1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn quy trình đồng bộ đơn đặt hàng, cập nhật trạng thái và chuyển phiếu xuất kho bán hàng giữa AMIS CRM, AMIS Kho hàng và AMIS Kế toán thông qua AMIS Workflow. Việc đồng bộ giúp tự động hóa luồng dữ liệu, giảm thao tác thủ công, đảm bảo thông tin nhất quán và hỗ trợ quản lý bán hàng, xuất kho, kế toán hiệu quả.
Nội dung bài viết gồm:
- Đồng bộ đơn đặt hàng từ AMIS CRM về AMIS Kho hàng.
- Cập nhật trạng thái đơn đặt hàng giữa các phân hệ.
- Tự động hoặc thủ công chuyển phiếu xuất kho bán hàng sang AMIS Kế toán.
- Quy tắc thu hồi, cập nhật và đồng bộ dữ liệu giữa các phân hệ.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Đồng bộ đơn đặt hàng từ AMIS CRM về AMIS Kho hàng
Đồng bộ dữ liệu đơn hàng đề nghị ghi doanh số từ AMIS CRM về AMIS Kho hàng nhằm lập lệnh xuất kho bán hàng nhanh chóng và đồng bộ dữ liệu.
Bước 1: Trên AMIS Workflow, vào Thiết kế luồng\nhấn Thêm luồng
Bước 2: Chọn AMIS CRM → hành động Đề nghị ghi đơn hàng
Bước 3: Chọn AMIS CRM\ Hành động Tạo mới Đơn đặt hàng tương ứng.
=> Khi có đơn hàng được đề nghị ghi doanh số, hệ thống tự động đồng bộ dữ liệu đơn hàng từ AMIS CRM về thành đơn đặt hàng trên AMIS Kho.
Khi AMIS CRM thực hiện Đề nghị ghi doanh số trên đơn mua hàng.
Đơn đặt hàng sẽ tự động được đẩy sang AMIS Kho hàng.
Lưu ý: Khi Thu hồi đề nghị ghi doanh số trên AMIS CRM:
- Nếu AMIS Kho hàng và AMIS Kế toán chưa có phát sinh liên quan: Hệ thống tự động xóa lệnh xuất kho, đơn đặt hàng tương ứng.
- Nếu AMIS Kho hàng đã có phát sinh liên quan hoặc AMIS Kho chưa có phát sinh, nhưng AMIS Kế toán đã có phát sinh liên quan:
- Hệ thống không cho phép Thu hồi đề nghị ghi doanh số trên AMIS CRM.
- Có thể thực hiện các chức năng trên đơn đặt hàng, lệnh xuất kho như bình thường.
2.2 Cập nhật trạng thái đơn đặt hàng
Bước 1: Trên AMIS Workflow, vào Thiết kế luồng\nhấn Thêm luồng,
Bước 2: Chọn AMIS Kho hàng → hành động Trả thông tin của đơn đặt hàng:
-
- Thay đổi tình trạng thực hiện.
- Thay đổi số lượng đã xuất của từng dòng hàng chi tiết.
- Thay đổi thông tin phiếu xuất kho tương ứng với đơn đặt hàng.
Bước 3: Trên AMIS CRM → hành động Cập nhật tình trạng giao hàng của đơn hàng
-
- Thay đổi tình trạng giao hàng.
- Thay đổi số lượng giao của từng dòng hàng chi tiết.
- Thay đổi thông tin tab Thực xuất trên đơn đặt hàng.
=> Khi có thay đổi tình trạng đơn hàng trên AMIS Kho, hệ thống sẽ tự động cập nhật thông tin thay đổi tương ứng trên AMIS CRM.
2.3. Phiếu xuất kho bán hàng sang kế toán
Bước 1: Trên AMIS Workflow, vào Thiết kế luồng\nhấn Thêm luồng
Bước 2: Chọn AMIS Kho hàng → hành động Thêm phiếu xuất kho bán hàng, xuất khác
Bước 3: Trên AMIS Kế toán → hành động Tạo phiếu xuất kho bán hàng.
Tùy thuộc vào thiết lập luồng đồng bộ chứng từ trên AMIS Workflow:
- Nếu thiết lập luồng đồng bộ trên AMIS Workflow là Tự động: Khi lưu phiếu xuất kho, chương trình tự động đẩy thông tin phiếu xuất kho sang cho Kế toán.
- Nếu thiết lập luồng đồng bộ trên AMIS Workflow là Thủ công: Tại giao diện Phiếu xuất kho chi tiết, chọn chức năng Đẩy sang kế toán.
- Có thể theo dõi trạng thái đồng bộ phiếu xuất kho là Đã đồng bộ hay Chưa đồng bộ thông qua cột “TT đồng bộ với kế toán” trên Danh sách phiếu xuất kho.
