1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn tính năng Lập lệnh xuất kho, giúp tạo và quản lý các lệnh xuất hàng từ nhiều nguồn (trực tiếp hoặc từ đơn đặt hàng), hỗ trợ xử lý theo quy trình 1 bước hoặc nhiều bước và theo dõi tình trạng thực hiện xuất kho hiệu quả.
Nôi dung bài viết bao gồm:
- Các cách lập lệnh xuất kho.
- Quản lý và theo dõi lệnh xuất kho.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Lập lệnh xuất kho trên phần mềm
Lưu ý: Người dùng cần được phân quyền Nghiệp vụ Xuất kho\Lệnh xuất kho thì mới thực hiện được chức năng này.
2.1.1. Lệnh xuất kho 1 bước (lệnh xuất kho trực tiếp)
Bước 1: Vào phân hệ Hoạt động kho\ Xuất kho\ Tab Lệnh xuất kho\ Nhấn Thêm.
Bước 2: Chọn loại xuất kho phù hợp: Xuất kho bán hàng/Xuất kho sản xuất/Xuất kho trả lại hàng mua/Xuất kho khác.
Bước 3: Khai báo thông tin lệnh xuất kho: Kho xuất, SL yêu cầu xuất.
2.1.2. Lệnh xuất kho nhiều bước theo quy trình
Lưu ý:
- Người dùng cần tùy chọn Có thiết lập Quy trình xuất kho nhiều bước tại mục Quản lý hoạt động kho để thực hiện được chức năng này.
- Số bước trên lệnh xuất kho phụ thuộc theo thiết lập quy trình theo kho. Xem tại đây.
Bước 1: Thiết lập quy trình xuất kho nhiều bước. Tham khảo hướng dẫn tại đây.
Bước 2: Vào phân hệ Hoạt động kho\ Xuất kho\ Tab Lệnh xuất kho\ Nhấn Thêm.
Bước 3: Chọn Kho cần xuất theo quy trình đã thiết lập\ Phần mềm tự động hiển thị thêm tab Lịch sử hoạt động.
Bước 4: Khai báo đầy đủ các thông tin trên lệnh xuất kho.
Bước 5: Nhấn Hoàn thành để chuyển sang bước tiếp theo trong quy trình.
Bước 6: Chọn Người thực hiện bước tiếp theo\ Nhấn Chọn.
Bước 7: Tiếp tục thao tác tương tự cho đến bước cuối theo quy trình đã thiết lập.
Bước 8: Tại mục Lịch sử hoạt động\ Phần mềm sẽ hiển thị chi tiết người thực hiện và trạng thái lệnh xuất kho.
Lưu ý: Trong trường hợp có thiết lập Phê duyệt lệnh xuất kho, tại bước cuối cùng của lệnh xuất kho, cần Hoàn thành và gửi lệnh xuất kho tới quản lý bộ phận xác nhận/từ chối.
2.2. Lập lệnh xuất kho từ đơn đặt hàng
Bước 1: Vào phân hệ Hoạt động kho\ Xuất kho\ Tab Đơn đặt hàng\ Nhấn vào 1 Đơn đặt hàng.
Bước 2: Ở chi tiết Đơn đặt hàng\ Nhấn Lập lệnh xuất kho.
Trường hợp 1: Tất cả hàng hóa trên đơn đặt hàng cùng thuộc một kho
- Phần mềm sẽ tạo 1 Lệnh xuất kho với thông tin Kho xuất tương ứng.
- Khai báo Số lượng thực xuất trên lệnh xuất kho\ Nhấn Lưu.
Trường hợp 2: Đơn đặt hàng có hàng hóa thuộc nhiều kho khác nhau
- Phần mềm sẽ tự động tạo nhiều Lệnh xuất kho, mỗi lệnh tương ứng với một kho trên đơn đặt hàng.
- Ở thanh bên trái, mỗi kho được hiển thị ở 1 tab\ Chọn từng tab Kho để tạo lệnh xuất kho của kho đó.
- Khai báo Số lượng thực xuất trên lệnh xuất kho\ Nhấn Lưu tại từng tab để lưu lệnh xuất kho tương ứng.
2.3. Tự động sinh Lệnh xuất kho từ đơn hàng
Phần mềm tự động sinh lệnh xuất kho chi tiết theo từng kho tương ứng trên đơn đặt hàng, khi đó có 2 trường hợp:
- Trường hợp 1: Nếu tất cả các dòng hàng trên đơn đặt hàng thuộc cùng một kho: Phần mềm sẽ tạo một lệnh xuất kho với trạng thái “Chưa thực hiện”.
- Trường hợp 2: Nếu đơn đặt hàng có các mặt hàng thuộc nhiều kho khác nhau: Phần mềm sẽ tự động tạo nhiều lệnh xuất kho với trạng thái “Chưa thực hiện”, tương ứng với từng kho trên đơn hàng.
2.4. Quản lý, theo dõi lệnh xuất kho
- Tại giao diện danh sách, có thể theo dõi tình trạng thực hiện lệnh xuất kho căn cứ theo số lượng xuất thực tế so với SL yêu cầu. Bao gồm các trạng thái: Chưa thực hiện, Đang thực hiện, Đã hoàn thành.
- Phần mềm tự động sinh phiếu xuất kho bán hàng ngay sau khi lệnh xuất kho ở trạng thái Đã hoàn thành (với các lệnh xuất kho tự động sinh từ Đơn đặt hàng).
- Trên danh sách lênh nhập kho, có thể:
-
- Tra cứu lệnh nhập kho: Tìm kiếm theo từ khóa, Lọc theo thời gian, trạng thái.
- Nhấn
để lấy dữ liệu mới nhất. - Nhấn
để thiết lập ẩn/hiện các cột dữ liệu theo nhu cầu. - Nhấn
để xuất khẩu danh sách lệnh nhập kho ra file Excel. - Sửa/Xóa lệnh xuất kho.
Lưu ý: Nếu xóa lệnh xuất kho đã tạo ra các phiếu nhập kho, thì phải xóa tất cả các phiếu xuất kho đó trước mới xóa được lệnh xuất kho.
