Kết nối AMIS Tài sản với AMIS Kế toán

Mục lục

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn tính năng Kết nối AMIS Tài sản với AMIS Kế toán, giúp Anh/Chị đồng bộ tự động các chứng từ nghiệp vụ phát sinh giữa hai hệ thống, đảm bảo dữ liệu tài sản được cập nhật chính xác và nhất quán.

Nội dung bài viết gồm:

Hướng dẫn kết nối AMIS Tài sản với AMIS Kế toán.
Quy tắc đồng bộ các nghiệp vụ: cấp phát, thu hồi, điều chuyển, ghi giảm, đánh giá lại, kiểm kê.
Lưu ý về điều kiện đồng bộ và các trường hợp đặc biệt.

Phim giới thiệu tính năng

2. Các bước thực hiện

2.1. Kết nối AMIS Tài sản với AMIS Kế toán

Người dùng thực hiện kết nối trên ứng dụng AMIS Kế toán theo các bước sau:

Bước 1: Vào Các tiện ích và thiết lập\Kết nối ứng dụng, tại mục Ứng dụng AMIS, nhấn Kết nối ngay với ứng dụng AMIS Tài sản.

Bước 2: Thực hiện đồng bộ lần đầu giữa AMIS Tài sản và AMIS Kế toán. Chọn Loại TSCĐ/TSCĐ, Loại CCDC/CCDC trên AMIS Kế toán tương ứng với Loại TSCĐ/TSCĐ, Loại CCDC/CCDC trên AMIS Tài sản.

Chương trình thông báo kết nối thành công với AMIS Tài sản.

Chương trình thông báo kết nối thành công với AMIS Tài Sản

Bước 3: Nhấn Đóng

2.2. Chi tiết đồng bộ các nghiệp vụ

Lưu ý: Hệ thống chỉ đồng bộ các TSCĐ, CCDC trên AMIS Tài sản có tích chọn Có đồng bộ sang AMIS Kế toán.

Khi thực hiện nghiệp vụ trên AMIS Tài sản (thu hồi, cấp phát TSCĐ/CCDC,…), hệ thống tự động đồng bộ dữ liệu sang AMIS Kế toán theo các quy tắc dưới đây.

Khi thực hiện nghiệp vụ trên AMIS Tài sản (thu hồi, cấp phát TSCĐ/CCDC,…), hệ thống tự động thực hiện đồng bộ dữ liệu sang AMIS Kế toán:

2.2.1. Nghiệp vụ Cấp phát TSCĐ/CCDC

Nếu tài sản CÓ tích chọn Là tài sản cố định: Khi thực hiện cấp phát trên AMIS Tài sản → Tự động sinh chứng từ ghi tăng TSCĐ trên AMIS Kế toán.

Nếu tài sản KHÔNG tích chọn Là tài sản cố định (có tích Là công cụ dụng cụ): Khi thực hiện cấp phát trên AMIS Tài sản → Tự động sinh chứng từ ghi tăng CCDC trên AMIS Kế toán.

2.2.2. Nghiệp vụ Thu hồi TSCĐ/CCDC

Trường hợp 1: Thu hồi tài sản đã đồng bộ sang AMIS Kế toán → Không cập nhật gì sang AMIS Kế toán.

Trường hợp 2: Cấp phát tài sản đã thu hồi giữa các đơn vị cùng chi nhánh (tài sản đã tồn tại trên AMIS Kế toán):
- Nếu cấp phát cho nhân viên, phòng ban giống với đơn vị đang sử dụng trước đó → Không cập nhật sang AMIS Kế toán.
- Nếu cấp phát cho nhân viên, phòng ban khác với đơn vị đang sử dụng trước đó, nhưng vẫn cùng chi nhánh của chứng từ ghi tăng → Tự sinh chứng từ điều chuyển TSCĐ từ đơn vị cũ sang phòng ban mới.

Trường hợp 3: Cấp phát tài sản đã thu hồi cho phòng ban khác chi nhánh với đơn vị đang sử dụng:
- Nếu là chi nhánh hạch toán phụ thuộc: Sinh chứng từ ghi giảm tại chi nhánh đang sử dụng, thêm chứng từ ghi tăng và chứng từ nghiệp vụ khác tại chi nhánh mới.
- Nếu là chi nhánh độc lập hoặc công ty con: Không hỗ trợ tự động sinh chứng từ điều chỉnh.

Ví dụ minh họa: Trên AMIS Tài sản, thực hiện thu hồi lại tài sản Mã XE_OTO – Xe oto 4 chỗ đã cấp phát trước đó cho Ban giám đốc để cấp phát tài sản này cho Ban tài chính => Trên AMIS Kế toán tự động sinh chứng từ điều chuyển Mã XE_OTO – Xe oto 4 chỗ từ phòng Kinh doanh sang ban tài chính.

