1. Tổng quan
- Hướng dẫn nhân viên kinh doanh Hành chính sự nghiệp (NVKD HCSN):
- Lập yêu cầu cấp Giấy phép sử dụng (GPSD)/Thuê bao dùng thử sản phẩm iHOS.
- Tạo đơn hàng và gửi yêu cầu cấp GPSD/Thuê bao chính thức cho Khách hàng (KH) mua sản phẩm iHOS.
2. Các bước thực hiện
2.1. Lập yêu cầu cấp GPSD/Thuê bao dùng thử sản phẩm iHOS
Bước 1: Lập yêu cầu cấp Thuê bao từ phân hệ “Khách hàng” trên CRM
Đăng nhập vào MISA AMIS, tìm và truy cập ứng dụng CRM.
Tại phân hệ Khách hàng:
- Tìm kiếm KH theo tên KH, mã số thuế, email, địa chỉ,…
- Tích chọn KH cần lập yêu cầu.
- Nhấn Yêu cầu cấp GPSD/Thuê bao.
Bước 2: Hoàn thiện và kiểm tra các thông tin trên yêu cầu cấp thuê bao
- Chọn sản phẩm MISA iHOS => tự động lấy ra loại yêu cầu là Dùng thử.
- Hệ thống sẽ lấy lên các tài nguyên mặc định cho thuê bao dùng thử:
- Bổ sung thông tin mã QHNS cho sản phẩm đầu tiên => tự động cập nhật cho các sản phẩm sau.
-
- Các sản phẩm trong bộ Văn phòng số: mặc định 100 người dùng.
- Các nghiệp vụ khác:
- Tài sản: 2.000 tài sản.
- Kế toán: 300 lượt khám.
- Chấm công/Tiền lương/Nhân sự: 100 người dùng.
- Chat: 3.000 người dùng.
- OneAI: 500 Credit.
- Tích chọn các nghiệp vụ.
- Nhập Thông tin cấp tài khoản MISA ID => Lưu.
Bước 3: Kiểm tra thông tin thuê bao trên IMS
- Đối với KH dùng thử, sau khi lập yêu cầu cấp thuê bao thành công, IMS sẽ tự động duyệt, cấp thuê bao và trả thông tin trên phân hệ Kế toán văn phòng.
- KH sẽ được cấp license để sử dụng các nghiệp vụ của sản phẩm iHOS.
2.2. Lập yêu cầu cấp GPSD/Thuê bao chính thức sản phẩm iHOS
Bước 1: Tạo đơn hàng trên CRM
Đăng nhập vào MISA AMIS, tìm và truy cập ứng dụng CRM.
Tại giao diện ứng dụng, chọn phân hệ Đơn hàng.
- Nhấn Thêm để khởi tạo đơn hàng mới.
- Ngoài ra, anh/chị cũng có thể tạo đơn hàng từ các phân hệ khác như Khách hàng, Cơ hội,…
Nhập đầy đủ các thông tin ở mục Thông tin chung như:
- Khách hàng.
- Dự án bán hàng.
- Các thông tin liên quan khác.
Chọn hàng hóa:
- Tại mục Thông tin hàng hóa, nhấn Chọn hàng hóa.
- Tìm kiếm sản phẩm iHOS, tích chọn mã hàng hóa cần mua và nhấn Đồng ý.
- Nếu cần mua thêm sản phẩm khác, nhấn Chọn hàng hóa.
Sau khi hoàn thành, anh/chị kiểm tra lại thông tin đơn hàng và nhấn Lưu để hoàn tất đơn hàng vừa thêm.
Lưu ý:
- Trong thời gian chờ ban hành giá bán chính thức, hệ thống tạm thời cho phép NVKD chỉnh sửa trực tiếp đơn giá sản phẩm iHOS khi lập đơn hàng. Sau khi giá chính thức được ban hành, hệ thống sẽ tự động khóa chức năng chỉnh sửa đơn giá để đảm bảo thống nhất và chính xác trong báo giá.
