1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn cách xử lý khi phần mềm báo lỗi “Mã nhân viên đã tồn tại”, “Số hợp đồng đã tồn tại” nhưng lại không tìm thấy hồ sơ, hợp đồng trùng lặp trong danh sách hiện tại. Nội dung sẽ hướng dẫn chi tiết 3 nguyên nhân phổ biến và cách kiểm tra để tìm ra bản ghi bị ẩn, giúp HR đảm bảo tính duy nhất của mã nhân viên và hoàn tất việc khai báo hồ sơ.
Nội dung bài viết gồm:
- Trường hợp 1: Hồ sơ nhân viên hoặc hợp đồng thuộc cơ cấu tổ chức đã ngừng theo dõi.
- Trường hợp 2: Hồ sơ nhân viên hoặc hợp đồng thuộc cơ cấu tổ chức mà bạn không được phân quyền xem.
- Trường hợp 3: Hồ sơ nhân viên hoặc hợp đồng đã bị xóa và đang nằm trong Thùng rác.
2. Hướng dẫn thực hiện
- Để đảm bảo mỗi nhân viên có một mã riêng phân biệt, chương trình không cho phép mã nhân viên trùng nhau trên toàn bộ hệ thống. Do đó, khi khai báo một hồ sơ bị trùng mã nhân viên với hồ sơ đã tồn tại trước đó hoặc hợp đồng trùng số với hợp đồng đã tạo trước đó thì phần mềm sẽ cảnh báo “Mã nhân viên đã tồn tại“/”Số hợp đồng đã tồn tại” và không cho lưu.
- Tuy nhiên, khi xem lại danh sách hồ sơ/hợp đồng thì lại không thấy có mã nhân viên/số hợp đồng này. Khi đó có thể rơi vào các trường sau:
Bước 1: Hồ sơ nhân viên hoặc hợp đồng thuộc cơ cấu tổ chức ngừng theo dõi: Tại màn hình danh sách hồ sơ/hợp đồng, trong ô tìm kiếm, tích chọn “Hiển thị cơ cấu tổ chức đã ngừng theo dõi” để lọc ra thêm hồ sơ/hợp đồng thuộc các cơ cấu này.
Bước 2: Hồ sơ nhân viên hoặc hợp đồng tại các cơ cấu tổ chức không được phân quyền: Trường hợp người dùng không được phân quyền trên toàn bộ công ty thì cần liên hệ Quản trị ứng dụng, Quản trị hệ thống hoặc các vai trò có quyền xem hồ sơ/hợp đồng của tất cả cơ cấu tổ chức để kiểm tra được toàn bộ danh sách nhân viên trên chương trình.
Bước 3: Hồ sơ nhân viên hoặc hợp đồngtrong thùng rác: Tại phân hệ Thiết lập\Thùng rác, vào tab Hồ sơ/Hợp đồng để kiểm tra những hồ sơ/hợp đồng đã bị xóa.
Lưu ý: Tương tự đối với hợp đồng khi thêm báo trùng “Số hợp đồng đã tồn tại” thực hiện kiểm tra tương tự 3 trường hợp trên như phần hồ sơ.
