Để đảm bảo mỗi nhân viên có một mã riêng phân biệt, chương trình không cho phép mã nhân viên trùng nhau trên toàn bộ hệ thống. Do đó, khi khai báo một hồ sơ bị trùng mã nhân viên với hồ sơ đã tồn tại trước đó thì phần mềm sẽ cảnh báo “Mã nhân viên đã tồn tại” và không cho lưu.
Tuy nhiên, khi xem lại danh sách hồ sơ thì lại không thấy có mã nhân viên này. Khi đó có thể rơi vào các trường sau:
- Hồ sơ nhân viên thuộc cơ cấu tổ chức ngừng theo dõi: Tại màn hình danh sách hồ sơ, tích chọn “Hiển thị cơ cấu tổ chức đã ngừng theo dõi” để lọc ra thêm hồ sơ thuộc các cơ cấu này.
- Hồ sơ nhân viên tại các cơ cấu tổ chức không được phân quyền: Trường hợp người dùng không được phân quyền trên toàn bộ công ty thì cần liên hệ Quản trị ứng dụng, Quản trị hệ thống hoặc các vai trò có quyền xem hồ sơ của tất cả cơ cấu tổ chức để kiểm tra được toàn bộ danh sách nhân viên trên chương trình.
- Hồ sơ nhân viên trong thùng rác: Tại phân hệ Thiết lập\Thùng rác, vào tab Hồ sơ để kiểm tra những hồ sơ đã bị xóa
