GIẢI ĐÁP THẮC MẮC CHUNG VỀ GIA HẠN

Contents

1. Tổng quan

Hướng dẫn này cung cấp quy trình xử lý các vấn đề phát sinh khi gia hạn AMIS Kế toán và mua thêm dịch vụ trực tiếp trên phần mềm.
Nội dung bao gồm: xử lý lỗi khi tạo đơn hàng, giải đáp thủ tục – phí gia hạn, xử lý sau gia hạn và các yêu cầu thay đổi sau khi được cấp tài nguyên.
Phạm vi áp dụng cho khách hàng sử dụng nền tảng AMIS và các sản phẩm liên quan của MISA.

2. Xử lý lỗi khi lên đơn hàng

Vấn đề 1: Không tạo được đơn hàng gia hạn trên phần mềm

Lỗi tạm thời. Do đường truyền mạng hoặc phiên đăng nhập đã hết hạn
➤ Tải lại trang (nhấn Ctrl + F5), thử một trình duyệt web khác, hoặc tắt và mở lại phần mềm. Nếu vẫn không được, vui lòng liên hệ MISA.

Vấn đề 2: Tạo đơn hàng nhưng không sửa được thông tin nhận hóa đơn (tên công ty, địa chỉ…)?

Nguyên nhân 1: Giao diện bị treo.
➤ Vui lòng tải lại trang bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + F5.
Nguyên nhân 2: Thao tác chưa đúng. Bạn cần phải nhấn vào nút “Chỉnh sửa” trước khi có thể thay đổi thông tin.
➤ Tìm và nhấn vào nút “Chỉnh sửa”, sau đó điền các thông tin cần thiết.

Lưu ý: Chỉ sửa được thông tin Nhận hóa đơn, không sửa được thông tin bản quyền.

Vấn đề 3: Tải báo giá/ đặt hàng nhưng không nhận được email?

Nếu Anh/Chị đã nhập email để tải Báo giá hoặc đặt hàng nhưng chưa nhận được email Báo giá/Đơn hàng (Đơn hàng chưa thanh toán):

Anh/Chị vui lòng kiểm tra lại hộp thư đến, bao gồm cả thư mục Spam/Junk.
Nếu vẫn không thấy email, Anh/Chị vui lòng thực hiện tải lại Báo giá hoặc tạo lại đơn hàng (có thể thử sử dụng một địa chỉ email khác).

Sau khi thao tác lại, Anh/Chị kiểm tra lại hộp thư một lần nữa.

Vấn đề 4: Thực hiện lên đơn hàng gia hạn và muốn đổi email và SĐT trên đơn hàng

Anh/Chị có thể nhập trực tiếp Email và SĐT mới ngay tại màn hình lên đơn hàng trước khi bấm Đặt hàng.
Hệ thống sẽ ghi nhận thông tin vừa thay đổi và gửi Đơn hàng về email mới.
Đồng thời, Hóa đơn mua hàng và Giấy phép sử dụng (GPSD) mới cũng sẽ được gửi về email này.

Vấn đề 5: Tài khoản phân quyền có lên được đơn hàng không?

Có. Bạn hoàn toàn có thể thực hiện Gia hạn, Mua thêm hoặc Nâng cấp gói nếu được cấp quyền tương ứng. Trường hợp chưa được phân quyền, hệ thống sẽ hiển thị thông báo yêu cầu liên hệ Quản trị viên để thực hiện.

3. Giải đáp thủ tục – phí gia hạn

Vấn đề 1: Yêu cầu Hợp đồng/ Đề nghị thanh toán/ Biên bản bàn giao

Gia hạn sản phẩm MISA, hệ thống sẽ cung cấp các chứng từ sau:

Đơn hàng: Gửi qua email (định dạng PDF), được gửi ngay sau khi KH lên đơn hàng
Thỏa thuận sử dụng: Được hiển thị và gắn trực tiếp trên phần mềm:
- Với Amis kế toán, meinvoice, meinbot: Vào mục avata góc trên cùng tay phải/ ngay dưới mục đăng xuất
- Với SME: Vào Trợ giúp/ Giới thiệu/ Thỏa thuận sử dụng
Hóa đơn và email cấp tài nguyên: Hệ thống tự động phát hành và gửi cho KH sau khi thanh toán.
Lưu ý: MISA không phát hành Hợp đồng mua hàng hoặc Đề nghị thanh toán riêng.

Vấn đề 2: Chính sách ưu đãi

Chính sách giá của MISA đã được tối ưu và áp dụng thống nhất trên toàn hệ thống.

