1. Câu chuyện thực tế
Hiện nay, các hợp đồng kinh doanh trong doanh nghiệp chủ yếu là loại hợp hồng cung cấp dịch vụ. Loại hợp đồng này thường có thời hạn là 1 năm.
Vì vậy, người gửi ký mong muốn có thể tra cứu được các hợp đồng sắp hết hạn để chủ động gia hạn và lên kế hoạch gửi hợp đồng mới cho khách hàng.
2. Giải pháp
Để giải quyết câu chuyện thực tế ở trên, ứng dụng AMIS WeSign đã cải tiến tính năng phân loại tài liệu. Cho phép tùy chỉnh Ngày/tháng/năm trong phân loại tài liệu.
Giúp người gửi quản lý được các hợp đồng có thời hạn và chủ động gia hạn với khách hàng.
Cụ thể như sau:
2.1 Thiết lập loại tài liệu
Để có thể phân loại tài liệu theo giá trị Ngày/tháng/năm, trước hết người dùng phải thực hiện thiết lập tài liệu trong phần Phân hệ tài liệu trước đó:
- (1) Anh/chị nhấn chọn tab Thiết lập
- (2) Nhấn chọn Thông tin chung
- (3) Nhấn tiếp tab Chung
- (4) Chọn Phân loại tài liệu
Sau đó, tiến hành tạo loại tài liệu có chứa các trường thông tin nhằm dễ theo dõi, quản lý:
- (5) Nhấn Tạo mới
- (6) Nhập Tên loại tài liệu
- (7) Thiết lập trường thông tin loại tài liệu: thêm các trường tùy chỉnh để người gửi khai báo thông tin cần thiết của tài liệu ký, giúp dễ dàng theo dõi và tra cứu
=> Cho phép thêm kiểu dữ liệu dạng ngày/tháng/năm - (8) Thiết lập xong, nhấn Lưu để hoàn tất.
Ví dụ: Loại “Hợp đồng dịch vụ”, người dùng cần theo dõi các trường thông tin bao gồm:
-
- Tên khách hàng
- Giá trị hợp đồng
- Thời hạn hợp đồng
Vui lòng thực hiện như sau:
- Nhập Tên loại tài liệu là: Hợp đồng dịch vụ
- Nhấn Thêm giá trị trường dữ liệu.
- Nhập Tên trường và chọn kiểu dữ liệu tương ứng: (Tên Khách hàng – Văn bản), (Giá trị hợp đồng – Số thập phân), (Thời hạn hợp đồng – Ngày/tháng/năm)
- Có thể tích chọn thiết lập bắt buộc ghi nhận đối với các trường thông tin quan trọng.
Việc thêm kiểu dữ liệu ngày/tháng/năm giúp người dùng có thể quản lý và tra cứu những tài liệu, hợp đồng liên quan đến thời hạn, cần gia hạn và ký thêm hợp đồng mới
2.2 Phân loại tài liệu
Sau khi thực hiện thiết lập phân loại tài liệu. Khi gửi ký, người dùng cần Chọn loại tài liệu phù hợp và hoàn tất các trường thông tin cần thiết của tài liệu.
2.3 Quản lý và theo dõi tài liệu
Sau khi phân loại, anh/chị chỉ cần vào chi tiết tài liệu là có thể xem ngay được đây thuộc loại tài liệu gì, dễ dàng nắm bắt được những thông tin cơ bản của hợp đồng mà không cần phải đọc tài liệu.
Ngoài ra, trên danh sách tài liệu người dùng cũng có thể nhấn Biểu tượng lọc để sử dụng Bộ lọc nâng cao nhằm tra cứu tài liệu theo loại tài liệu và dữ liệu của trường tùy chỉnh.
Ví dụ: Có thể tìm ra được danh sách Hợp đồng cung cấp dịch vụ có thời hạn 30 ngày gần đây
