1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn cách thiết lập và theo dõi thời hạn bổ nhiệm của nhân viên trên hệ thống. Chức năng này cho phép thiết lập thời hạn cho từng vị trí, tự động cập nhật trạng thái của thủ tục (ví dụ: hết hiệu lực) và cung cấp các nhắc nhở tự động khi sắp đến hạn. Việc này giúp HR quản lý vòng đời của các vị trí được bổ nhiệm một cách chủ động, chuyên nghiệp và đảm bảo các quyết định nhân sự (như tái bổ nhiệm) được thực hiện kịp thời.
Nội dung bài viết gồm:
- Thiết lập Thời hạn bổ nhiệm
- Theo dõi Trạng thái thủ tục tự động
- Nhắc nhở khi gần đến hạn bổ nhiệm
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Thiết lập thời hạn bổ nhiệm
Bước 1: Trên AMIS Thông tin nhân sự, vào phân hệ Bổ nhiệm\chọn Thời hạn bổ nhiệm.
Bước 2: Thiết lập thời hạn bổ nhiệm tương ứng với từng vị trí.
- Khi HR xem/thêm/sửa thủ tục bổ nhiệm hoặc phần mềm tự động tạo thủ tục từ Đề xuất, chương trình sẽ tự động hiển thị thời hạn bổ nhiệm theo thiết lập và ngày hết hạn tương ứng.
Phần mềm so sánh với thời gian thực tế để hiển thị Trạng thái của thủ tục giúp HR tiện theo dõi, bao gồm: Đang thực hiện, Đã hoàn thành, Hết hiệu lực, Đã tái bổ nhiệm, Dừng bổ nhiệm. Trong đó:
- Hết hiệu lực: phần mềm tự động chuyển thủ tục sang trạng thái này khi thủ tục đang ở trạng thái Đang thực hiện hoặc Đã hoàn thành và quá ngày hết hạn. (Nếu trạng thái là Đã tái bổ nhiệm hoặc Dừng bổ nhiệm thì không tự động chuyển).
- Dừng bổ nhiệm: Nếu HR chọn trạng thái này, chương trình sẽ hiển thị lựa chọn tạo thủ tục Miễn nhiệm hoặc Thuyên chuyển để HR tiện thêm thủ tục tương ứng luôn theo đúng quy định.
2.2. Nhắc nhở khi gần đến hạn bổ nhiệm
Căn cứ vào ngày hết hạn của các thủ tục, phần mềm sẽ hiển thị nhắc nhở khi sắp hết thời giạn bổ nhiệm của nhân viên trên 2 giao diện:
- Ngay trên phân hệ Bổ nhiệm, tại màn hình danh sách thủ tục.
- Trên phân hệ Tổng quan > mục Nhắc việc.
HR có thể thiết lập thời gian nhận nhắc nhở bằng cách nhấn vào biểu tượng bánh răng > khai báo khoảng thời gian mong muốn.
