Thiết lập luồng ký theo/không theo điều kiện cho loại tài liệu

Để áp dụng nhanh luồng ký theo từng loại tài liệu, giúp tiết kiệm thời gian và công sức khai báo và tạo luồng ký thủ công, chương trình bổ sung tính năng thiết lập luồng ký cho loại tài liệu, cho phép:

• Thiết lập sẵn luồng ký cho loại tài liệu (không theo điều kiện)
• Thiết lập luồng ký rẽ nhánh theo điều kiện phân loại

Hướng dẫn chi tiết

Trước phiên bản R22: Chương trình đáp ứng tính năng Phân loại tài liệu, cho phép người dùng dễ dàng điền thông tin phân loại tài liệu. Hướng dẫn chi tiết tại đây.

Từ phiên bản R22 trở đi: Cho phép thiết lập sẵn luồng ký theo điều kiện/không theo điều kiện để tạo quy trình ký phù hợp với từng loại tài liệu, giúp tự động áp dụng luồng ký nhanh chóng khi chọn loại tài liệu.

Trên giao diện Thiết lập, mục Tổ chức/Thông tin chung/Phân loại tài liệu. Khi tạo mới hoặc chỉnh sửa loại tài liệu, nhấn + Thêm mới luồng ký, tại đây anh/chị có thể:

1. Thiết lập luồng ký không theo điều kiện

Trường hợp loại tài liệu có luồng ký cố định. Ví dụ: Loại tài liệu Phiếu đề nghị tạm ứng, có quy trình ký như sau:

Người lập phiếu ký (1) –> Trưởng phòng ký (2)

Anh/chị chọn Thiết lập ký không theo điều kiện, sau đó khai báo thông tin người ký và thiết lập luồng ký phù hợp.

Như vậy, khi gửi ký, người dùng chọn loại tài liệu “Phiếu đề nghị tạm ứng” chương trình sẽ tự động áp dụng luồng ký đã thiết lập. Anh/chị chỉ cần chỉnh sửa, bổ sung các thiết lập còn lại và gửi ký tài liệu.

2. Thiết lập luồng ký theo điều kiện

Trường hợp tài liệu cần gửi cho những người ký khác nhau phụ thuộc vào các điều kiện phân loại tài liệu, chương trình cho phép thiết lập quy trình ký rẽ nhánh dựa trên phân loại tài liệu.

Ví dụ: Hợp đồng kinh tế có đối tương ký phụ thuộc vào giá trị hợp đồng, cụ thể:

• Nhỏ hơn 100 triệu thì Trưởng phòng kinh doanh và đại diện khách hàng ký
• Lớn hơn hoặc bằng 100 triệu thì Giám đốc và đại diện khác hàng ký

Anh/chị chọn Thiết lập ký theo điều kiện, sau đó thiết lập điều kiện như sau:

Điều kiện 1:

• Nếu: Trường dữ liệu “Giá trị hợp đồng” –> Nhỏ hơn “100.000.000″
• Thì: Thiết lập luồng ký gồm có Trưởng phòng kinh doanh và đại diện khách hàng ký (chưa biết thông tin người nhận)

Điều kiện 2:

• Nếu: Trường dữ liệu “Giá trị hợp đồng” –> Lớn hơn hoặc bằng –> Giá trị “100.000.000”
• Thì: Thiết lập luồng ký gồm có Giám đốc và đại diện khách hàng ký