I. Kết nối về nghiệp vụ quản lý thông tin nhân sự
| NGHIỆP VỤ | PHẦN MỀM ĐÁP ỨNG | |||
| Tính kết nối | Tình huống sử dụng | Ứng dụng đẩy dữ liệu | Ứng dụng nhận dữ liệu | Luồng tương tác |
| Chuyển ứng viên thành nhân viên | Khi có ứng viên trúng tuyển, HR cần làm thủ tục khai báo, lưu trữ hồ sơ nhân viên mới | Tuyển dụng | Thông tin nhân sự | – Trên Tuyển dụng: + Thiết lập kết nối với ứng dụng AMIS Thông tin nhân sự + Thao tác chuyển ứng viên trúng tuyển thành nhân viên – Trên Thông tin nhân sự: + Nhận được thông báo có ứng viên chuyển thành nhân viên + Xem danh sách các ứng viên trúng tuyển và thực hiện chức năng tạo hồ sơ |
| Nhận biết nhân viên nghỉ việc trong diện blacklist khi ứng tuyển lại | Khi nhân viên nghỉ việc thuộc các trường hợp do vi phạm kỷ luật, phạm lỗi nghiêm trọng nên bị sa thải,… HR sẽ đưa nhân viên này vào diện blacklist để nếu như sau đó nhân viên có ứng tuyển trở lại vào công ty thì kiểm tra ra được và không tuyển dụng lại | Thông tin nhân sự | Tuyển dụng | – Trên Thông tin nhân sự: Đánh dấu nhân viên nghỉ việc trong diện blacklist – Trên Tuyển dụng: Tự động nhận biết và cảnh báo cho HR khi có ứng viên thuộc blacklist (dựa vào Email, Số điện thoại) |
| Chuyển danh mục nhân viên sang các ứng dụng khác | Để sử dụng được các tính năng, nghiệp vụ trên phần mềm, HR cần đồng bộ danh sách nhân viên đang quản lý trên AMIS Thông tin nhân sự về các ứng dụng khác | Thông tin nhân sự | Chấm công, Tiền lương, BHXH, Thuế, TNCN |
– Trên Thông tin nhân sự: Khai báo hồ sơ nhân viên – Trên các ứng dụng khác: Tự động đồng bộ danh sách nhân viên từ Thông tin nhân sự về ứng dụng Lưu ý: Nếu công ty không sử dụng Thông tin nhân sự thì danh sách nhân viên sẽ được lấy từ Hệ thống |
| Thông báo sinh nhật, nhân viên mới, nghỉ việc, kết hôn,… | Khi cần thông báo các thông tin liên quan đến nhân viên, HR sẽ đăng tải thông tin lên bảng tin nội bộ của doanh nghiệp để phổ biến đến toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty. Các tình huống thông báo bao gồm: – Nhân viên mới – Nhân viên nghỉ việc – Nhân viên được bổ nhiệm – Nhân viên được thuyên chuyển – Nhân viên/Phòng ban được khen thưởng – Nhân viên kết hôn – Nhân viên sinh con – Người thân nhân viên qua đời |
Thông tin nhân sự | Mạng xã hội | – Trên Thông tin nhân sự: Thao tác xuất thông báo lên MXH nội bộ (HR tự thao tác hoặc thiết lập xuất tự động) – Trên Mạng xã hội: Hiển thị các thông báo được xuất từ Thông tin nhân sự |
| Ghi nhận quá trình tham gia bảo hiểm vào hồ sơ | Mỗi khi nhân viên phát sinh quá trình tham gia bảo hiểm mới (VD: Tăng lao động, ốm đau, thai sản,…), HR sẽ ghi nhận trên AMIS BHXH và đồng thời lưu lại thông tin vào hồ sơ nhân viên để tiện tra cứu | Bảo hiểm xã hội | Thông tin nhân sự | – Trên BHXH: Khai báo quá trình tham gia bảo hiểm của nhân viên – Trên Thông tin nhân sự: Tự động đồng bộ quá trình đóng bảo hiểm của nhân viên về hồ sơ |
| Ghi nhận lịch sử chi trả lương vào hồ sơ | Đến mỗi kỳ chi trả lương, HR sẽ tính toán số tiền cần phải trả, thực trả và còn nợ của mỗi nhân viên trên AMIS Tiền lương và đồng thời lưu lại thông tin vào hồ sơ nhân viên để tiện tra cứu | Tiền lương | Thông tin nhân sự | – Trên Tiền lương: Lập bảng chi trả lương hàng kỳ – Trên Thông tin nhân sự: Tự động đồng bộ lịch sử chi trả lương của nhân viên về hồ sơ |
II. Kết nối về nghiệp vụ tính lương
| Nghiệp vụ | Phần mềm đáp ứng | |||
| Tính kết nối | Tính huống sử dụng | Ứng dụng đẩy dữ liệu | Ứng dụng nhận dữ liệu | Luồng tương tác |
