1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn quy trình lập đơn mua hàng (Mua theo quy trình) để hoàn tất việc mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ theo đúng quy trình trên AMIS Mua hàng, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ từ khâu đề nghị đến đặt hàng và đồng bộ dữ liệu với kế toán.
Nội dung bài viết gồm:
- Điều kiện phân quyền nghiệp vụ Đề nghị báo giá.
- Các bước lập đơn mua hàng.
2. Hướng dẫn thực hiện
Lưu ý:
- Tài khoản phải được phân quyền nghiệp vụ Quy trình mua hàng\Đề nghị báo giá trên dữ liệu đang làm việc thì mới có thể thực hiện được chức năng này. Xem hướng dẫn chi tiết phân quyền cho vai trò tại đây.
- Tùy theo nhu cầu và cách thức vận hành quy trình mua hàng tại doanh nghiệp, có thể thiết lập có cần hay không cần phê duyệt Đơn mua hàng.
-
- Nếu thiết lập Có thực hiện phê duyệt Đề nghị duyệt báo giá, phần mềm chỉ hiển thị chức năng Lập đơn mua hàng với các dòng đề nghị duyệt báo giá có trạng thái Đã duyệt và chưa từng lập đơn mua hàng trước đó.
- Nếu thiết lập Không thực hiện phê duyệt Đề nghị duyệt báo giá, phần mềm chỉ hiển thị chức năng Lập đơn mua hàng với các dòng đề nghị duyệt báo giá có trạng thái Đã lập SSBG và chưa từng lập đơn mua hàng trước đó.
Lập đơn mua hàng theo quy trình
Bước 1: Trên AMIS Mua hàng\ Vào phân hệ Mua theo quy trình\ tab Đề nghị duyệt báo giá.
Bước 2: Tại danh sách Đề nghị duyệt báo giá\ Nhấn Lập ĐMH.
Hoặc Có thể vào chi tiết Bảng so sánh báo giá\ Nhấn Lập đơn mua hàng.
Lưu ý: Phần mềm tự động lấy thông tin hàng hóa từ bảng so sánh báo giá đã lập sang đơn mua hàng chi tiết. Mỗi đơn mua hàng tương ứng với một nhà cung cấp.
Bước 3: Tại tab Thông tin đơn hàng: Kiểm tra và chỉnh sửa/bổ sung thông tin đơn mua hàng (nếu có).
Bước 4: Tại tab Thông tin giao hàng: Cho phép khai báo và theo dõi từng đợt giao hàng trên đơn mua hàng.
Lưu ý: Trường hợp nhập SL cần giao trên các đợt giao hàng vượt quá số lượng đặt mua trên đơn hàng, chương trình sẽ cảnh báo:
Bước 5: Nhấn Lưu hoặc Lưu và gửi duyệt tùy theo tùy chọn có hay không thực hiện phê duyệt đơn mua hàng đã thiết lập.
Lưu ý: Tại phần Lịch sử đề nghị, có thể xem trạng thái của đơn mua hàng tương ứng gửi phê duyệt đã được duyệt hoặc đã hoàn thành hay chưa.
Bước 6: Nhấn Gửi ĐMH để gửi đơn mua hàng đến nhà cung cấp.
Bước 7: Nhấn Đẩy sang kế toán để đồng bộ đơn mua hàng sang AMIS Kế toán.
Lưu ý: Chọn chức năng In để in Đơn mua hàng nếu đơn vị có nhu cầu quản lý, lưu trữ.
Hiện tại phần mềm cũng đã đáp ứng, cho phép người dùng xem nhanh chi tiết mặt hàng trên Đơn mua hàng theo quy trình mà không cần bấm xem chi tiết, giúp tiết kiệm thời gian kiểm tra dữ liệu.
- Nhấn chọn Đơn mua hàng theo quy trình muốn xem, phần mềm sẽ hiển thị màn hình xem chi tiết bên dưới.
- Khi thực hiện lọc trên danh sách đơn mua hàng phần mềm cũng sẽ hiển thị trên màn hình chi tiết.
Sửa đơn mua hàng theo quy trình
Bước 1: Thiết lập tùy chọn cho phép sửa đơn mua hàng theo quy trình (chi tiết tại đây).
Bước 2: Sửa Đơn giá, Tỉ lệ chiết khấu, Thuế suất, Chi phí vận chuyển lắp đặt, Chi phí khác trên Đơn mua hàng sau khi đã duyệt.
- Người dùng chọn đơn mua hàng theo quy trình với trạng thái Đã lập/ Chờ duyệt/ Đã duyệt/ Từ chối.
Nhấn nút Sửa ở cuối màn hình.
- Người dùng tiến hành sửa số liệu tại các mục Đơn giá, Thành tiền, Tỉ lệ chiết khấu, Tiền chiếu khấu, Thuế suất, Tiền thuế GTGT, Chi phí vận chuyển lắp đặt, Chi phí khác. Sau khi hoàn thành các thay đổi, nhấn Lưu.
