Thiết lập mẫu email

Nội dung

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn cách thiết lập mẫu email trên phần mềm AMIS Mua hàng, giúp tùy chỉnh nội dung email gửi đề nghị báo giá và đơn mua hàng dựa trên mẫu mặc định. Giúp doanh nghiệp chuẩn hóa nội dung email, tiết kiệm thời gian soạn thảo thủ công, đồng thời đảm bảo thông tin gửi tới nhà cung cấp đầy đủ, chính xác và chuyên nghiệp.

Nội dung bài viết gồm:

Hướng dẫn truy cập và thiết lập mẫu email trên hệ thống.
Cách chỉnh sửa tiêu đề và nội dung email theo nhu cầu.
Hướng dẫn sử dụng trường dữ liệu (trường trộn) trong mẫu email.
Các thao tác quản lý mẫu email: sửa, xóa, nhân bản, ngừng sử dụng, đặt lại mặc định.

2. Hướng dẫn thực hiện

Bước 1: Vào ứng dụng AMIS Mua hàng\ Nhấn vào biểu tượng bánh răng \ Chọn Thiết lập cấu hình gửi email.

Bước 2: Tại tab Mẫu email\ Chọn Thêm mẫu email.

Bước 3: Phần mềm đã cung cấp sẵn mẫu mặc định\ Có thể thực hiện đặt tên cho mẫu email\ Thiết lập lại tiêu đề và nội dung của mẫu email tùy thuộc theo nhu cầu:

Bước 4: Với thông tin dạng Text: có thể sửa lại bằng cách gõ nội dung mới hoặc xóa bỏ nội dung cũ:

Bước 5: Với thông tin dạng Trường dữ liệu (Là các thông tin tự sinh, được lấy từ hóa đơn, giấy phép sử dụng, danh mục cơ cấu tổ chức trên dữ liệu của đơn vị)\ Tại tab bên phải phần mềm hiển thị sẵn các trường dữ liệu để có thể thêm vào mẫu email:

Ví dụ: Khi cần thêm thông tin số điện thoại của người liên hệ trên email thì trỏ chuột vào vị trí mong muốn và nhập nội dung “Điện thoại liên hệ”\ Nhấn chọn trường dữ liệu <Số điện thoại người liên hệ##SĐTnguoilienhe##> để thêm trường dữ liệu này vào mẫu email.

Bước 6: Thực hiện tương tự cho phần Tiêu đề email (nếu cần).

Lưu ý: Trong quá trình sử dụng có thể sử dụng các tính năng soạn thảo văn bản thông thường như bôi đậm, in nghiêng, gạch chân,… để chỉnh sửa lại mẫu email đơn đặt hàng.

Bước 7: Nhấn Xem trước để xem trước nội dung của mẫu email vừa thiết lập.

Bước 8: Nhấn Lưu để hoàn thành.

3. Lưu ý

Vai trò nào được phân quyền Thiết lập cấu hình gửi email thì mới có quyền xem và thiết lập mẫu email.
Trường hợp muốn xóa hết các nội dung đã thiết lập và lấy lại mẫu email theo mẫu mặc định của chương trình\ Chọn chức năng Đặt về mặc định\ Nhấn Lưu.