I. Tổng quan
Bài viết này hướng dẫn anh/chị các thao tác để phản hồi một thư đến trên AMIS Mail, giúp duy trì giao tiếp và xử lý công việc một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp. Anh/chị sẽ được tìm hiểu về các cách trả lời thư khác nhau, bao gồm trả lời thông thường và trả lời nhanh bằng trí tuệ nhân tạo (AI).
Nội dung này áp dụng cho tất cả người dùng có tài khoản trên hệ thống AMIS Mail.
II. Hướng dẫn thực hiện
Khi nhận được một thư đến, anh/chị có thể thực hiện một trong các thao tác sau để phản hồi:
1. Trả lời thư thông thường
- Tại giao diện đọc thư, nhấn Trả lời/Trả lời tất cả.
- Màn hình soạn thảo sẽ hiện ra với người nhận đã được điền sẵn.
- Anh/chị nhập nội dung phản hồi và nhấn Gửi.
2. Trả lời thư với AI
Tính năng này cho phép anh/chị sử dụng AI để soạn thảo nội dung phản hồi một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.
- Tại giao diện đọc thư, nhấn Trả lời với AI.
- Hộp chat AVA Mail sẽ xuất hiện, anh/chị nhập yêu cầu viết mail và nhấn gửi, AVA Mail sẽ tự động phân tích nội dung thư và đề xuất một bản nháp phản hồi.
- Anh/chị có thể chỉnh sửa lại nội dung cho phù hợp (nếu cần) và nhấn Gửi.
III. Lưu ý
- Khi nhấn Trả lời, hệ thống sẽ chỉ gửi phản hồi cho người gửi thư gốc. Để phản hồi cho tất cả những người đã nhận được thư đó, anh/chị nhấn vào biểu tượng mũi tên bên cạnh nút Trả lời và chọn Trả lời tất cả.
- Tính năng Trả lời với AI là một công cụ hỗ trợ, anh/chị nên xem lại và chỉnh sửa nội dung do AI tạo ra để đảm bảo tính chính xác và phù hợp với ngữ cảnh công việc.