Lập Đề nghị thanh toán theo từng lần giao hàng

Mục đích bài viết: Bài viết hướng dẫn anh/chị thực hiện lập Đề nghị thanh toán theo từng lần giao hàng để phù hợp với tiến độ thanh toán mà công ty đã thỏa thuận với Nhà cung cấp,  giảm thao tác thủ công và hạn chế sai sót khi tách thanh toán từng phần của đơn mua hàng.

Câu chuyện nghiệp vụ: Tính năng này giải quyết vấn đề khi công ty nhập hàng theo nhiều đợt từ Nhà cung cấp, với mỗi đợt cần lập Đề nghị thanh toán riêng tương ứng với giá trị thực tế của từng lần nhận hàng, thay vì cộng gộp toàn bộ đơn mua hàng.

Nội dung hướng dẫn: Bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết các bước chọn hình thức thanh toán theo đợt giao hàng, lựa chọn đợt giao hàng, xử lý ràng buộc lựa chọn và hoàn thành việc lập Đề nghị thanh toán theo từng đợt.

Bước 1: Truy cập vào chi tiết đơn mua hàng trên phần mềm/ chọn tab Đề nghị thanh toán, tạm ứng/ chọn Lập nghị thanh toán, tạm ứng. 

Bước 2: Tại giao diện chọn Loại đề nghị thanh toán, tích chọn mục Thanh toán theo đợt.

• Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các đợt giao hàng thuộc đơn mua hàng đáp ứng điều kiện (chỉ hiển thị các đơn có phát sinh đợt giao hàng).
• Tích chọn đơn hàng muốn lập đề nghị thanh toán từng đợt.
• Nhấn Xác nhận.

• Lưu ý: Phần mềm chỉ cho phép lập đề nghị thanh toán từng đợt cho những đơn hàng có cùng nhà cung cấp. Trường hợp khác nhà cung cấp phần mềm sẽ cảnh báo.

Bước 3: Phần mềm sẽ điều hướng trực tiếp sang AMIS Quy trình, đồng thời tự động điền thông tin từng đợt hàng với nội dung chi và số tiền theo từng đợt đã chọn.

• Hoàn thành các thông tin còn lại và gửi duyệt theo quy trình hiện tại.
• Khi gửi duyệt Đề nghị thanh toán, tạm ứng từ Đơn mua hàng, hệ thống tự động đẩy thông tin Đơn vị đề nghị mua sang AMIS Quy trình.

Khi lập đề nghị thanh toán, tạm ứng từ đơn mua hàng có mã công trình và gửi đi duyệt, cột Công trình trên bảng chi tiết đề nghị thanh toán được điền tự động đúng giá trị.
Sau khi hoàn tất, nhấn Gửi. 

• Lưu ý: Mỗi đơn hàng sẽ được thể hiện thông tin trên dòng riêng độc lập.

Bước 4: Sau khi thực hiện thành công, Đề nghị thanh toán, tạm ứng đã thực hiện sẽ hiển thị trên danh sách.

• Tính năng chỉ áp dụng với tối đa 20 đợt giao hàng cùng lúc, thuộc các đơn mua hàng cùng Nhà cung cấp, cùng loại tiền.
• Chỉ những đơn mua hàng đã phát sinh đợt giao hàng mới có thể thực hiện lập Đề nghị thanh toán theo đợt.