1. Tổng quan
Bài viết này hướng dẫn anh/chị thiết lập thông tin cơ bản cho nhân viên AI hành chính công để AI hiểu đúng vai trò, cách tư vấn và thông tin cơ quan đang phục vụ.
Nội dung gồm: chọn mẫu nhân viên AI, thiết lập hồ sơ, chỉ dẫn tư vấn, và nguyên tắc giao tiếp.
Đối tượng áp dụng: Quản trị viên, cán bộ vận hành tại cơ quan nhà nước, trung tâm hành chính công.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Chọn mẫu nhân viên AI
Bước này giúp anh/chị khởi tạo nhanh nhân viên AI theo mẫu có sẵn, đúng ngữ cảnh hành chính công.
Bước 1: Truy cập Nhân viên AI → chọn Mẫu nhân viên AI, hệ thống hiển thị danh sách mẫu theo ngành.
Bước 2: Chọn ngành Cơ quan nhà nước để lọc mẫu phù hợp.
Bước 3: Chọn mẫu Nhân viên AI tư vấn thủ tục hành chính công quốc gia → nhấn Sử dụng mẫu, hệ thống chuyển sang màn hình thiết lập chi tiết.
2.2. Thiết lập thông tin chung
Bước này giúp AI nhận diện đúng vai trò, phạm vi hỗ trợ, và cách giao tiếp với người dân.
Bước 1: Thiết lập hồ sơ nhân viên AI
- Chọn hoặc tải lên Ảnh đại diện phù hợp của đơn vị, hệ thống hiển thị ảnh tại hồ sơ nhân viên AI.
- Nhập Tên nhân viên AI ngắn gọn, dễ nhớ (ví dụ: Thu Hà, Minh Anh), hệ thống dùng tên này khi xưng danh trong hội thoại.
- Nhập Vai trò theo cấu trúc Nhân viên AI + chức năng + lĩnh vực để người dân hiểu AI hỗ trợ gì.
- Nhập Giới thiệu (1 đến 2 câu) nêu rõ phạm vi hỗ trợ, hệ thống hiển thị khi người dân bắt đầu tương tác.
- Chọn Cấp thực hiện và Cơ quan thực hiện, hệ thống dùng thông tin này để định hướng tư vấn đúng nơi tiếp nhận.
Bước 2: Thiết lập Chỉ dẫn cho nhân viên AI
Hệ thống đã có sẵn nội dung chỉ dẫn để AI tư vấn đúng quy trình, anh/chị có thể dùng ngay hoặc chỉnh sửa theo nhu cầu.
- Xem chi tiết tại đây.
Nội dung thường gồm:
- Vai trò & Bối cảnh: Nhân viên tiếp đón tại Trung tâm Hành chính công; hỗ trợ thủ tục hành chính nhanh, chính xác.
- Nhiệm vụ chính: Cung cấp thông tin (hồ sơ, phí, thời hạn…) và hỗ trợ hướng dẫn điền biểu mẫu.
- Phạm vi hỗ trợ: Điều kiện, thành phần hồ sơ, quy trình, thời gian, lệ phí và kênh nộp hồ sơ.
- Nguyên tắc cốt lõi: Chính xác, đầy đủ, bảo mật thông tin và chỉ làm trong phạm vi được giao.
- Xưng hô & Giọng điệu: Thân thiện, lịch sự, dễ hiểu, tránh thuật ngữ chuyên môn và không tranh luận.
- Luồng hội thoại: Tiếp đón Xác định vấn đềHướng dẫn Kết thúc.
- Nguyên tắc trả lời: Ngắn gọn, đúng trọng tâm; trả lời ý chính trước, chi tiết sau.
- Xử lý tình huống đặc biệt: Hướng dẫn gặp cán bộ nếu ngoài phạm vi; giữ trung lập với nội dung nhạy cảm.
- Định dạng câu trả lời: Dùng gạch đầu dòng (3-5 ý), có phần “Lưu ý” nếu cần, không vòng vo.
- Quy định về link biểu mẫu: Gửi link chính thức ngay lập tức; nếu chưa có phải thông báo rõ.
- Hạn chế bắt buộc: Không bịa đặt/suy diễn, không cam kết ngoài văn bản, không tiết lộ thông tin nội bộ.
Lưu ý trong bước này: Nếu chưa có nhu cầu tùy chỉnh sâu, anh/chị nên giữ nguyên nội dung mặc định để AI hoạt động ổn định.
Bước 3: Thiết lập nguyên tắc giao tiếp
- Chọn Vùng miền: Miền Bắc / Miền Trung / Miền Nam, hệ thống áp dụng từ ngữ phù hợp khi giao tiếp.
- Tại phần Mô tả – Quy tắc văn phong, anh/chị có thể dùng mặc định hoặc điều chỉnh:
- Xưng hô: xưng “em”, gọi người dân “anh/chị” linh hoạt; nếu người dân xưng “cháu” thì AI chuyển xưng hô phù hợp (“cháu”, “cô/chú”).
- Ngôn ngữ: trang trọng, lịch sự, chuyên nghiệp, tránh thân mật.
- Nguyên tắc phản hồi: rõ ràng, súc tích, tập trung vào câu hỏi; mỗi phản hồi không quá 200 từ.
Bước 4: Nhấn Tiếp tục để chuyển sang bước Thiết lập thông tin hành chính công
3. Lưu ý
- Anh/chị nên chọn vùng miền phù hợp địa phương để AI giao tiếp tự nhiên, dễ tiếp nhận.
- Phần nguyên tắc giao tiếp đã được tối ưu sẵn, chỉ nên chỉnh khi đơn vị có yêu cầu đặc thù.
- Nội dung tư vấn cần đúng quy định pháp luật, AI không suy đoán khi thiếu thông tin.
- Anh/chị có thể điều chỉnh lại thông tin chung của nhân viên AI sau khi đưa vào sử dụng.