1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn quy trình yêu cầu nhân viên tự cập nhật hồ sơ và sau đó phê duyệt các thông tin thay đổi đó. Quy trình này đảm bảo tính tương tác hai chiều, giúp dữ liệu nhân sự luôn được cập nhật một cách chính xác, tức thời, trong khi vẫn duy trì quyền kiểm soát và xác thực cuối cùng từ phía phòng Nhân sự, đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.
Nội dung bài viết gồm:
- Điều kiện cần thiết
- Gửi thông báo yêu cầu cập nhật hồ sơ
- Phê duyệt thông tin nhân viên đã cập nhật
2. Hướng dẫn thực hiện
- Lưu ý: Để quy định các thông tin mà nhân viên được cập nhật trên hồ sơ cá nhân thì cần thực hiện thiết lập trước tại Thiết lập\Tùy chỉnh\Nhân viên cập nhật hồ sơ.
2.1. Gửi thông báo cho nhân viên cập nhật hồ sơ
- Trường hợp 1: Yêu cầu toàn bộ nhân viên trong đơn vị/văn phòng cập nhật hồ sơ
Bước 1: Tại phần mềm thông tin nhân sự, truy cập vào phân hệ Hồ sơ
Bước 2: Nhấn biểu tượng ba chấm 
\chọn Gửi thông báo tự cập nhật hồ sơ.
Bước 3: Nhập nội dung thông báo ngắn gọn để hiển thị với nhân viên
- Trường hợp 2: Chỉ yêu cầu một số nhân viên nhất định cập nhật hồ sơ
Bước 1: Tại phần mềm thông tin nhân sự, truy cập vào phân hệ Hồ sơ
Bước 2: Tích chọn nhân viên muốn gửi thông báo, nhấn biểu tượng ba chấm \chọn Gửi thông báo tự cập nhật hồ sơ.
Sau khi gửi thông báo thành công, nhân viên sẽ nhận được thông báo trên ứng dụng AMIS Nhân viên (bản Web) và MISA AMIS (bản Mobile) để thực hiện cập nhật hồ sơ.
- Lưu ý: Việc HR gửi thông báo chỉ là cách thức nhắc nhở để nhân viên nắm được thông tin cần cập nhật hồ sơ và tránh quên, còn kể cả khi HR không gửi thông báo thì nhân viên vẫn có thể chủ động vào hồ sơ cá nhân của mình cập nhật để đảm bảo thông tin chính xác, tức thời.
2.2. Phê duyệt thông tin nhân viên cập nhật
Bước 1: Sau khi nhân viên tự cập nhật hồ sơ, truy cập vào phân hệ Hồ sơ
Bước 2: Nhấn biểu tượng ba chấm \chọn Phê duyệt NV tự cập nhật
Bước 3: Duyệt hoặc từ chối phê duyệt bằng các cách:
(1) Phê duyệt từng thông tin: di chuột vào từng dòng thông tin và nhấn biểu tượng 
để chọn chức năng phê duỵệt
(2) Phê duyệt nhiều thông tin cùng lúc: tích chọn các bản ghi để phê duyệt
(3) Phê duyệt toàn bộ hồ sơ: nhấn nút Từ chối hoặc Duyệt ngay trên màn hình
- Khi từ chối, có thể nhập lý do để nhân viên nắm được thông tin và cập nhật lại hồ sơ cho chính xác.
