1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn quy trình toàn diện về việc tạo và quản lý các Đề xuất thủ tục nhân sự trên hệ thống, từ việc khởi tạo đề xuất, gửi phê duyệt qua AMIS Quy trình, cho đến việc thực hiện các thủ tục chính thức sau khi được duyệt. Việc chuẩn hóa luồng nghiệp vụ này giúp quy trình nhân sự trở nên minh bạch, có hệ thống, đồng thời đảm bảo mọi đề xuất đều được phê duyệt đúng thẩm quyền trước khi thực thi.
Nội dung bài viết gồm:
- Luồng nghiệp vụ chung và Tích hợp với AMIS Quy trình
- Hướng dẫn chi tiết cho từng loại Đề xuất
- Đề xuất Tiếp nhận chính thức
- Đề xuất Ký mới/Gia hạn hợp đồng
- Đề xuất Bổ nhiệm/Miễn nhiệm/Thuyên chuyển
- Đề xuất xử lý Nghỉ việc
- Đề xuất Khen thưởng
- Đề xuất xử lý Sự cố (kỷ luật)
- Đề xuất Quy hoạch
2. Hướng dẫn thực hiện
Trường hợp đơn vị chưa sử dụng AMIS Quy trình có thể mua và cài đặt bộ ứng dụng tại đây.
2.1. Luồng nghiệp vụ chung
Sau khi tạo xong Đề xuất, HR có thể chọn “Gửi đề xuất” sang AMIS Quy trình để khởi chạy ngay lượt quy trình tương ứng. Các bên liên quan thực hiện duyệt đề xuất trên AMIS Quy trình, trạng thái của đề xuất được đồng bộ cập nhật sang AMIS Thông tin nhân sự.
Luồng thực hiện nghiệp vụ Đề xuất – Phê duyệt như sau:
1. Tạo đề xuất trong AMIS Thông tin nhân sự
2. Xác định có sử dụng AMIS Quy trình hay không
-
-
- Nếu KHÔNG dùng AMIS Quy trình: Lưu đề xuất → Trạng thái đề xuất được cập nhật thủ công
- Nếu CÓ dùng AMIS Quy trình: Đề xuất được chuyển sang AMIS Quy trình → Thực hiện quy trình duyệt → Trạng thái đề xuất được cập nhật tự động
-
3. Thực hiện thủ tục theo đề xuất đã được duyệt
Hướng dẫn thiết lập tự động khởi tạo quy trình trên AMIS Quy trình khi có đề xuất từ AMIS Thông tin nhân sự gửi sang xem tại đây.
Sau khi đề xuất được phê duyệt, HR có thể chọn thực hiện một số thủ tục liên quan như: Đề xuất chỉnh lương được duyệt → Cập nhật thông tin lương trong hồ sơ; Đề xuất khen thưởng được duyệt → Tạo đợt khen thưởng.
2.2. Các đề xuất
2.2.1. Đề xuất tiếp nhận chính thức
Bước 1: Trên AMIS Thông tin nhân sự, vào phân hệ Đề xuất\Tiếp nhận chính thức
Bước 2: Nhấn Thêm
Bước 3: Điền thông tin đề xuất
Bước 4: Thêm danh sách nhân viên có trong đợt đề xuất: tùy chọn thêm lần lượt, thêm hàng loạt hoặc nhập khẩu danh sách.
- Để tiết kiệm thời gian khai báo khi thêm hàng loạt nhân viên, có thể sử dụng tiện ích “Sao chép cho các nhân viên khác”.
Bước 5: Khai báo thông tin công việc\nhấn Lưu
Bước 6: Nhấn Lưu đề xuất
Bước 7: Sau khi tạo xong Đề xuất, chọn “Gửi duyệt đề xuất” sang AMIS Quy trình để khởi chạy ngay lượt quy trình tương ứng.
- Khi đề xuất đã hoàn thành, nhấn Cập nhật hồ sơ để ghi nhận thông tin cho nhân viên.
