Thiết lập gợi ý, nhắc nhở thông minh các chứng từ mua hàng

Mục đích bài viết: Phần mềm AMIS Mua hàng đáp ứng tính năng Gợi ý, nhắc nhở thông minh giúp cảnh báo các chứng từ sắp hết hạn và đã quá hạn cần theo dõi,  hỗ trợ nhà quản lý kịp thời xử lý để không bỏ sót công việc, kiểm soát tiến độ mua hàng và đảm bảo tuân thủ các chứng từ đã lập.

Câu chuyện nghiệp vụ: Trong thực tế, bộ phận mua hàng thường gặp các vấn đề:

• Quên xử lý thỏa thuận sắp hết hạn/quá hạn dẫn đến bỏ lỡ ưu đãi.
• Không theo dõi kịp thời kế hoạch mua hàng không nắm được số lượng hàng hóa đã nhận đủ theo kế hoạch hay chưa.
• Đề nghị mua hàng đã lập nhưng chưa được duyệt hoặc tới hạn chưa lập chưa được duyệt làm chậm tiến độ.
• Đơn mua hàng đến hạn nhưng chưa nhận được hàng hoặc chưa nhận đủ theo số lượng đã đặt.
• Không phát hiện tồn kho dưới mức tối thiếu dẫn đến thiếu hàng, không đáp ứng đủ khi phát sinh….

Khi không có cơ chế nhắc nhở, dễ xảy ra tình trạng bị bỏ sót, gián đoạn, không nắm được thông tin và có các biện pháp xử lý kịp thời. Tính năng này sẽ cảnh báo tự động để hỗ trợ người dùng theo dõi và quản lý kịp thời.

Phạm vi đáp ứng:

• Cảnh báo thỏa thuận mua hàng sắp hết hạn.
• Cảnh báo kế hoạch mua hàng sắp hết hạn/quá hạn
• Đề nghị thanh toán, tạm ứng sắp đến Hạn thanh toán nhưng chưa được duyệt hoặc chưa được chi đủ tiền.
• Cảnh báo đơn mua hàng nhận đủ theo hạn giao hàng trước hạn/ quá hạn.
• Cảnh báo tồn kho dưới mức tối thiểu.

Nội dung hướng dẫn bao gồm:

• Cách thiết lập sử dụng tính năng trên phần mềm.
• Cách sử dụng tính năng gợi ý nhắc nhở đối.
• Các lưu ý liên quan.

2.1. Thiết lập sử dụng tính năng gợi ý nhắc nhở

Bước 1: Truy cập vào biểu tượng bánh răng thiết lập →  chọn Gợi ý, nhắc nhở thông minh.

Bước 2: Bật thiết lập nhắc nhở trước hạn/nhắc quá hạn.

• Thiết lập nhắc nhở đối với Thỏa thuận mua hàng/Kế hoạch mua hàng/Đề nghị thanh toán tạm ứng/Đơn mua hàng/Tồn kho tối thiểu theo nhu cầu doanh nghiệp.
• Khai báo thời gian muốn thiết lập nhắc nhở trước hạn và nhắc quá hạn.
• Nhấn Lưu để hoàn tất thiết lập.

 

Lưu ý: Anh chị cũng có thể thiết lập Gợi ý, nhắc nhở ngay tại thông báo.

2.2. Cách sử dụng gợi ý, nhắc nhở

Trên giao diện phần mềm, sau khi thiết lập, nếu có thỏa thuận mua hàng sắp hết hạn, cần gia hạn phần mềm sẽ hiển thị thông báo.

Bước 1: Nhấn vào các chứng từ Thỏa thuận mua hàng sắp hết hạn/quá hạn, Kế hoạch mua hàng đã quá ngày kế hoạch, Đề nghị thanh toán tạm ứng quá hạn, Đơn mua hàng, Tồn tối thiểu trên danh sách cảnh báo để xem chi tiết về các thỏa thuận mua hàng sắp hết hạn hoặc đã quá hạn.

• Xem danh sách thỏa thuận mua hàng sắp hết hạn

• Xem danh sách thỏa thuận mua hàng đã quá hạn

• Xem danh sách kế hoạch mua hàng sắp đến hạn

 

• Xem danh sách kế hoạch mua hàng đã quá hạn

• Xem danh sách đề nghị thanh toán, tạm ứng sắp đến hạn chưa xử lý xong

• Danh sách đơn mua hàng sắp đến hạn giao hàng

• Danh sách đơn mua hàng sắp đến hạn giao hàng

• Xem danh sách hàng hóa tồn kho dưới mức tối thiểu

• Trên danh sách chi tiết thỏa thuận mua hàng quá hạn hoặc sắp hết hạn anh chị có thể thực hiện chức năng:
  • Xuất khẩu Excel danh sách
  • Tìm kiếm, lọc
  • Thiết lập hiển thị phân trang

Bước 2: Anh chị có thể nhấn vào liên kết mở trực tiếp các chứng từ đó để chuyển đến màn hình chi tiết chứng từ.

• Lưu ý: Phần mềm chỉ điều hướng sang chứng từ đối với người dùng có quyền xem chứng từ.

Bước 3: Anh chị thực hiện xem kỹ thông tin về ngày hết hạn, nhà cung cấp và trạng thái để điều chỉnh cho phù hợp.

Trên giao diện hiển thị gợi ý nhắc nhở, anh chị nhấn chọn AVA lấy lại dữ liệu để cập nhật lại gợi ý nhắc nhở.

• Sau khi tắt Gợi ý thông báo, nhắc nhở người dùng có thể xem lại tại thông báo bóng đèn.
• Trường hợp không nhìn thấy thông báo, hãy liên hệ quản trị viên hệ thống để đảm bảo đã được phân quyền phù hợp.