- Đối với KH đang sử dụng iHOS và có nhu cầu mua thêm nghiệp vụ mới, vui lòng lựa chọn chính xác mã hàng là “Khởi tạo mua thêm” và các mã “Năm đầu tiên mua thêm” hoặc “Gia hạn mua thêm”, tùy theo nhu cầu của KH.
Bước 2: Lập yêu cầu cấp GPSD/Thuê bao
Trên màn hình thông tin của đơn hàng vừa tạo, nhấn vào menu chức năng và chọn Yêu cầu cấp GPSD/Thuê bao.
Tại màn hình Yêu cầu cấp GPSD/Thuê bao, nhập đầy đủ các thông tin cần thiết bao gồm:
- Thông tin GPSD/Thuê bao
- Hệ thống tự động lấy lên sản phẩm, loại yêu cầu, mã ngân sách, số tiền và ngành.
- Upload file Quyết định cấp nguồn & Bằng chứng cam kết.
- Chọn Cấp.
- Chọn các nghiệp vụ và thông tin đi kèm:
-
- Ngày bắt đầu được lấy theo ngày tạo yêu cầu cấp giấy phép.
- Số tháng: hệ thống sẽ tự động lấy theo mã hàng của nghiệp vụ tương ứng trong hàng hóa.
- Để bổ sung thêm thông tin mở rộng đặc thù của các nghiệp vụ, tại dòng nghiệp vụ đã tích chọn, anh chị nhấn nút (+) ở cuối dòng.
- Hệ thống sẽ hiển thị màn hình pop-up để anh chị nhập các thông tin này, sau đó nhấn Lưu để lưu lại thông tin bổ sung vừa thêm.
- Bổ sung thông tin mã QHNS cho sản phẩm đầu tiên => tự động cập nhật cho các sản phẩm sau.
-
- Bổ sung thông tin Tài nguyên thuộc đơn vị => tự động cập nhật cho các sản phẩm sau.
Lưu ý: Đối với nghiệp vụ Kế toán, số lượng người dùng sẽ được hệ thống tự động cập nhật từ gói sản phẩm (mặc định 1 người dùng) và số lượng mua thêm (nếu có).
Ví dụ: Trong danh sách hàng hóa của đơn hàng có mã hàng mua nghiệp vụ Kế toán năm đầu và mã hàng mua thêm 01 người dùng nghiệp vụ kế toán, số lượng 2:
-
- Số lượng người dùng theo nghiệp vụ: 1
- Số lượng người dùng mua thêm: 2.
- Nhập Thông tin cấp tài khoản MISA ID.
- Thông tin khách hàng: các thông tin khách hàng được lấy từ phân hệ Khách hàng đã có, nếu còn thiếu thông tin nào, vui lòng nhập bổ sung.
Sau khi hoàn thành tất cả các thông tin cần thiết trên màn hình Yêu cầu cấp GPSD/Thuê bao, anh/chị nhấn lưu để gửi thông tin yêu cầu sang IMS để chờ cấp thuê bao.
Lưu ý: Khác với một số sản phẩm khác được phê duyệt tự động dựa trên giá trị đơn hàng và bằng chứng cấp nguồn, mọi yêu cầu cấp GPSD/thuê bao cho iHOS đều cần được Kế toán văn phòng xét duyệt thủ công.
Bước 3: Phê duyệt yêu cầu cấp GPSD/Thuê bao trên IMS
- Truy cập IMS, chọn phân hệ Kế toán văn phòng, tìm kiếm đơn hàng bằng Số hợp đồng, Số đơn hàng, Mã yêu cầu,…
- Tìm kiếm thành công, click chuột phải vào đơn hàng đã chọn, chọn Phê duyệt YC cấp giấy phép rồi nhấn Có để phê duyệt.
Sau khi phê duyệt thành công, trong Thông tin chung của thuê bao sẽ hiển thị chi tiết các nghiệp vụ đã cấp thuê bao, Tình trạng đơn hàng sẽ chuyển thành KTLicense – Đã duyệt.
Sau khi thuê bao được duyệt, khách hàng sẽ được cấp license để sử dụng các nghiệp vụ của sản phẩm iHOS đã mua.