Câu chuyện thực tế
Khách hàng là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ giáo dục, có quy mô 250 nhân sự.
Theo quy định của đơn vị, phòng HCNS xây dựng khung năng lực theo từng vị trí công việc, mỗi vị trí sẽ gồm danh sách các tiêu chí năng lực phù hợp với đặc điểm, tính chất công việc đó. Tại mỗi tiêu chí năng lực, HR sẽ mô tả chi tiết định nghĩa, thang điểm tối thiểu, tối đa tương ứng và quy tắc đánh giá với tiêu chí đó.
Sau khi xây dựng khung năng lực, phòng HCNS thực hiện xây dựng biểu mẫu đánh giá và quy tắc tính điểm đánh giá cho nhân viên tại từng bộ phận.
Sau đây là mẫu phiếu đánh giá và quy định đánh giá của đơn vị gồm: Bảng đánh giá theo tiêu chí năng lực, gồm các cột: STT, Tiêu chí năng lực, Điểm tối đa, cột nhân viên tự đánh giá, quản lý đánh giá, diễn giải.
Hàng tháng, khi đến kỳ đánh giá, HR tạo kỳ và gửi phiếu đánh giá đến nhân viên để thực hiện đánh giá theo quy trình:
Nhân viên tự đánh giá > Gửi quản lý đánh giá > Giám đốc phê duyệt.
Hướng dẫn thực hiện
Bước 1: HR thêm mẫu phiếu đánh giá
(HR chỉ cần khai báo mẫu đánh giá 1 lần khi bắt đầu sử dụng phần mềm, khi nào có thay đổi lại biểu mẫu thì mới cần chỉnh sửa lại).
Tại phân hệ Phiếu đánh giá, nhấn Thêm phiếu.
Khai báo các thông tin bao gồm:
- Thông tin chung:
- ON phương pháp mục tiêu, OFF 2 phương pháp đánh giá năng lực và báo cáo công việc;
- Khai báo các thông tin về đơn vị áp dụng và vị trí áp dụng, tên mẫu đánh giá.
- Phiếu đánh giá: Chương trình đã mặc định sẵn 1 mẫu bảng mục tiêu, HR có thể sử dụng ngay hoặc chỉnh sửa lại cho đúng theo quy định của đơn vị như sau:
- Nhấn Thiết lập sau đó tùy chỉnh thêm/bớt các cột và thiết lập các thông tin trong cột đó.
-
- Với các trường ngoài bảng, HR có thể sử dụng trường mặc định của chương trình hoặc nhấn Thêm mới trường để tự thêm mới theo mẫu.
Bước 2: Nhân viên thêm mục tiêu cá nhân
Tại AMIS Nhân viên/phân hệ Đánh giá/Mục tiêu/tab Tự đánh giá/nhấn Thêm mới.
Khai báo các thông tin của mục tiêu bao gồm:
- Tên mục tiêu: nhập mô tả mục tiêu cần thực hiện.
- Kỳ mục tiêu: Chọn tuần/tháng/quý/năm thực hiện mục tiêu.
- Ngày bắt đầu/Hạn hoàn thành: Chọn ngày bắt đầu thực hiện và thời gian hoàn thành mục tiêu (Lưu ý: Ngày bắt đầu và hạn hoàn thành phải trong cùng kỳ mục tiêu).
- Kế hoạch: nhập kế hoạch hoàn thành.
- Đơn vị đo: chọn đơn vị đo tương ứng với giá trị (Ví dụ: Mục tiêu là hoàn thành KPI thì kế hoạch có thể là 10, 100…Đơn vị đo có thể là %, triệu đồng…).
- Tỉ trọng: nhập tỉ trọng hoàn thành mục tiêu dự kiến (%).
- Người thực hiện: mặc định là nhân viên đang đăng nhập tài khoản.
Lưu ý: Trường hợp cần chia nhỏ mục tiêu cha, Anh/Chị có thể tạo các mục tiêu con bên trong mục tiêu cha như sau:
- ON “Mục tiêu con”.
- Chọn Chia nhỏ mục tiêu cha hoặc Thêm mục tiêu để thêm mục tiêu con.
Sau khi thêm xong mục tiêu, nhân viên nhấn Lưu và Gửi duyệt tới quản lý xem và phê duyệt để thực hiện.
Quản lý sẽ nhận được thông báo tại quả chuông, quản lý nhấn vào quả chuông hoặc truy cập vào tab Tôi quản lý để xem mục tiêu mà nhân viên gửi tới. Quản lý có thể chỉnh sửa lại mục tiêu của nhân viên cho phù hợp và duyệt mục tiêu để nhân viên nhận được thông báo, đảm bảo thực hiện các công việc trong tháng đạt mục tiêu đã được giao.
Bước 3: Thực hiện đánh giá
3.1 Nhân viên tự đánh giá
Cuối tháng, khi đến kỳ đánh giá, HR sẽ tạo kỳ đánh giá và gửi đến nhân viên để đánh giá năng suất của nhân viên theo mục tiêu đã được giao từ đầu kỳ như sau:
- Tại app Nhân viên, nhân viên sẽ nhận được thông báo tại quả chuông. Nhân viên nhấn vào thông báo hoặc truy cập vào phân hệ Đánh giá/tab Tự đánh giá, chọn kỳ đánh giá để xem các kỳ đánh giá mà mình cần thực hiện.
- Tại chi tiết kỳ đánh giá, nhân viên thực hiện điền các thông tin trên mẫu đánh giá, phần mềm sẽ tự động tính toán điểm tổng của bước tự đánh giá. Sau đó nhân viên nhấn Gửi để quản lý xem thông tin và tiếp tục quy trình đánh giá.
3.2 Quản lý đánh giá
Tại tab Đánh giá nhân viên, quản lý chọn kỳ đánh giá và thực hiện điền các thông tin trong phiếu, sau đó gửi đến người duyệt ở bước tiếp theo.
3.3 Phê duyệt
Giám đốc truy cập vào tab Phê duyệt và nhấn vào chi tiết kỳ đánh giá. Giám đốc có thể lựa chọn phê duyệt hàng loạt bằng cách tích chọn hoặc có thể duyệt từng nhân viên tại chi tiết phiếu của nhân viên đó.