2.2.2. Đề xuất ký mới hợp đồng
Bước 1: Trên AMIS Thông tin nhân sự, vào phân hệ Đề xuất\Ký mới hợp đồng
Bước 2: Nhấn Thêm
Bước 3: Điền thông tin đề xuất
Bước 4: Thêm danh sách nhân viên có trong đợt đề xuất: tùy chọn thêm lần lượt, thêm hàng loạt hoặc nhập khẩu danh sách.
Bước 5: Khai báo thông tin hợp đồng\nhấn Lưu
Bước 6: Nhấn Lưu đề xuất
Bước 7: Sau khi tạo xong Đề xuất, chọn “Gửi duyệt đề xuất” sang AMIS Quy trình để khởi chạy ngay lượt quy trình tương ứng.
- Khi đề xuất đã hoàn thành, HR có thể tạo ngay hợp đồng cho nhân viên ký mới.
2.2.3. Đề xuất gia hạn hợp đồng
Bước 1: Trên AMIS Thông tin nhân sự, vào phân hệ Đề xuất\Gia hạn hợp đồng
Bước 2: Nhấn Thêm
Bước 3: Điền thông tin đề xuất
Bước 4: Thêm danh sách nhân viên có trong đợt đề xuất: tùy chọn thêm lần lượt, thêm hàng loạt hoặc nhập khẩu danh sách.
Bước 5: Khai báo thông tin hợp đồng\nhấn Lưu
Bước 6: Nhấn Lưu đề xuất
Bước 7: Sau khi tạo xong Đề xuất, chọn “Gửi duyệt đề xuất” sang AMIS Quy trình để khởi chạy ngay lượt quy trình tương ứng.
- Khi đề xuất đã hoàn thành, HR có thể tạo ngay hợp đồng cho nhân viên ký mới.
2.2.4. Đề xuất bổ nhiệm
Bước 1: Trên AMIS Thông tin nhân sự, vào phân hệ Đề xuất\Bổ nhiệm
Bước 2: Nhấn Thêm
Bước 3: Điền thông tin đề xuất
Bước 4: Thêm danh sách nhân viên có trong đợt đề xuất: tùy chọn thêm lần lượt, thêm hàng loạt hoặc nhập khẩu danh sách.
Bước 5: Khai báo thông tin bổ nhiệm\nhấn Lưu
Bước 6: Nhấn Lưu đề xuất
Bước 7: Sau khi tạo xong Đề xuất, chọn “Gửi duyệt đề xuất” sang AMIS Quy trình để khởi chạy ngay lượt quy trình tương ứng.
- Khi đề xuất đã hoàn thành, HR có thể tạo ngay thủ tục bổ nhiệm cho nhân viên.
2.2.5. Đề xuất miễn nhiệm
Bước 1: Trên AMIS Thông tin nhân sự, vào phân hệ Đề xuất\Miễn nhiệm
Bước 2: Nhấn Thêm
Bước 3: Điền thông tin đề xuất
Bước 4: Thêm danh sách nhân viên có trong đợt đề xuất: tùy chọn thêm lần lượt, thêm hàng loạt hoặc nhập khẩu danh sách.
Bước 5: Khai báo thông tin miễn nhiệm\nhấn Lưu
Bước 6: Nhấn Lưu đề xuất
Bước 7: Sau khi tạo xong Đề xuất, chọn “Gửi duyệt đề xuất” sang AMIS Quy trình để khởi chạy ngay lượt quy trình tương ứng.
- Khi đề xuất đã hoàn thành, HR có thể tạo ngay thủ tục miễn nhiệm cho nhân viên.
2.2.6. Đề xuất thuyên chuyển
Bước 1: Trên AMIS Thông tin nhân sự, vào phân hệ Đề xuất\Thuyên chuyển
Bước 2: Nhấn Thêm
Bước 3: Điền thông tin đề xuất
Bước 4: Thêm danh sách nhân viên có trong đợt đề xuất: tùy chọn thêm lần lượt, thêm hàng loạt hoặc nhập khẩu danh sách.