Mức giá hiển thị trên phần mềm khi Đơn vị tự thao tác “Gia hạn” hoặc “Mua thêm” chính là mức giá ưu đãi nhất, áp dụng chung cho mọi khách hàng và mọi kênh gia hạn.
Đơn vị có thể bấm “Gia hạn” hoặc “Mua thêm” trực tiếp trên phần mềm để xem chi tiết mức giá và ưu đãi hiện hành của sản phẩm.

Ưu đãi thanh toán (10%)

Áp dụng khi mua mới hoặc gia hạn các sản phẩm có thời hạn thanh toán tối thiểu 12 tháng/lần.
Chỉ áp dụng cho các năm thanh toán trước (từ năm thứ 2 trở đi).
Không áp dụng đối với các sản phẩm sau:
- MISA meInvoice – Phát hành hóa đơn
- MISA meInvoice – Xử lý hóa đơn
- MISA eSign – Chữ ký số USB Token
- MISA eSign – Chữ ký số từ xa
- AMIS WeSign
- JetPay BankHub
- MISA ASP

Vấn đề 3: Số tài khoản MISA

Số tài khoản thanh toán là DUY NHẤT cho mỗi đơn hàng: Mỗi đơn hàng sẽ có một số tài khoản riêng, bắt đầu bằng MSJSC9999… (phần đuôi số chính là mã đơn hàng của bạn).
Bạn BẮT BUỘC phải chuyển khoản đúng số tài khoản này (hoặc quét mã QR trên đơn hàng) để hệ thống tự động ghi nhận và cấp phát tài nguyên.

Hoàn toàn có thể dùng Ủy nhiệm chi (UNC): Bạn chỉ cần điền đúng số tài khoản riêng MSJSC9999… của đơn hàng vào mục thông tin người nhận trên UNC.
Lưu ý:

– Để được cấp tài nguyên ngay lập tức, hãy ưu tiên chọn hình thức chuyển khoản nhanh 24/7.

– Nếu chọn chuyển thường, việc cấp tài nguyên sẽ phụ thuộc vào thời gian làm việc của ngân hàng.

Vấn đề 4: Làm cách nào để tôi xem báo giá chi tiết trước khi thanh toán?

Trả lời: Tại giao diện lên đơn hàng (Bước 2), sau khi bạn đã chọn đủ các tài nguyên cần mua, bạn có thể bấm vào nút Tải xuống báo giá (thường nằm ở phía dưới, gần nút Mua hàng) để nhận file báo giá chi tiết trước khi quyết định thanh toán.

Vấn đề 5: Sau khi thanh toán bao lâu thì tôi sử dụng được tài nguyên mới?

Trả lời: Hệ thống sẽ cập nhật giấy phép tự động gần như ngay lập tức sau khi MISA nhận được thanh toán. Bạn chỉ cần:

Cách 1: Đăng xuất khỏi phần mềm và Đăng nhập lại.
Cách 2: Vào Tiện ích (⋯) ➤ Giấy phép sử dụng và nhấn Tải lại ⟳ để cập nhật thông tin.

Vấn đề 6: Tôi cần báo giá trước khi gia hạn

Anh/Chị có thể tải báo giá trước khi tạo đơn hàng bằng cách:

Chọn Gia hạn theo đúng Hướng dẫn gia hạn.
Ở bước Điền thông tin xuất hóa đơn và chọn số năm cần gia hạn, nhấn Tải xuống báo giá (⤓) ngay dưới mục Mua hàng.

Sau khi nhận được báo giá và đơn vị đã chốt gói triển khai, Anh/Chị thực hiện gia hạn và nhấn Mua hàng để xem thông tin thanh toán.

Vấn đề 7: Tại sao khi lên đơn Gia hạn/ Mua thêm… báo Sai Mã số thuế (MST)

Khi thực hiện điền thông tin xuất hóa đơn trên Đơn hàng gia hạn, Nếu:

Thông tin xuất hóa đơn là Doanh nghiệp: Nhập tay lại đúng MST của Doanh nghiệp, MST gồm 10 tới 13 số (không bao gồm chữ)
Thông tin xuất hóa đơn là Hộ kinh doanh (HKD): Tích chọn Đối tượng nhận Hóa đơn là HKD, điền đầy đủ số Căn cước công dân (CCCD) chủ hộ tại mục CCCD chủ hộ (không điền ô MST)
Thông tin xuất hóa đơn là Cá nhân: Tích chọn Đối tượng nhận Hóa đơn là Cá nhân và điền đầy đủ các mục có dấu sao và Xác nhận

Vấn đề 8: Trên báo giá không có thông tin thanh toán?

Hiện tại Báo giá sẽ không hiển thị thông tin thanh toán vì mỗi đơn hàng được tạo sẽ có một Số tài khoản riêng biệt.

