Thiết lập tự động gửi email cho nhân viên khi báo mất, hỏng tài sản tài sản

Mục lục

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn Anh/Chị nắm được tổng thể cách thiết lập chức năng gửi email tự động cho nhân viên, cán bộ quản lý và các bộ phận liên quan khi phát sinh các nghiệp vụ như cấp phát, thu hồi, báo hỏng, báo mất tài sản. Việc này giúp đơn vị quản lý tài sản hiệu quả, kịp thời và minh bạch hơn.
Nội dung bài viết gồm:

Hướng dẫn thiết lập gửi email tự động trên hệ thống
Quy tắc gửi email và đối tượng nhận
Lưu ý về trạng thái sử dụng và ưu tiên email

2. Các bước thực hiện

Bước 1: Vào Hệ thống\Thiết lập hệ thống\Tùy chọn

Bước 2: Tại mục Khác

Tích Trạng thái Sử dụng tại mục Gửi email cho cán bộ quản lý tài sản khi nhân viên đề nghị cấp phát, thu hồi, báo hỏng, báo mất

Nhấn vào chức năng Thiết lập để thiết lập cho phép thêm người dùng nhận email khi phát sinh nghiệp vụ:
Nhấn Chọn nhanh để thiết lập thêm người dùng nhận email:

Bước 3: Chọn Đơn vị quản lý, sau đó nhấn Đồng ý

Bước 4: Điền thông tin email nhận sau đó nhấn Lưu để lưu thông tin thiết lập trên chương trình

3. Lưu ý

Các tùy chọn này đang được ngầm tích chọn Ngừng sử dụng.

Khi tích chọn 2 tùy chọn này sang trạng thái Sử dụng, chương trình sẽ tự động gửi email cho nhân viên, cán bộ quản lý tài sản và các bộ phận liên quan khi thực hiện các nghiệp vụ cấp phát, thu hồi, điều chuyển, báo hỏng, báo mất,…
- Email gửi đi ưu tiên theo thứ tự: Mail ứng dụng -> Mail hệ thống -> [email protected]
- Người nhận: Lấy email công ty trên AMIS Platform. Nếu không có thì lấy email liên hệ đã được thiết lập, nếu không có email liên hệ thì lấy email đăng nhập.
- Đối với các nghiệp vụ thực hiện trên AMIS Tài sản: chương trình sẽ tự động gửi email cho:
  - Nhân viên sử dụng tài sản (trường hợp cấp phát tài sản cho nhân viên).
  - Phòng ban sử dụng tài sản (trường hợp cấp phát tài sản cho phòng ban).
- Đối với các nghiệp vụ thực hiện trên AMIS Nhân viên: chương trình sẽ tự động gửi email cho nhân viên lập yêu cầu:
  - Nhân viên lập yêu cầu báo hỏng tài sản.
  - Nhân viên lập yêu cầu báo mất tài sản.
  - Nhân viên lập đề nghị thu hồi tài sản.
  - Nhân viên lập yêu cầu, người duyệt/từ chối đề nghị cấp phát.
Thời gian gửi email: Ngay khi hoàn tất việc thực hiện nghiệp vụ trên chương trình.