Khi phát sinh nhu cầu gửi tài liệu có sẵn, anh/chị có thể Áp dụng mẫu ký để sao chép các thiết lập của mẫu tài liệu nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian thiết lập lại.
| Biểu tượng | Chức năng | Mục đích |
 |
Áp dụng mẫu ký | Sao chép các thiết lập từ mẫu để áp dụng vào tài liệu |
Hướng dẫn chi tiết
Câu chuyện thực tế:
CTY TNHH Minh Chung thường xuyên ký hợp đồng cung cấp Dịch vụ quảng cáo với khách hàng. Công ty quy định sử dụng mẫu hợp đồng chung, có quy trình ký cố định giữa giám đốc và đại diện khách hàng.
Anh/chị có thể thiết lập mẫu Hợp đồng cung cấp dịch vụ. Khi cần ký với khách hàng mới, có thể áp dụng mẫu này để gửi ký nhanh chóng.
Thao tác tạo và áp dụng mẫu như sau:
Bước 1: Tạo và thiết lập mẫu tài liệu
- Trên giao diện Quản lý mẫu, nhấn Tạo mẫu
- Tải lên file mẫu tài liệu Hợp đồng cung cấp dịch vụ
- Thiết lập thông tin người ký, vị trí ký, thiết lập trước khi gửi
- Lưu mẫu
Bước 2: Tải lên tài liệu, chọn chức năng Áp dụng mẫu
Có thể chọn chức năng Áp dụng mẫu trên hai giao diện:
- Trên giao diện tải lên tài liệu: Sau khi tải lên tài liệu ký, anh/chị nhấn Áp dụng mẫu ký và chọ mẫu tương ứng
- Trên giao diện Quản lý mẫu: Tìm đến mẫu phù hợp, nhấn Áp dụng mẫu ký. Sau đó, tải lên tệp hợp đồng cung cấp dịch vụ mà anh/chị đã soạn sẵn
Bước 3: Gửi tài liệu
Phần mềm tự động sao chép các thiết lập có trong mẫu vào tài liệu, anh/chị có thể chỉnh sửa thông tin để phù hợp với nhu cầu và gửi tài liệu nhanh chóng.
