Đơn vị đánh giá theo năng lực

Câu chuyện thực tế

Khách hàng là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ giáo dục, quy mô 250 nhân sự.

Theo quy định của đơn vị, phòng hành chính nhân sự xây dựng khung năng lực theo từng vị trí công việc. Mỗi vị trí sẽ gồm danh sách các tiêu chí năng lực phù hợp với đặc điểm, tính chất công việc đó.

Tại mỗi tiêu chí năng lực, HR sẽ mô tả chi tiết định nghĩa, thang điểm tối thiểu, tối đa tương ứng và quy tắc đánh giá với tiêu chí đó. Sau khi xây dựng khung năng lực, phòng hành chính nhân sự thực hiện xây dựng biểu mẫu đánh giá và quy tắc tính điểm đánh giá cho nhân viên tại từng bộ phận.

Sau đây là mẫu phiếu đánh giá và quy định đánh giá của đơn vị gồm bảng đánh giá theo tiêu chí năng lực gồm các cột số thứ tự, tiêu chí năng lực, định nghĩa, hình thức đánh giá, hướng dẫn đánh giá, tỷ trọng, điểm năng lực.

Hàng tháng khi đến kỳ đánh giá HR tạo kỳ và gửi phiếu đánh giá đến nhân viên để thực hiện đánh giá theo quy trình: 

Nhân viên tự đánh giá > Gửi quản lý đánh giá > Giám đốc phê duyệt.

Hướng dẫn thực hiện

1. Khai báo tiêu chí năng lực

Khi bắt đầu sử dụng phần mềm, HR sẽ khai báo tiêu chí năng lực tại từng vị trí công việc để quản lý và làm căn cứ đánh giá. Các tiêu chí năng lực này chỉ cần khai báo một lần lên chương trình, khi nào đơn vị thay đổi bộ tiêu chí thì HR mới cần chỉnh sửa lại.

Tại Thiết lập/Đánh giá năng lực/chọn Danh mục

Tại tab Nhóm tiêu chí/nhấn Thêm mới để khai báo từng nhóm tiêu chí hoặc Nhập khẩu hàng loạt nhóm tiêu chí.

Sau khi khai báo nhóm tiêu chí, HR tiếp tục khai báo tiêu chí lên chương trình. Xem hướng dẫn khai báo tiêu chí năng lực tại đây.

2. Khai báo mẫu phiếu đánh giá

Sau khi hoàn thành khai báo tiêu chí năng lực, HR thực hiện khai báo biểu mẫu đánh giá của đơn vị lên chương trình. Việc khai báo này chỉ cần áp dụng một lần khi bắt đầu sử dụng phần mềm. Khi nào đơn vị thay đổi lại biểu mẫu thì HR mới cần chỉnh sửa lại.

Tại phân hệ Phiếu đánh giá/nhấn Thêm phiếu.

Khai báo các thông tin bao gồm:

• Thông tin chung:
  • ON phương pháp đánh giá năng lực, OFF 2 phương pháp mục tiêu và báo cáo công việc;
  • Khai báo các thông tin về đơn vị áp dụng và vị trí áp dụng, tên mẫu đánh giá.

• Phiếu đánh giá: Chương trình đã mặc định sẵn 1 mẫu bảng đánh giá năng lực, HR có thể sử dụng ngay hoặc chỉnh sửa lại cho đúng theo quy định của đơn vị như sau:
  • Nhấn Thiết lập sau đó tùy chỉnh thêm/bớt các cột và thiết lập các thông tin trong cột đó.

• • Với các trường ngoài bảng, HR có thể sử dụng trường mặc định của chương trình hoặc nhấn Thêm mới trường để tự thêm mới theo mẫu.

3. Tạo kỳ đánh giá

Khi đến kỳ đánh giá, HR thao tác tạo kỳ đánh giá như sau:

Tại phân hệ Kỳ đánh giá, nhấn Tạo kỳ đánh giá.

Khai báo các thông tin bao gồm:

• Thông tin chung:

• • Tên kỳ đánh giá
  • Đơn vị áp dụng: chọn đánh giá cho các phòng ban/bộ phận cụ thể trong CCTC
  • Vị trí áp dụng: có thể chọn đánh giá cho các vị trí công việc cụ thể trong đơn vị
  • Hạn đánh giá: chọn thời gian kết thúc kỳ đánh giá
  • Mẫu phiếu đánh giá: chọn mẫu phiếu đánh giá theo phương pháp đánh giá năng lực đã thiết lập sẵn
  • Gửi lời nhắc tự động: chọn Lặp lại lời nhắc, Thời gian gửi phù hợp, chương trình sẽ gửi thông báo nhắc nhở đến các đối tượng đánh giá theo thiết lập
  • Lặp lại kỳ đánh giá: có thể thiết lập lặp lại kỳ đánh giá Hàng tháng/Hàng quý/Hàng năm, chương trình sẽ tự động tạo kỳ đánh giá khi đến chu kỳ, giúp HR tiết kiệm thời gian tạo kỳ đánh giá tương tự.
  • Cho phép đánh giá/phê duyệt sau khi hết hạn

• Thiết lập quy trình đánh giá:

Phần mềm đã mặc định sẵn hai bước đánh giá gồm tự đánh giá và quản lý đánh giá. Nếu khách hàng có bước phê duyệt thì HR ON bước này lên.

• Kiểm tra phiếu đánh giá:

Sau khi thiết lập xong các thông tin trên kỳ đánh giá, phần mềm tự động hiển thị danh sách những người được đánh giá trong kỳ theo thiết lập mà HR đã chọn. HR chỉ cần kiểm tra lại danh sách nhân viên và mẫu phiếu áp dụng danh sách người đánh giá tại từng bước xem chính xác hay chưa để điều chỉnh lại.

Sau khi hoàn tất các thiết lập, HR nhấn Gửi đánh giá, chương trình sẽ gửi kỳ đánh giá đến nhân viên để thực hiện đánh giá năng lực.

4. Thực hiện đánh giá

4.1 Nhân viên tự đánh giá