1. Tổng quan
Hướng dẫn này giúp anh/chị thực hiện nghiệp vụ thay đổi đơn vị quản lý và người quản lý cho linh kiện khi có sự bàn giao giữa các đơn vị. Việc này đảm bảo dữ liệu linh kiện, tài sản đang lắp và các báo cáo liên quan luôn phản ánh chính xác thực tế quản lý mà không làm ảnh hưởng đến các thông tin khác như vị trí hay người sử dụng.
Nội dung chính bao gồm:
- Điều chuyển đơn vị quản lý cho một linh kiện đơn lẻ.
- Điều chuyển đơn vị quản lý hàng loạt nhiều linh kiện.
Đối tượng áp dụng: Nhân viên quản lý tài sản/linh kiện.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Điều chuyển đơn vị quản lý một linh kiện
Để thực hiện điều chuyển cho một linh kiện cụ thể, anh/chị thực hiện các bước sau:
Bước 1: Mở form điều chuyển
Tại Danh sách linh kiện hoặc Form xem chi tiết linh kiện\ nhấn Điều chuyển đơn vị quản lý (Lưu ý: Chỉ những linh kiện có tình trạng Tồn kho hoặc Lắp vào tài sản mới có thể thực hiện điều chuyển đơn vị quản lý).
Bước 2: Nhập thông tin điều chuyển
Tại form hiện ra, anh/chị thực hiện:
- Kiểm tra các thông tin linh kiện hiển thị (Mã, tên, tình trạng, tài sản đang lắp…).
- Nhập Số biên bản (hệ thống tự sinh nhưng anh/chị có thể chỉnh sửa).
- Chọn Ngày điều chuyển (mặc định là ngày hiện tại).
- Nhập Lý do điều chuyển và Ghi chú (nếu có).
- Tại mục Đơn vị quản lý đến, chọn Đơn vị quản lý đến.
Bước 3: Hoàn tất điều chuyển
Nhấn Lưu để hoàn tất quy trình. Hệ thống sẽ cập nhật đơn vị quản lý mới và ghi nhận lịch sử vào mục Quá trình sử dụng.
2.2. Điều chuyển đơn vị quản lý hàng loạt linh kiện
Để điều chuyển nhiều linh kiện cùng lúc, anh/chị thực hiện các bước sau:
Bước 1: Thực hiện chọn hàng loạt
Tại Danh sách linh kiện\ tích chọn các linh kiện cần chuyển\ nhấn Điều chuyển đơn vị quản lý.
Lưu ý: Nếu có linh kiện không thuộc tình trạng Tồn kho hoặc Lắp vào tài sản, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo để anh/chị xác nhận tiếp tục hoặc dừng lại.
Bước 2: Thiết lập thông tin điều chuyển hàng loạt
Tại form điều chuyển hàng loạt, anh/chị thực hiện:
- Tại mục Thông tin đơn vị quản lý, chọn Đơn vị quản lý nguồn (đơn vị hiện tại của các linh kiện).
- Tại mục Thông tin chung, nhập Số biên bản và chọn Ngày điều chuyển.
- Tại mục Thông tin điều chuyển đến, chọn Đơn vị quản lý đến.
- Nếu muốn thêm linh kiện, anh/chị nhấn Chọn nhanh để bổ sung từ danh sách phù hợp.
Bước 3: Hoàn tất điều chuyển
Nhấn Lưu để hệ thống xử lý điều chuyển cho toàn bộ danh sách.