1. Tổng quan
Tính năng này giúp tự động đồng bộ các thay đổi về thông tin công việc (như Quản lý trực tiếp, Quản lý gián tiếp, Bậc, Vị trí công việc…) vào Quá trình công tác hoặc Lịch sử lương của nhân viên. Thay vì phải chỉnh sửa thủ công từng bản ghi, hệ thống sẽ hỗ trợ sinh mới hoặc cập nhật trực tiếp vào bản ghi hiện tại, giúp dữ liệu luôn chính xác và đồng bộ khi thực hiện đánh giá nhân sự.
Bài viết này sẽ hướng dẫn hai trường hợp:
- Cập nhật thông tin trên từng hồ sơ nhân viên.
- Cập nhật thông tin hàng loạt cho nhiều nhân viên.
Đối tượng áp dụng: Người dùng có quyền quản lý Hồ sơ nhân sự (HR).
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Cập nhật thông tin trên hồ sơ nhân viên
Khi chỉnh sửa các thông tin công việc trực tiếp trên hồ sơ, hệ thống sẽ tự động áp dụng thay đổi vào quá trình công tác mới nhất để đảm bảo tính nhất quán.
- Truy cập vào hồ sơ của nhân viên cần thay đổi.
- Thực hiện chỉnh sửa các thông tin như Quản lý trực tiếp, Quản lý gián tiếp hoặc Bậc.
- Nhấn Lưu để hoàn tất. Hệ thống sẽ tự động cập nhật các thông tin này vào bản ghi quá trình công tác mới nhất của nhân viên.
2.2. Cập nhật thông tin hàng loạt cho nhân viên
Khi thực hiện cập nhật hàng loạt, hệ thống sẽ hiển thị thêm tùy chọn để quyết định cách thức ghi nhận thay đổi vào quá trình công tác hoặc lịch sử lương.
Trường hợp 1: Chỉ thay đổi Quản lý trực tiếp, Quản lý gián tiếp hoặc Bậc
- Thực hiện thao tác cập nhật thông tin hàng loạt cho danh sách nhân viên đã chọn.
- Sau khi nhấn Lưu tại form Cập nhật thông tin, hệ thống hiển thị thông báo về việc sinh quá trình công tác.
- Chọn một trong hai phương án:
- Cập nhật quá trình công tác hiện tại: Hệ thống ghi đè thông tin mới vào bản ghi quá trình công tác mới nhất (các thông tin khác giữ nguyên).
- Tạo quá trình công tác mới từ ngày (Ngày bắt đầu): Hệ thống sẽ sinh một bản ghi quá trình công tác mới bắt đầu từ ngày anh/chị chọn.
- Nhấn Xác nhận để hoàn tất.
Trường hợp 2: Thay đổi Vị trí công việc hoặc Tính chất lao động (Đối với người dùng có quyền xem lương)
- Thực hiện thao tác cập nhật thông tin hàng loạt cho danh sách nhân viên.
- Sau khi nhấn Lưu, hệ thống hiển thị form yêu cầu lựa chọn cách thức ghi nhận cả Quá trình công tác và Lịch sử lương.
- Chọn một trong hai phương án:
- Cập nhật quá trình công tác, lịch sử lương hiện tại: Ghi đè thông tin mới vào các bản ghi mới nhất hiện có.
- Tạo quá trình công tác, lịch sử lương mới từ ngày (Ngày bắt đầu): Sinh mới cả hai bản ghi dựa trên ngày hiệu lực được chọn.
- Nhấn Xác nhận để hoàn tất.