1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn các luồng dữ liệu kết nối và đồng bộ tự động giữa các ứng dụng trong hệ sinh thái MISA AMIS, tập trung vào các nghiệp vụ xoay quanh Quản lý thông tin nhân sự. Việc hiểu rõ các luồng tích hợp này giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa sức mạnh của một nền tảng hợp nhất, đảm bảo dữ liệu luôn được nhất quán, giảm thiểu nhập liệu thủ công và tạo ra một quy trình làm việc liền mạch, hiệu quả giữa các phòng ban.
Nội dung bài viết gồm:
- Kết nối trong Vòng đời nhân viên
- Kết nối trong Truyền thông nội bộ
- Kết nối để làm giàu Hồ sơ nhân viên
- Kết nối phục vụ Nghiệp vụ Tính lương
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Chuyển ứng viên thành nhân viên
- Khi có ứng viên trúng tuyển, HR cần làm thủ tục khai báo, lưu trữ hồ sơ nhân viên mới.
Bước 1: Trên AMIS Tuyển dụng, thiết lập kết nối với ứng dụng AMIS Thông tin nhân sự
Bước 2: Thao tác chuyển ứng viên trúng tuyển thành nhân viên
Bước 3: Trên Thông tin nhân sự: truy cập vào phân hệ Hồ sơ
Bước 4: Chọn icon mũi tên cạnh nút thêm 
Nhấn Tiếp nhận ứng viên trúng tuyển
Bước 5: Chọn các nhân viên\nhấn Tạo hồ sơ
2.2. Nhận biết nhân viên nghỉ việc trong diện blacklist khi ứng tuyển lại
- Khi nhân viên nghỉ việc thuộc các trường hợp do vi phạm kỷ luật, phạm lỗi nghiêm trọng nên bị sa thải,… HR sẽ đưa nhân viên này vào diện blacklist để nếu như sau đó nhân viên có ứng tuyển trở lại vào công ty thì kiểm tra ra được và không tuyển dụng lại.
Bước 1: Trên Thông tin nhân sự: truy cập vào phân hệ Nghỉ việc
Bước 2: Tại danh sách, di chuột vào từng dòng nhấn vào biểu tượng ba chấm 
, chọn chức năng Cập nhật hồ sơ
Bước 3: Chọn Thêm vào danh sách đen để đánh dấu nhân viên nghỉ việc trong diện blacklist
- Trên AMIS Tuyển dụng: Tự động nhận biết và cảnh báo cho HR khi có ứng viên thuộc blacklist (dựa vào Email, Số điện thoại)
2.3. Chuyển danh mục nhân viên sang các ứng dụng khác
- Để sử dụng được các tính năng, nghiệp vụ trên phần mềm, HR cần đồng bộ danh sách nhân viên đang quản lý trên AMIS Thông tin nhân sự về các ứng dụng khác
Bước 1: Trên Thông tin nhân sự: Khai báo hồ sơ nhân viên
Bước 2: Trên các ứng dụng khác (Chấm công, Tiền lương, BHXH, Thuế TNCN): Tự động đồng bộ danh sách nhân viên từ Thông tin nhân sự về ứng dụng.
- Lưu ý: Nếu công ty không sử dụng Thông tin nhân sự thì danh sách nhân viên sẽ được lấy từ Hệ thống.
2.4. Thông báo sinh nhật, nhân viên mới, nghỉ việc, kết hôn,…
Khi cần thông báo các thông tin liên quan đến nhân viên, HR sẽ đăng tải thông tin lên bảng tin nội bộ của doanh nghiệp để phổ biến đến toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty. Các tình huống thông báo xem tại đây
- Trên Thông tin nhân sự:
Bước 1: Truy cập vào phân hệ Hồ sơ\ Tích chọn các Nhân viên mới gia nhập muốn thông báo lên MXH nội bộ
Bước 2: Nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm 
chọn Thông báo nhân viên mới lên MXH nội bộ
-
- Với các phân hệ khác (Bổ nhiệm/miễn nhiệm/thuyên chuyển/nghỉ việc), thực hiện tương tự
- Trên Mạng xã hội: Hiển thị các thông báo được xuất từ Thông tin nhân sự
2.5. Ghi nhận quá trình tham gia bảo hiểm vào hồ sơ
Mỗi khi nhân viên phát sinh quá trình tham gia bảo hiểm mới (VD: Tăng lao động, ốm đau, thai sản,…), HR sẽ ghi nhận trên AMIS BHXH và đồng thời lưu lại thông tin vào hồ sơ nhân viên để tiện tra cứu.
- Trên BHXH: Khai báo quá trình tham gia bảo hiểm của nhân viên
- Trên Thông tin nhân sự: Tự động đồng bộ quá trình đóng bảo hiểm của nhân viên về hồ sơ
2.6. Ghi nhận lịch sử chi trả lương vào hồ sơ
Đến mỗi kỳ chi trả lương, HR sẽ tính toán số tiền cần phải trả, thực trả và còn nợ của mỗi nhân viên trên AMIS Tiền lương và đồng thời lưu lại thông tin vào hồ sơ nhân viên để tiện tra cứu.
- Trên Tiền lương: Lập bảng chi trả lương hàng kỳ
- Trên Thông tin nhân sự: Tự động đồng bộ tại mục lịch sử chi trả lương của nhân viên về hồ sơ
2.7. Chuyển dữ liệu khen thưởng, phạt vi phạm sự cố sang tính lương
Trong quá trình làm việc, nhân viên có thể được khen thưởng bằng tiền hoặc vi phạm kỷ luật/sự cố bị phạt trừ vào lương. Khi đó, HR quản lý thủ tục nhân sự sẽ tổng hợp danh sách nhân viên được khen thưởng, phạt sự cố cùng số tiền tương ứng rồi chuyển cho HR tính lương để làm căn cứ tính các khoản thu nhập khác, khấu trừ khác trong tháng cho nhân viên.
- Trên Thông tin nhân sự: HR thao tác chuyển tính lương tại các đợt khen thưởng, sự cố
Xem hướng dẫn chi tiết tại đây
- Trên Tiền lương:
-
- Nhận được thông báo có dữ liệu khen thưởng, phạt sự cố chuyển sang
- Tạo bảng thu nhập khác để ghi nhận số tiền khen thưởng, bảng khấu trừ khác để ghi nhận số tiền phạt sự cố của nhân viên
- Sử dụng các bảng thu nhập khác, khấu trừ khác này làm dữ liệu tính lương