| Chuyển bảng chấm công tổng hợp sang tính lương | Hàng tháng, sau khi chốt công, HR sẽ chuyển bảng chấm công tổng hợp cho HR tính lương để có căn cứ tính các khoản lương, thưởng theo thời gian làm việc | Chấm công | Tiền lương | – Trên Chấm công: HR thao tác chuyển tính lương tại bảng chấm công tổng hợp – Trên Tiền lương: + Nhận được thông báo có bảng chấm công chuyển sang + Sử dụng bảng chấm công tổng hợp này làm dữ liệu tính lương |
| Chuyển dữ liệu khen thưởng, phạt vi phạm sự cố sang tính lương | Trong quá trình làm việc, nhân viên có thể được khen thưởng bằng tiền hoặc vi phạm kỷ luật/sự cố bị phạt trừ vào lương. Khi đó, HR quản lý thủ tục nhân sự sẽ tổng hợp danh sách nhân viên được khen thưởng, phạt sự cố cùng số tiền tương ứng rồi chuyển cho HR tính lương để làm căn cứ tính các khoản thu nhập khác, khấu trừ khác trong tháng cho nhân viên. | Thông tin nhân sự | Tiền lương | – Trên Thông tin nhân sự: HR thao tác chuyển tính lương tại các đợt khen thưởng, sự cố – Trên Tiền lương: + Nhận được thông báo có dữ liệu khen thưởng, phạt sự cố chuyển sang + Tạo bảng thu nhập khác để ghi nhận số tiền khen thưởng, bảng khấu trừ khác để ghi nhận số tiền phạt sự cố của nhân viên + Sử dụng các bảng thu nhập khác, khấu trừ khác này làm dữ liệu tính lương |
| Chuyển bảng phân bổ lương sang kế toán | Sau khi tính lương chi tiết cho từng nhân viên, HR sẽ lập bảng phân bổ lương để tổng hợp số tiền lương theo từng đơn vị/phòng ban rồi chuyển cho bộ phận kế toán. Đây là căn cứ để kế toán hạch toán các chi phí tiền lương cho doanh nghiệp. | Tiền lương | Kế toán | – Trên Tiền lương: HR thao tác chuyển kế toán tại bảng phân bổ lương – Trên Kế toán: + Nhận được thông báo có bảng phân bổ lương chuyển sang + Sử dụng bảng phân bổ lương này để hạch toán các tài khoản chi phí lương |
| Chuyển bảng tổng hợp chi trả sang kế toán | Sau khi tính toán số tiền lương thực trả cho nhân viên trong kỳ, HR sẽ lập bảng tổng hợp chi trả để tính tổng số tiền lương chi trả theo từng đơn vị/phòng ban rồi chuyển cho bộ phận kế toán. Đây là căn cứ để kế toán thực hiện chi tiền. | Tiền lương | Kế toán | – Trên Tiền lương: HR thao tác chuyển kế toán tại bảng tổng hợp chi trả – Trên Kế toán: + Nhận được thông báo có bảng tổng hợp chi trả chuyển sang + Sử dụng bảng tổng hợp chi trả này để lập phiếu chi tiền |
| Chuyển bảng tạm tính thuế TNCN hàng tháng sang lập tờ khai | Hàng tháng, HR sẽ lập bảng tạm tính thuế TNCN để xác định số tiền thuế TNCN khấu trừ của mỗi nhân viên, sau đó chuyển bảng tính thuế này cho HR phụ trách thủ tục thuế TNCN để lập tờ khai nộp cho Cơ quan thuế theo đúng quy định của nhà nước | Tiền lương | Thuế TNCN | – Trên Tiền lương: HR thao tác chuyển sang Thuế TNCN tại bảng thuế – Trên Thuế TNCN: + Nhận được thông báo có bảng thuế chuyển sang + Sử dụng bảng thuế này để tổng hợp số liệu lên tờ khai |
| Chuyển bảng tính quyết toán thuế TNCN hàng năm sang lập tờ khai | Hàng năm, HR sẽ lập bảng tính quyết toán thuế TNCN để xác định số tiền thuế TNCN đã nộp, phải nộp cả năm của mỗi nhân viên, sau đó chuyển bảng tính quyết toán này cho HR phụ trách thủ tục thuế TNCN để lập tờ khai và các phụ lục nộp cho Cơ quan thuế theo đúng quy định của nhà nước | Tiền lương | Thuế TNCN | – Trên Tiền lương: HR thao tác chuyển sang Thuế TNCN tại bảng quyết toán thuế – Trên Thuế TNCN: + Nhận được thông báo có bảng quyết toán thuế chuyển sang + Sử dụng bảng quyết toán thuế này để tổng hợp số liệu lên tờ khai |