1. Tổng quan
Hướng dẫn thêm hai vai trò mới là Người ký duyệt và Người đóng dấu trong quy trình ký tài liệu. Việc phân tách vai trò giúp đáp ứng nghiệp vụ thực tế của doanh nghiệp, đảm bảo quy trình ký duyệt và đóng dấu được thực hiện đúng chức năng, minh bạch và thuận tiện.
Nội dung bài viết gồm:
- Thiết lập người nhận ký với vai trò Người ký duyệt và Người đóng dấu.
- Các bước thực hiện ký duyệt và đóng dấu theo từng vai trò.
2. Hướng dẫn thực hiện
Thực tế: Nghiệp vụ ký của một số doanh nghiệp có những người tham gia vào luồng ký và cách thực hiện trên phần mềm như sau:
- Giám đốc ký và duyệt lên tài liệu hợp đồng: Giám đốc ký lên tài liệu/hợp đồng. Sau đó, thêm ý kiến bằng cách ghi chú hoặc văn bản tùy chỉnh.
- Văn thư chỉ thực hiện đóng dấu: Văn thư ký lên tài liệu/hợp đồng.
Phần mềm đáp ứng: Bổ sung thêm vai trò Người ký duyệt và Người đóng dấu khi gửi ký tài liệu.
Các bước thiết lập và thực hiện của vai trò Người ký duyệt và Người đóng dấu tương tự như vai trò người ký, cụ thể như sau:
2.1 Thiết lập luồng ký
Người gửi tài liệu thực hiện thiết lập luồng ký.
Tại bước khai báo người nhận, chọn đúng vai trò cho người thực hiện là: Người phê duyệt & ký hoặc Người đóng dấu.
Các bước còn lại, thực hiện và thiết lập như bình thường.
2.2 Thực hiện theo vai trò
Đối với vai trò là Người phê duyệt & ký
- Bước 1: Trên danh sách tài liệu\ chọn tài liệu cần thực hiện\ nhấn Phê duyệt & ký.
- Bước 2: Tại màn hình chi tiết tài liệu\ nhấn Bắt đầu phê duyệt & ký.
- Bước 3: Chọn vào vùng cần ký và thực hiện ký – luồng ký giống vai trò Người ký.
- Bước 4: Sau khi hoàn thành ký, nhấn Hoàn thành\ nhập Lý do đồng ý phê duyệt\ nhấn Phê duyệt.
Đối với vai trò là Người đóng dấu
- Bước 1: Trên danh sách tài liệu\ chọn tài liệu cần thực hiện\ nhấn Đóng dấu.
- Bước 2: Tại màn hình chi tiết tài liệu\ nhấn Bắt đầu đóng dấu.
- Bước 3: Chọn vào vùng cần đóng dấu\ nhấn Hoàn thành.