Bước 5: Khai báo thông tin thuyên chuyển\nhấn Lưu
Bước 6: Nhấn Lưu đề xuất
Bước 7: Sau khi tạo xong Đề xuất, chọn “Gửi duyệt đề xuất” sang AMIS Quy trình để khởi chạy ngay lượt quy trình tương ứng.
- Khi đề xuất đã hoàn thành, HR có thể tạo ngay thủ tục thuyên chuyển cho nhân viên.
2.2.7. Đề xuất xử lý nghỉ việc
Bước 1: Trên AMIS Thông tin nhân sự, vào phân hệ Đề xuất\Nghỉ việc
Bước 2: Nhấn Thêm
Bước 3: Điền thông tin đề xuất
Bước 4: Thêm danh sách nhân viên có trong đợt đề xuất: tùy chọn thêm lần lượt, thêm hàng loạt hoặc nhập khẩu danh sách.
Bước 5: Khai báo thông tin nghỉ việc\nhấn Lưu
Bước 6: Nhấn Lưu đề xuất
Bước 7: Sau khi tạo xong Đề xuất, chọn “Gửi duyệt đề xuất” sang AMIS Quy trình để khởi chạy ngay lượt quy trình tương ứng.
- Khi đề xuất đã hoàn thành, HR có thể tạo ngay thủ tục nghỉ việc cho nhân viên.
2.2.8. Đề xuất khen thưởng
Bước 1: Trên AMIS Thông tin nhân sự, vào phân hệ Đề xuất\Khen thưởng
Bước 2: Nhấn Thêm
Bước 3: Điền thông tin đề xuất
Bước 4: Thêm danh sách khen thưởng có trong đợt đề xuất: tùy chọn thêm lần lượt hoặc nhập khẩu danh sách.
Bước 5: Khai báo thông tin khen thưởng\nhấn Lưu
Bước 6: Nhấn Lưu đề xuất
Bước 7: Sau khi tạo xong Đề xuất, chọn “Gửi duyệt đề xuất” sang AMIS Quy trình để khởi chạy ngay lượt quy trình tương ứng.
- Khi đề xuất đã hoàn thành, HR có thể tạo ngay đợt khen thưởng cho nhân viên.
2.2.9. Đề xuất xử lý sự cố
Bước 1: Trên AMIS Thông tin nhân sự, vào phân hệ Đề xuất\Kỷ luật/Sự cố
Bước 2: Nhấn Thêm
Bước 3: Điền thông tin đề xuất
Bước 4: Thêm danh sách nhân viên có trong đợt đề xuất: tùy chọn thêm lần lượt, thêm hàng loạt hoặc nhập khẩu danh sách.
Bước 5: Khai báo thông tin nhân viên\nhấn Lưu
Bước 6: Nhấn Lưu đề xuất
Bước 7: Sau khi tạo xong Đề xuất, chọn “Gửi duyệt đề xuất” sang AMIS Quy trình để khởi chạy ngay lượt quy trình tương ứng.
- Khi đề xuất đã hoàn thành, HR có thể tạo ngay thủ tục kỷ luật/sự cố
2.2.10. Đề xuất quy hoạch
Bước 1: Trên AMIS Thông tin nhân sự, vào phân hệ Đề xuất\Quy hoạch
Bước 2: Nhấn Thêm
Bước 3: Điền thông tin đề xuất
Bước 4: Thêm danh sách nhân viên có trong đợt đề xuất: tùy chọn thêm lần lượt, thêm hàng loạt hoặc nhập khẩu danh sách.
Bước 5: Khai báo thông tin nhân viên\nhấn Lưu
Bước 6: Nhấn Lưu đề xuất
Bước 7: Sau khi tạo xong Đề xuất, chọn “Gửi duyệt đề xuất” sang AMIS Quy trình để khởi chạy ngay lượt quy trình tương ứng.
- Khi đề xuất đã hoàn thành, HR có thể tạo ngay thủ tục quy hoạch cho nhân viên.
