính xác).

Sau đó nhấn Cập nhật địa chỉ mới để cập nhật địa chỉ cho hàng loạt nhân viên hoặc tích chọn nhân viên để cập nhật riêng cho từng trường hợp.

Tham khảo công cụ tra cứu địa chỉ cũ – mới của MISA tại: https://diachi.misa.vn/