1. Tổng quan
Tính năng này cho phép người dùng chủ động kiểm soát việc hệ thống tự động sinh số biên bản hoặc để trống để tự nhập thủ công khi thực hiện các nghiệp vụ cấp phát và thu hồi tài sản. Việc thiết lập này giúp đơn vị linh hoạt hơn trong việc tuân thủ các quy trình quản lý số văn bản riêng biệt của nội bộ.
Nội dung hướng dẫn bao gồm:
- Cách thiết lập tùy chọn tự động sinh số biên bản cho nghiệp vụ Cấp phát.
- Cách thiết lập tùy chọn tự động sinh số biên bản cho nghiệp vụ Thu hồi.
- Lưu ý khi sử dụng và sửa quy tắc
Đối tượng áp dụng: Người quản trị hệ thống (có quyền Sửa tại mục Phân quyền hệ thống – Tùy chọn).
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Thiết lập cho nghiệp vụ Cấp phát
Bước 1: Trên thanh menu bên trái, chọn Hệ thống → Tùy chọn
Bước 2: Chọn mục Tự động sinh số biên bản khi tạo phiếu nghiệp vụ, nhấn Sửa.
Bước 3: Tại mục Cấp phát:
- Chọn (tick) vào ô Sử dụng nếu muốn hệ thống tự động sinh số biên bản theo quy tắc hiện tại.
- Bỏ chọn (uncheck) ô Sử dụng nếu muốn hệ thống để trống số biên bản để anh/chị tự nhập thủ công khi tạo phiếu.
Bước 4: Nhấn Lưu để hoàn tất.
2.2. Thiết lập cho nghiệp vụ Thu hồi
Bước 1: Trên thanh menu bên trái, chọn Hệ thống → Tùy chọn
Bước 2: Chọn mục Tự động sinh số biên bản khi tạo phiếu nghiệp vụ, nhấn Sửa.
Bước 3: Tại mục Thu hồi:
- Chọn (tick) vào ô Sử dụng nếu muốn hệ thống tự động sinh số biên bản theo quy tắc hiện tại.
- Bỏ chọn (uncheck) ô Sử dụng nếu muốn hệ thống để trống số biên bản để anh/chị tự nhập thủ công khi tạo phiếu.
Bước 4: Nhấn Lưu để hoàn tất.
3. Lưu ý
- Quy tắc đánh số biên bản tự động, cho phép hệ thống tự sinh số tiếp theo dựa vào số biên bản đã nhập trước đó.
- Nếu muốn thay đổi quy tắc đánh số biên bản, ở lần tạo biên bản gần nhất, thực hiện nhập tay số biên bản mới (Tiền tố, hậu tố, phần số,…). Các lần tiếp theo, hệ thống sẽ tự động tăng phần số ở cuối mã dựa theo số biên bản vừa nhập.
