1. Tổng quan
Tính năng này giúp người dùng thực hiện nghiệp vụ ghi nhận việc hoàn trả các tài sản đang đi thuê (máy móc, thiết bị, phương tiện…) cho bên cho thuê khi hết hạn hợp đồng hoặc trả trước hạn. Việc lập biên bản trả lại tài sản giúp lưu trữ căn cứ pháp lý, cập nhật chính xác tình trạng tài sản trên hệ thống và tự động hóa việc quản lý lịch sử sử dụng.
Nội dung bài viết bao gồm:
- Hướng dẫn trả lại một tài sản đi thuê.
- Hướng dẫn trả lại nhiều tài sản cùng lúc (hàng loạt).
- Các lưu ý về trạng thái tài sản sau khi trả.
Đối tượng áp dụng: Người quản lý tài sản, nhân viên phụ trách quản lý thiết bị/tài sản thuê.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1 Trả lại một tài sản đi thuê
Bước 1: Chọn chức năng trả tài sản
- Tại Danh sách tài sản\ Tài sản đi thuê\ tìm đến dòng tài sản cần trả.
- Nhấn Trả lại tài sản đi thuê.
Bước 2: Nhập thông tin biên bản trả tài sản
- Tại form trả tài sản, kiểm tra các thông tin chung (Mã tài sản, Tên tài sản, Hợp đồng thuê, Bên cho thuê…).
- Nhập Số biên bản (hệ thống tự sinh mặc định, có thể chỉnh sửa nếu cần).
- Nhập Ngày trả tài sản (mặc định là ngày hiện tại).
- Chọn Người thực hiện (mặc định là người đang đăng nhập).
- Nhập Ghi chú hoặc Giá trị đền bù (nếu có).
- Nhấn Lưu để hoàn tất.
2.2 Trả lại nhiều tài sản cùng lúc (hàng loạt)
Trong trường hợp cần trả nhiều tài sản cho cùng một bên cho thuê, thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn danh sách tài sản cần trả
- Tại Danh sách tài sản, tích chọn các tài sản cần trả\ nhấn Trả lại tài sản đi thuê.
Lưu ý: Nếu có tài sản không thỏa mãn điều kiện (không phải tài sản thuê hoặc đã trả trước đó), hệ thống sẽ hiển thị thông báo cảnh báo. Chọn Có để tiếp tục thực hiện với các tài sản hợp lệ còn lại.
Bước 2: Thiết lập thông tin trả hàng loạt
- Nhập Số biên bản chung cho cả đợt trả.
- Nhập Ngày trả tài sản và chọn Người thực hiện.
- Tại bảng danh sách tài sản bên dưới, có thể nhập thêm Ghi chú hoặc Giá trị đền bù riêng biệt cho từng tài sản nếu cần.
- Nhấn Lưu để hoàn tất quy trình.
3. Lưu ý
- Chỉ những tài sản có tình trạng khác “Đã trả tài sản đi thuê” mới có thể thực hiện chức năng này.
- Sau khi trả thành công, hệ thống sẽ tự động cập nhật tình trạng tài sản. Ví dụ: Nếu tài sản đang trong tình trạng “Mất” hoặc “Hỏng“, hệ thống sẽ tự động ẩn tài sản khỏi các danh mục tương ứng để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.
- Các tài sản đã có tình trạng “Đã trả tài sản đi thuê” sẽ không được đưa vào danh sách kiểm kê hoặc kiểm đếm định kỳ.