Sau khi anh/chị tham khảo báo giá và chốt gói triển khai, anh/chị vui lòng thao tác lại quy trình gia hạn như ban đầu:
Chọn phương thức thanh toán → Đồng ý thỏa thuận mua hàng → Đặt hàng.

Ngay sau khi Đặt hàng, hệ thống sẽ:

Hiển thị thông tin thanh toán trực tiếp trên màn hình.
Gửi file đơn hàng (PDF) về email của anh/chị.

Anh/chị kiểm tra lại thông tin và thanh toán đúng theo Số tài khoản ghi trên đơn hàng để hệ thống tự động cập nhật giấy phép và xuất hóa đơn mua hàng.

4. Xử lý sau gia hạn

Vấn đề 1: Đã lên đơn hàng nhưng chưa được cập nhật tài nguyên

Sau khi lên đơn hàng, hệ thống MISA sẽ gửi email đơn hàng chi tiết.
Đơn vị cần:
– Thanh toán đúng số tài khoản (STK) trên đơn hàng
– Hoặc quét QR Code để thực hiện thanh toán.

Khi hệ thống nhận được dòng tiền, tài nguyên sẽ được tự động cấp cho đơn vị.

Vấn đề 2: Đã lên đơn hàng nhưng đang bị sai thông tin xuất hóa đơn và chưa thanh toán.

Không cần làm gì với đơn hàng cũ. Chỉ cần tạo một đơn hàng mới với thông tin chính xác và tiến hành thanh toán theo đúng thông tin đơn hàng mới.

Vấn đề 3: Đã thanh toán và nhận được hóa đơn nhưng chưa được cập nhật tài nguyên.

Có 2 cách thực hiện cập nhật giấy phép
Cách 1: Thực hiện đăng xuất ra đăng nhập lại để cập nhật lại giấy phép
Cách 2: Vào Tiện ích (⋯) ➤ Giấy phép sử dụng và nhấn nút “Tải lại” ⟳. Thông tin gói sản phẩm và thời hạn mới sẽ được cập nhật

Vấn đề 4: Đã chuyển khoản nhưng chưa nhận được Hóa đơn và chưa được cấp tài nguyên

Nguyên nhân 1: Chuyển khoản thường ngoài giờ hành chính. Các giao dịch chuyển khoản thường sẽ được xử lý trong giờ hành chính của ngày làm việc tiếp theo (Thứ Hai – Thứ Sáu, 8:00 – 17:30)
➤ Giải pháp: Chờ đến giờ hành chính ngày làm việc kế tiếp. Với các giao dịch Anh chị nên chọn chuyển nhanh 24/7 để được cấp tài nguyên ngay.

Nguyên nhân 2: Hệ thống chưa đồng bộ kịp
➤ Giải pháp: Vui lòng đăng xuất khỏi phần mềm rồi đăng nhập lại.

Nguyên nhân 3: Thanh toán sai thông tin. (Không chuyển vào STK riêng của đơn hàng với STK MSJSC9999…, sai nội dung chuyển khoản).

➤ Đối chiếu lại thông tin trên đơn hàng. Nếu chuyển nhầm vào tài khoản chung của MISA (ACB, Vietcombank…), vui lòng liên hệ MISA để được hỗ trợ ghi nhận thủ công.

Nguyên nhân 4: Giao dịch bị ngân hàng hoàn tiền. Do sai lệch thông tin số tiền hoặc các lý do khác, ngân hàng có thể tự động hoàn tiền sau 3-5 ngày.
➤ Giải pháp: Kiểm tra lại tài khoản ngân hàng của bạn. Nếu đã nhận được tiền hoàn, vui lòng thực hiện lại thanh toán.

Vấn đề 5: Đã thanh toán nhưng bị sai số tiền (thừa hoặc thiếu)

Nếu bạn chuyển vào STK riêng (MSJSC9999…): Ngân hàng sẽ tự động hoàn lại giao dịch bị sai số tiền. Vui lòng kiểm tra tài khoản và thanh toán lại cho chính xác.

Nếu bạn chuyển vào STK chung của MISA: Vui lòng chuẩn bị ảnh chụp giao dịch thành công + thông tin đơn hàng (có trong email MISA đã gửi).và liên hệ MISA để được hỗ trợ thủ công

Vấn đề 6: Thanh toán 2 lần

Nếu bạn vô tình thanh toán cho một đơn hàng nhiều hơn một lần, vui lòng làm theo hướng dẫn sau:

Tình huống 1: Thanh toán trùng lặp vào cùng một số tài khoản chuyên biệt của đơn hàng (STK: MSJSC9999….)
– Hệ thống sẽ chỉ ghi nhận khoản thanh toán đầu tiên.
– Khoản thanh toán thứ hai sẽ được ngân hàng tự động hoàn trả vào tài khoản của bạn trong vòng 3-5 ngày làm việc. Bạn không cần thực hiện thêm bất kỳ thao tác nào.

