1. Tổng quan
Bài viết giới thiệu tính năng phân loại tài liệu theo trường dữ liệu ngày/tháng/năm trên AMIS WeSign. Tính năng này giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi thời hạn hợp đồng để kịp thời xử lý và lên kế hoạch làm việc.
Nội dung bài viết gồm:
- Thiết lập loại tài liệu có trường ngày/tháng/năm
- Phân loại tài liệu khi gửi ký
- Quản lý và tra cứu tài liệu theo thời hạn
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Thiết lập loại tài liệu
Bước 1: Trên giao diện Thiết lập, mục Tổ chức/Chung/Phân loại tài liệu.
Bước 2: Tích chọn Yêu cầu phân loại tài liệu
Bước 3: Nhấn Tạo mới và nhập Tên loại tài liệu
Bước 4: Thiết lập trường thông tin loại tài liệu: thêm các trường tùy chỉnh để người gửi khai báo thông tin cần thiết của tài liệu ký, giúp dễ dàng theo dõi và tra cứu
=> Cho phép thêm kiểu dữ liệu dạng ngày/tháng/năm
Bước 5: Thiết lập xong, nhấn Lưu để hoàn tất.
Ví dụ: Loại “Hợp đồng dịch vụ”, người dùng cần theo dõi các trường thông tin bao gồm:
-
- Tên khách hàng
- Giá trị hợp đồng
- Thời hạn hợp đồng
Vui lòng thực hiện như sau:
- Nhập Tên loại tài liệu là: Hợp đồng dịch vụ
- Nhấn Thêm giá trị trường dữ liệu.
- Nhập Tên trường và chọn kiểu dữ liệu tương ứng: (Tên Khách hàng – Văn bản), (Giá trị hợp đồng – Số thập phân), (Thời hạn hợp đồng – Ngày/tháng/năm)
- Có thể tích chọn thiết lập bắt buộc ghi nhận đối với các trường thông tin quan trọng.
Việc thêm kiểu dữ liệu ngày/tháng/năm giúp người dùng có thể quản lý và tra cứu những tài liệu, hợp đồng liên quan đến thời hạn, cần gia hạn và ký thêm hợp đồng mới
2.2. Phân loại tài liệu
Sau khi thực hiện thiết lập phân loại tài liệu. Khi gửi ký, người dùng cần Chọn loại tài liệu phù hợp và hoàn tất các trường thông tin cần thiết của tài liệu.
2.3. Quản lý và theo dõi tài liệu
Sau khi phân loại, chỉ cần vào chi tiết tài liệu là có thể xem ngay được đây thuộc loại tài liệu gì, dễ dàng nắm bắt được những thông tin cơ bản của hợp đồng mà không cần phải đọc tài liệu.
Ngoài ra, trên danh sách tài liệu người dùng cũng có thể nhấn Biểu tượng lọc 
để sử dụng Bộ lọc nâng cao nhằm tra cứu tài liệu theo loại tài liệu và dữ liệu của trường tùy chỉnh.
Ví dụ: Có thể tìm ra được danh sách Hợp đồng cung cấp dịch vụ có thời hạn 30 ngày gần đây
