1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn quy trình thiết lập, phát hành luồng và thao tác đồng bộ đề nghị kho cấp vật tư chi tiết theo kho từ AMIS Sản xuất sang AMIS Kế toán qua AMIS Workflow, đảm bảo dữ liệu xuất vật tư giữa hai hệ thống luôn đồng nhất, thuận tiện kiểm soát và xử lý nghiệp vụ.
Nội dung bài viết gồm:
- Thiết lập và phát hành các luồng đồng bộ yêu cầu xuất vật tư trên AMIS Workflow
- Gửi yêu cầu xuất vật tư sang AMIS Kế toán từ AMIS Sản xuất
- Tự động cập nhật trạng thái, số lượng đã xuất khi ghi sổ/bỏ ghi sổ trên AMIS Kế toán
- Quản lý trạng thái gửi, thu hồi yêu cầu đã đồng bộ
2. Hướng dẫn thực hiện
Lưu ý chung:
- Để đồng bộ chứng từ giữa các hệ thống (AMIS Bán hàng, AMIS Mua hàng, AMIS Kế toán, AMIS Kho hàng) với nhau, cần thiết lập luồng và phát hành luồng tương ứng trên AMIS Workflow. >> Xem hướng dẫn chi tiết.
- Các luồng đồng bộ chứng từ từ AMIS Sản xuất sang AMIS Kế toán đã được thiết lập sẵn tại Thư viện mẫu luồng trên AMIS Workflow, anh/chị có thể truy cập để tham khảo và áp dụng ngay cho đơn vị mình. >> Xem hướng dẫn chi tiết.
- Với mỗi loại chứng từ cần đồng bộ, anh/chị chỉ cần thiết lập và phát hành một luồng phù hợp trên AMIS Workflow. Nếu đã có nhiều luồng cho cùng loại chứng từ, có thể chọn Ngừng hoạt động cho các luồng không sử dụng.
- Việc xóa chứng từ đã đồng bộ từ AMIS Sản xuất trên AMIS Kế toán sẽ chỉ xóa ở AMIS Kế toán, còn dữ liệu ở AMIS Sản xuất vẫn giữ nguyên như cũ.
2.1. Thiết lập luồng đồng bộ đề nghị kho cấp vật tư sang AMIS Kế toán
Trên AMIS Workflow thiết lập và phát hành luồng Gửi sang kế toán đề nghị kho cấp vật tư từ AMIS Sản xuất
Bước 1: Trên AMIS Workflow, vào Thư viện mẫu
Bước 2: Tại ô tìm kiếm nhập Gửi sang kế toán đề nghị kho cấp vật tư
Bước 3: Nhấn Sử dụng
Bước 4: Thiết lập và phát hành luồng Gửi sang kế toán đề nghị kho cấp vật tư
Bước 2: Thao tác trên AMIS Sản xuất
Bước 1: Trên AMIS Sản xuất, vào phân hệ Kho vật tư\ Đề nghị kho cấp vật tư\ mở chi tiết chứng từ.
Bước 2: Nhấn Gửi sang kế toán
Lưu ý: Có thể chọn nhiều yêu cầu tại nhà máy trên danh sách Điều phối và thực thi\Yêu cầu xuất vật tư và nhấn Gửi sang kế toán
Bước 3: Chương trình sẽ tự động gửi các thông tin trên đề nghị kho cấp vật tư sang AMIS Kế toán, và tự động Cập nhật thông tin tại AMIS Sản xuất như sau:
- Trạng thái = Hoàn thành
- Tình trạng đồng bộ = Đồng bộ kế toán
- SL đã xuất = SL yêu cầu
- SL đã xuất theo ĐVT chính = SL yêu cầu theo ĐVT chính
Bước 4: Trường hợp chứng từ đã gửi sang kế toán do nhầm lẫn hoặc có vấn đề phát sinh, anh/chị có thể Thu hồi. Để thực hiện thu hồi, chứng từ của anh/chị cần thỏa mãn các điều kiện sau:
- Chứng từ phải ở trạng thái Đã gửi kế toán, Đã gửi kho hoặc Hoàn thành (Riêng trạng thái Hoàn thành phải đảm bảo đã được Đồng bộ Kế toán).
- Chứng từ phải thuộc nhà máy đang làm việc và chưa có Phiếu nhập kho nào được lập cho số đề nghị này tại bất kỳ nhà máy liên quan nào.
- Được phép thu hồi: Khi chứng từ bên AMIS Kế toán đang ở trạng thái Bỏ ghi hoặc Chưa ghi sổ.
- Không được thu hồi: Nếu chứng từ bên AMIS Kế toán đã ở trạng thái Đã ghi sổ.
Lưu ý thêm:
- Nếu hệ thống không tìm thấy chứng từ tương ứng bên Kế toán, việc thu hồi vẫn sẽ được tính là Thành công.
- Chức năng này vẫn hoạt động bình thường ngay cả khi tùy chọn “Đơn thuê gia công” trong phần Thiết lập đang tắt.