Tình huống 2: Thanh toán trùng lặp vào tài khoản chung của MISA (Ví dụ: Ngân hàng ACB, Vietcombank,…)
– Vui lòng liên hệ với bộ phận hỗ trợ của MISA để được xử lý.
– Để đẩy nhanh quá trình hỗ trợ, bạn vui lòng chuẩn bị sẵn các thông tin sau:
+ Ảnh chụp màn hình giao dịch thành công.
+ Thông tin chi tiết về đơn hàng (có trong email xác nhận đã được MISA gửi).

Vấn đề 7: Đã được cấp tài nguyên nhưng chưa nhận được hóa đơn mua hàng

Bước 1: Kiểm tra kỹ tất cả các hộp thư trong email (bao gồm cả Spam/Quảng cáo).

Bước 2: Nếu vẫn không thấy, liên hệ bộ phận MISA hỗ trợ.

Vấn đề 8: Đã nhận được hóa đơn nhưng bị sai thông tin: Tên công ty, địa chỉ,…

Chuẩn bị sẵn thông tin sai, và thông tin đúng, sau đó liên hệ MISA để được hỗ trợ Làm thông báo giải trình theo đúng quy định.

Vấn đề 9: Đã gia hạn nhưng không muốn dùng nữa

Chính sách: MISA không hoàn tiền với dịch vụ đã mua.

Hướng xử lý:

Nếu vừa triển khai, khách hàng có thể chuyển sang gói khác có giá trị tương đương cho cùng đơn vị.
Nếu gói thấp hơn, MISA không hoàn lại phần chênh lệch.
Nếu gói cao hơn, khách hàng cần bù thêm chi phí.

Vấn đề 10: Đã thanh toán nhưng bị sai (mua nhầm sản phẩm, gia hạn nhầm công ty)?

Trường hợp 1: Mua nhầm sản phẩm/gói cước (VD: mua Hóa đơn đầu ra thay vì đầu vào, hay muốn gia hạn SME nhưng lại mua nhầm thành mua mới SME,..)

Kiểm tra lại thông tin Hóa đơn, nếu tên sản phẩm hàng hóa không đúng sản phẩm cần mua. Đơn vị chuẩn bị sẵn hồ sơ gồm có:

Ảnh chụp giao dịch chuyển khoản thành công. (trên ảnh giao dịch có đầy đủ thông tin STK người chuyển và thông tin người nhận).
Số đơn hàng bị sai (có trong email MISA đã gửi).
Thông tin chính xác sản phẩm đúng cần mua.
Sau đó liên hệ MISA sẽ hỗ trợ hướng xử lý cụ thể. MISA sẽ gửi mẫu biên bản (Như biên bản điều chỉnh hóa đơn, công văn xử lý tài nguyên,…)

Lưu ý:

MISA không hoàn tiền với dịch vụ đã mua. Khách có thể chuyển sang gói khác có giá trị tương đương; nếu gói thấp hơn sẽ không hoàn lại phần chênh lệch, nếu gói cao hơn khách hàng cần bù thêm chi phí.

Trường hợp 2: Gia hạn nhầm cho đơn vị/công ty khác (Kh cần Gia hạn phần mềm AMIS cho công ty A, nhưng lại thực hiện lên đơn gia hạn phần mềm AMIS cho công ty B)

Kiểm tra lại thông tin Đơn hàng và Hóa đơn nhận được, nếu Thông tin đơn vị cấp tài nguyên không đúng, Đơn vị chuẩn bị sẵn hồ sơ gồm:

Ảnh chụp giao dịch chuyển khoản thành công. (trên ảnh giao dịch có đầy đủ thông tin STK người chuyển và thông tin người nhận)
Số đơn hàng bị sai (có trong email MISA đã gửi).
Thông tin đơn vị mua sai, và đơn vị đúng cần hỗ trợ gia hạn phần mềm

Lưu ý: Bộ hồ sơ sẽ cần bổ sung thêm các biên bản về xử lý tài nguyên, xử lý hóa đơn (Biên bản điều chỉnh hóa đơn, công văn yêu cầu giảm tài nguyên,…). MISA sẽ cung cấp thêm khi phân bổ về nhân viên hỗ trợ.

5. Sau Khi Được Cấp Tài Nguyên – Các Yêu Cầu Thay Đổi

Vấn đề 1: Vừa gia hạn xong nhưng giờ không muốn dùng nữa.