Bài viết hướng dẫn quy trình khi tạo đơn mua hàng trên AMIS Mua hàng và đẩy chạy quy trình phê duyệt bên AMIS Quy trình, giúp nhân viên mua hàng đề xuất phê duyệt Đơn mua hàng khi đã xác định Nhà cung cấp đặt mua và các thông tin mua hàng để tiến hành đặt hàng.

Nội dung bao gồm: Thiết kế quy trình và chạy quy trình Phê duyệt đơn mua hàng trên phần mềm AMIS Quy trình.

2. Hướng dẫn thực hiện

Lưu ý: Để thực hiện thao tác này đơn vị cần sử dụng cả 2 phần mềm AMIS Quy trình và AMIS mua hàng, được kết nối với nhau. Hướng dẫn kết nối Tại đây.

2.1. Tạo quy trình Phê duyệt Đơn mua hàng

Lưu ý:

• Trước tiên, trên AMIS Quy trình, anh/chị cần thiết kế quy trình “Phê duyệt đơn mua hàng” với đầy đủ thông tin chung, các bước thực hiện và biểu mẫu phù hợp với quy định.
• Xem chi tiết hướng dẫn tự Thiết kế quy trình phê duyệt đơn mua hàng trên AMIS Quy trình tại đây.
• Có thể sử dụng mẫu “Quy trình Phê duyệt đơn mua hàng” trong thư viện mẫu, mục Tài chính – Kế toán. Chương trình đã mặc định sẵn các thiết lập cần thiết chỉ cần nhấn Sử dụng và lưu lại phát hành là có thể sử dụng ngay.

Để sử dụng nhanh Quy trình mẫu Phê duyệt Đơn mua hàng từ thư viện mẫu AMIS Quy trình thực hiện như sau:

Bước 1: Trên AMIS Quy trình\ Truy cập phân hệ Thiết kế quy trình\ Nhấn Tạo quy trình\ Chọn từ thư viện mẫu.

Bước 2: Tìm kiếm nhanh quy trình mẫu “Phê duyệt Đơn mua hàng” và di chuột vào để nhấn Sử dụng.

Bước 3: Chỉnh sửa lại thêm các thông tin cần thiết khác nếu cần, Lưu và Phát hành quy trình để chạy.

Lưu ý: Nếu muốn đồng nhất người phê duyệt/không cho phép chọn lại người phê duyệt tại quy trình phê duyệt đơn mua hàng. Tại các bước thực hiện trên thiết lập quy trình (ở AMIS Quy trình) cần chọn người được duyệt cụ thể.

2.2. Gửi đề nghị duyệt Đơn mua hàng từ AMIS Mua hàng sang AMIS Quy trình phê duyệt

Lưu ý: Người dùng phải được phân quyền chạy quy trình phê duyệt trên AMIS Quy trình. Tại đây

Bước 1: Nhân viên mua hàng lập chứng từ nghiệp vụ phát sinh Đơn mua hàng trên phần mềm AMIS Mua hàng\ Nhấn Gửi duyệt.

Bước 2: Phần mềm hiển thị lên giao diện quy trình trên AMIS Quy trình\ Chọn người duyệt trên đơn\ Bấm Gửi.

Bước 3: Nhấn xem chi tiết quy trình trên AMIS Quy trình để hệ thống tự động mở tab phần mềm mới trên AMIS Quy trình. Tại phần Lịch sử đề nghị, anh/chị có thể nhanh chóng nắm được trạng thái của yêu cầu/đề nghị tương ứng gửi phê duyệt trên AMIS Quy trình đã được duyệt hoặc đã hoàn thành hay chưa.

Bước 4: Khi quy trình được duyệt trên AMIS Quy trình sẽ tự động cập nhật về AMIS Mua hàng với  trạng thái ĐMH là “Đã duyệt“.