2.2.3. Nghiệp vụ Điều chuyển TSCĐ/CCDC trên Amis

Khi trên AMIS Tài sản, kế toán điều chuyển tài sản/CCDC chọn loại Điều chuyển vị trí tài sản, Điều chuyển đơn vị quản lý thì không cập nhật dữ liệu sang AMIS Kế toán.
Khi trên AMIS Tài sản, kế toán điều chuyển tài sản/CCDC chọn loại Điều chuyển đối tượng sử dụng:

- Nếu điều chuyển TS/CCDC cho nhân viên/phòng ban khác sử dụng thuộc cùng phòng ban => Không đồng bộ chứng từ điều chuyển về AMIS Kế toán

- Nếu điều chuyển TS/CCDC cho nhân viên/phòng ban khác sử dụng, khác phòng ban nhưng vẫn thuộc cùng chi nhánh => Đồng bộ chứng từ điều chuyển tài sản về AMIS Kế toán.

Nếu điều chuyển TS/CCDC cho nhân viên/phòng ban sử dụng sang chi nhánh khác với phòng ban sử dụng cũ:
- - Nếu chi nhánh này là chi nhánh hạch toán phụ thuộc: Sinh chứng từ ghi giảm tại chi nhánh đang sử dụng, và thêm chứng từ ghi tăng tại chi nhánh mới. Đồng thời, sinh chứng từ nghiệp vụ khác ở chi nhánh chuyển đến để hạch toán tăng nguyên giá.
  - Nếu chi nhánh là chi nhánh độc lập hoặc công ty con: Không hỗ trợ tự động sinh chứng từ điều chỉnh.
Khi trên AMIS Tài sản, kế toán điều chuyển tài sản/CCDC chọn loại Điều chuyển hàng loạt:
Nếu tích chọn Điều chuyển đơn vị quản lý:
- - Nếu không thay đổi phòng ban sử dụng thì không đồng bộ sang kế toán.
  - Nếu có thay đổi phòng ban sử dụng thì khi chứng từ điều chuyển có trạng thái Đã nhận tài sản sẽ xử lý giống với trường hợp chọn loại Điều chuyển đối tượng sử dụng.
  - Nếu không tích chọn Điều chuyển đơn vị quản lý:
- - - Nếu không thay đổi phòng ban sử dụng thì không đồng bộ sang kế toán.

- - - Nếu có thay đổi phòng ban sử dụng thì xử lý giống với trường hợp chọn loại Điều chuyển đối tượng sử dụng

Lưu ý: Nếu 1 chứng từ điều chuyển của nhiều tài sản và các TS này có đơn vị sử dụng trước khi điều chuyển và sau khi điều chuyển thuộc các chi nhánh khác nhau:

Các Tài sản/CCDC chỉ thay đổi sang phòng ban khác thuộc cùng chi nhánh thì sẽ sinh chứng từ điều chuyển.
Các Tài sản/CCDC thay đổi sang phòng bán khác chi nhánh thì:
- Sinh chứng từ ghi giảm tại chi nhánh đang sử dụng (trên cùng 1 chứng từ)
- Sinh chứng từ ghi tăng tại chi nhánh mới (Tài sản thuộc chi nhánh nào thì sinh chứng từ tại chi nhánh đó) và chứng từ nghiệp vụ khác.
- Tại chi nhánh điều chuyển đi: Sinh chứng từ nghiệp vụ khác để hạch toán định khoản cho chứng từ ghi tăng.

2.2.4. Nghiệp vụ Ghi giảm TSCĐ/CCDC

Khi trên AMIS Tài sản thực hiện Đánh dấu mất, Đánh dấu hủy tài sản, Thanh lý tài sản đối với TS/CCDC đã từng được cấp phát → Sinh chứng từ ghi giảm trên AMIS Kế toán (chỉ áp dụng với tài sản/CCDC có tích chọn Có đồng bộ sang AMIS Kế toán).

2.2.5. Nghiệp vụ Đánh giá lại TSCĐ/CCDC

Khi trên AMIS Tài sản thực hiện đánh giá lại tài sản cố định → Sinh chứng từ Đánh giá lại tài sản tương ứng trên AMIS Kế toán (chỉ áp dụng với tài sản có tích chọn Có đồng bộ sang AMIS Kế toán).

2.2.6. Nghiệp vụ Kiểm kê TSCĐ/CCDC

Nếu trên AMIS Tài sản thực hiện kiểm kê chọn loại <Kiểm kê số lượng> thì không cập nhật sang AMIS Kế toán.
Nếu trên AMIS Tài sản thực hiện kiểm kê chọn loại <Kiểm kê chi tiết> thì sinh chứng từ kiểm kê sang AMIS Kế toán (Chỉ sinh với các tài sản trên AMIS Tài sản tích chọn Có đồng bộ sang AMIS Kế toán):
- Tự động sinh Bảng kiểm kê TSCĐ với các tài sản trên AMIS Tài sản có tích chọn Là Tài sản cố định.
- Tự động sinh Bảng kiểm kê CCDC với các tài sản trên AMIS Tài sản không tích chọn Là Tài sản cố định.