3. Công nghệ thông tin

Mục lục

1. Đặc điểm doanh nghiệp:

Lĩnh vực: Sản xuất và kinh doanh phần mềm máy tính.
Quy mô: Số lượng nhân sự lớn, hầu hết có trình độ cao và được chia thành 3 bộ phận chính.
- Khối kinh doanh: chủ yếu được cấp và sử dụng các thiết bị là đồ dùng văn phòng, máy tính cá nhân phục vụ công việc.
- Khối backoffice: chủ yếu được cấp và sử dụng các thiết bị đồ dùng văn phòng phục vụ công việc.
- Khối develop: bao gồm các nhân sự chuyên trách hoạt động sản xuất phần mềm. Tài sản sử dụng chủ yếu là các thiết bị máy tính, server, điện thoại,…

2. Tài sản cần quản lý:

Máy tính:
- Đặc điểm:
  - Là loại tài sản chiếm tỷ trọng lớn trong doanh nghiệp cả về số lượng lẫn giá trị. Mỗi máy tính thường có số serial/số imei duy nhất để quản lý cũng như theo dõi bảo hành với nhà cung cấp.
  - Theo dõi chi tiết theo cấu hình máy qua các thông số Ram, chip, ổ cứng,… Tùy vào ví trí, mục đích sử dụng mà cán bộ Quản lý tài sản sẽ cấp phát máy tính có cấu hình phù hợp.
  - Đi theo máy tính thường có các bộ phận, linh kiện có thể nâng cấp, thay thế khi hỏng hóc hoặc tháo rời để lắp cho máy khác khi cần như: RAM, CPU, Ổ cứng, card màn hình,…
- Đối tượng sử dụng: Hầu hết tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp. Tùy vào vị trí, vai trò mà có thể cấp cho các máy tính ở các cấu hình khác nhau phù hợp với mục đích công việc.
- Nhu cầu quản lý:
  - Quản lý chi tiết được cấu hình máy theo các thông số cụ thể tùy vào nhu cầu phân nhóm của từng doanh nghiệp.
  - Quản lý được chi tiết danh sách linh kiện có trong từng máy tính. Kiểm tra, theo dõi được sự thay đổi của các linh kiện khi phát sinh các tình huống. :
    - Nâng cấp, thay thế linh kiện.
    - Kiểm kê tài sản.
    - Quản lý tồn kho linh kiện trong trường hợp mua linh kiện về hoặc tháo dỡ linh kiện từ máy tính về lưu kho sử dụng sau.
Bản quyền phần mềm và các tài liệu có giá trị:
- Đặc điểm:
  - Do đặc thù hoạt động, doanh nghiệp Công nghệ thông tin thường sở hữu một số lượng lớn các bản quyền, tài khoản phần mềm phục vụ cho hoạt động sản xuất phần mềm và các tài liệu kinh doanh, tài liệu sở hữ trí tuệ khác.
    - Các phần mềm saas thường có hạn sử dụng cụ thể nên cần theo dõi, gia hạn để tiếp tục sử dụng.
    - Cần quản lý thêm một số thông tin đặc thù: Tài khoản sử dụng, đường dẫn, vị trí lưu trữ,…
    - Quản lý gắn liền hoặc độc lập với thiết bị.
- Nhu cầu quản lý tài sản:
  - Quản lý thông tin:
    - Quản lý thêm một số thông tin đặc thù: Tài khoản sừ dụng, đường dẫn, vị trí lưu trữ,…
    - Quản lý gắn liền hoặc độc lập với thiết bị.
  - Bảo dưỡng: Theo dõi hạn sử dụng để gia hạn bản quyền phần mềm.

3. Các khó khăn đơn vị gặp phải và giải pháp đáp ứng trên AMIS Tài sản:

3.1. Theo dõi, phân nhóm cấu hình máy tính dựa vào các chỉ tiêu khác nhau:

Khó khăn: Nhằm tiết kiệm chi phí đầu tư, doanh nghiệp thường mua máy tính theo nhiều cấu hình khác nhau sau đó cấp phát cho các bộ phận sử dụng phù hợp. Các thông tin cấu hình này thường là các thông tin đặc thù của máy tính, không sử dụng chung cho các tài sản khác. Danh sách các thông tin cấu hình này cũng có thể khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu của từng doanh nghiệp.
Trên AMIS Tài sản: Người dùng có thể:
- Thực hiện thiết lập các trường thông tin khác cho loại tài sản máy tính.
- Khi khai báo máy tính: Khai báo chi tiết cấu hình theo các thông tin đã thiết lập.
- Khi thực hiện các nghiệp vụ: cho phép lọc để tìm kiếm tài sản đúng theo cấu hình đã khai báo.

3.2. Quản lý linh kiện:

Khó khăn: Không theo dõi được máy tính có những linh kiện nào nên khi nâng cấp, sửa chữa, thu hồi phải mất thời gian tháo máy tính ra để kiểm tra. Khi kiểm kê không biết trong máy tính có bao nhiêu linh kiện và nếu có ai lấy một linh kiện nào đó trong máy tính thì cũng không nắm được.
Trên AMIS Tài sản: Người dùng có thể nhập liệu để theo dõi chi tiết danh sách linh kiện của từng máy tính. Tùy thuộc vào nhu cầu có thể chỉ cần quản lý, theo dõi số lượng linh kiện theo từng loại hoặc đánh mã, theo dõi chi tiết theo từng mã linh kiện.