1. Tổng quan
Tính năng này cho phép anh/chị gửi Yêu cầu xuất vật tư (YCXVT) sang AMIS Quy trình để các cấp quản lý (Quản đốc, Giám đốc sản xuất) kiểm soát số lượng và loại vật tư trước khi thực hiện xuất kho. Việc này giúp đảm bảo tính chính xác, tránh cấp phát sai hoặc dư thừa vật tư tại xưởng.
Nội dung bài viết bao gồm:
- Điều kiện để hiển thị tính năng phê duyệt.
- Các thông tin theo dõi trạng thái phê duyệt.
- Hướng dẫn các bước gửi yêu cầu phê duyệt kèm mẫu chứng từ.
Đối tượng áp dụng: Nhân viên lập kế hoạch, bộ phận sản xuất, Quản đốc.
2. Hướng dẫn thực hiện
Lưu ý: Để thực hiện được tính năng phê duyệt yêu cầu xuất vật tư, cần có ít nhất một quy trình phê duyệt Yêu cầu xuất vật tư được thiết lập và phát hành trên AMIS Workflow.
2.1. Thiết lập và phát hành quy trình phê duyệt yêu cầu xuất vật tư trên AMIS Quy trình
Để tạo mới quy trình phê duyệt yêu cầu xuất vật tư trên AMIS Quy trình >> Xem hướng dẫn tại đây
Hoặc, sử dụng quy trình Yêu cầu xuất kho NVL sản xuất đã thiết lập sẵn trong trong thư viện mẫu >> Xem tại đây
2.2. Thiết lập và phát hành các luồng liên quan đến phê duyệt yêu cầu xuất vật tư trên AMIS Workflow
Luồng 1: Gửi phê duyệt yêu cầu xuất vật tư từ AMIS Sản xuất sang AMIS Quy trình
- Bước 1: Vào Workflow, nhấn Thêm luồng
- Bước 2: Chọn AMIS Sản xuất → hành động Gửi phê duyệt yêu cầu xuất vật tư
- Bước 3: Chọn AMIS Quy trình → hành động Khởi tạo lượt chạy quy trình
- Bước 4: Thiết lập và phát hành luồng Gửi phê duyệt yêu cầu xuất vật tư, khởi tạo quy trình phê duyệt
Luồng 2: Cập nhật trạng thái phê duyệt yêu cầu xuất vật tư từ AMIS Quy trình về AMIS Sản xuất
- Bước 1: Trên AMIS Workflow, vào Thiết kế luồng\nhấn Thêm luồng
- Bước 2: Chọn AMIS Quy trình → hành động Cập nhật trạng thái lượt chạy quy trình
- Bước 3: Chọn AMIS Sản xuất → hành động Cập nhật trạng thái phê duyệt yêu cầu xuất vật tư
- Bước 4: Thiết lập và phát hành luồng Cập nhật trạng thái phê duyệt yêu cầu xuất vật tư từ AMIS Quy trình về AMIS Sản xuất
2.3. Gửi phê duyệt yêu cầu xuất vật tư trên AMIS Sản xuất
Anh chị chỉ có thể gửi duyệt đối với các yêu cầu xuất vật tư đang ở trạng thái Chưa gửi hoặc Đã hủy (đối với trường hợp Đã từ chối sang phê duyệt lại). Các bước thực hiện như sau:
Tại màn hình Xem chi tiết YCXVT, nhấn Gửi duyệt. Khi popup “Gửi phê duyệt Yêu cầu xuất vật tư xuất hiện”, anh/chị có hai lựa chọn:
- Nếu không cần gửi kèm file: Nhấn Gửi để hoàn tất.
- Nếu muốn gửi kèm file: Tích chọn Gửi kèm thông tin yêu cầu xuất vật tư.
2.4. Phê duyệt yêu cầu xuất vật tư trên AMIS Quy trình
Khi đã thiết lập luồng phê duyệt, anh/chị có thể theo dõi tiến độ ngay tại phần Chi tiết YCXVT:
- Trạng thái phê duyệt: Nằm trong mục Thông tin, hiển thị các giá trị như: Chưa gửi, Đang thực hiện, Đã hoàn thành, Đã từ chối hoặc Đã hủy.
- ID quy trình: Hiển thị đường dẫn (link) bên cạnh Trạng thái phê duyệt. Anh/chị có thể nhấn vào link này để mở tab mới và xem chi tiết luồng chạy tương ứng trên AMIS Workflow.
Chi tiết thao tác:
Bước 1: Trên AMIS Sản xuất, vào phân hệ Điều phối và thực thi\ Yêu cầu xuất vật tư
Bước 2: Mở chi tiết yêu cầu xuất vật tư, nhấn vào ID quy trình tương ứng để chuyển sang giao diện AMIS Quy trình.
Bước 3: Thực hiện phê duyệt quy trình theo các bước đã thiết lập.
Bước 4: Hệ thống tự động cập nhật Trạng thái phê duyệt trên AMIS Sản xuất = Đã hoàn thành
Lưu ý: Với những yêu cầu xuất vật tư từ Kho công ty, anh/chị nhấn Gửi sang kế toán/Gửi sang kho hoặc thiết lập tùy chọn tự động gửi các yêu cầu xuất vật tư đã phê duyệt sang kho, kế toán
