Giúp HR thiết lập các biểu mẫu văn bản, email thường dùng để sử dụng cho chức năng trộn mẫu hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm,… và gửi email thông báo cho hàng loạt nhân viên trên phần mềm, đảm bảo tiết kiệm thời gian, công sức thay vì phải soạn thảo thủ công các tài liệu này.
Hướng dẫn chi tiết
Mẫu văn bản
Tại phân hệ Thiết lập\Mẫu văn bản:
Bước 1: Chọn Tải lên mẫu văn bản và thực hiện tải tệp văn bản đã soạn thảo từ thiết bị lên
Tại đây, chọn tải xuống danh sách trường trộn để kiểm tra các trường thông tin mà chương trình hỗ trợ đưa vào mẫu văn bản. Lưu ý: Trường trộn trong mẫu văn bản phải được đặt đúng cấu trúc #tên trường# (ví dụ: #mã nhân viên#) để phần mềm có thể nhận diện.
Bước 2: Nhập các thông tin Tên mẫu và Loại mẫu để hoàn tất tải tệp lên
- Tên mẫu: Chương trình tự động lấy từ tên tệp tải lên, ngoài ra anh/chị có thể chỉnh sửa lại tên để dễ theo dõi
- Loại mẫu: Chọn loại mẫu theo đúng tính chất nghiệp vụ như hồ sơ, hợp đồng, bổ nhiệm, miễn nhiệm,… để phục vụ cho việc trộn văn bản tại các phân hệ tương ứng
Mẫu email
Tại phân hệ Thiết lập\Mẫu email:
Bước 1: Chọn Thêm mẫu email
Bước 2: Soạn nội dung email và lưu lại mẫu
Tại đây, anh/chị có thể chèn các trường trộn vào nội dung email bằng cách:
- Gõ # trực tiếp trên giao diện soạn thảo để chương trình gợi ý danh sách trường trộn
- Chọn trường trộn từ danh sách bên dưới thanh soạn thảo
