1. Tổng quan
Bài viết này hướng dẫn anh/chị bổ sung dữ liệu thủ tục hành chính và văn bản pháp luật để nhân viên AI có đủ cơ sở trả lời các câu hỏi phổ biến của người dân. Anh/chị có thể thiết lập dữ liệu theo 2 cách: đồng bộ tự động từ Cổng Dịch vụ công (khuyến nghị) hoặc thêm thủ công từ tệp, liên kết, nội dung trực tiếp, YouTube, Google Drive.
Đối tượng áp dụng: Quản trị viên, cán bộ vận hành hệ thống AI tại cơ quan nhà nước, trung tâm hành chính công.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Thêm dữ liệu thủ tục hành chính
Tại bước Thêm thủ tục hành chính công, hệ thống hỗ trợ nhiều phương thức để anh/chị lựa chọn theo nguồn dữ liệu hiện có:
- Thêm từ DVC Quốc gia / Bộ Công an: Dữ liệu chuẩn, đầy đủ, nên ưu tiên dùng trước.
- Thêm từ Thư mục: Dùng khi đã có sẵn tài liệu được phân loại theo lĩnh vực.
- Thêm từ Tệp dữ liệu: Dùng khi cần bổ sung tài liệu riêng (PDF/Word/Excel…).
- Thêm từ Liên kết: Dùng khi tài liệu đã có trên website/cổng thông tin.
- Thêm từ Google Drive / YouTube: Dùng khi tài liệu nằm trên Drive hoặc là video hướng dẫn.
- Thêm nội dung trực tiếp: Dùng khi cần nhập nhanh FAQ hoặc quy định ngắn.
2.1.1. Đồng bộ từ Cổng DVC (khuyến nghị)
Bước 1: Chọn Thêm từ DVC, hệ thống hiển thị tùy chọn đồng bộ.
Bước 2: Nhấn Đồng bộ, hệ thống tự động tải danh sách thủ tục từ:
- Cổng DVC Quốc gia
- Cổng DVC Bộ Công an
Bước 3: Kiểm tra kết quả đồng bộ, hệ thống hiển thị danh sách tài liệu và tự phân loại theo lĩnh vực (ví dụ: y tế, đất đai, hộ tịch, kinh doanh…).
Bước 4: Tại mỗi tài liệu đã đồng bộ/tải lên, anh/chị có thể thao tác Xem, Tải xuống để quản lý dữ liệu.
2.1.2. Thêm từ tệp dữ liệu
Bước 1: Nhấn Thêm Tệp, hệ thống hiển thị giao diện tải tệp.
Bước 2: Tải file lên (ví dụ: pdf, docx, excel…) bằng cách chọn tệp hoặc kéo thả.
Bước 3: Nhấn Lưu, hệ thống nạp tài liệu vào danh sách dữ liệu để AI sử dụng.
2.1.3. Thêm từ liên kết
Bước 1: Tại ô Liên kết, anh/chị dán đường link tài liệu → nhấn Lưu, hệ thống chuyển sang màn hình chọn nội dung cần thu thập.
Bước 2: Tích chọn các trang cần AI sử dụng hoặc chọn Chọn tất cả để lấy toàn bộ nội dung.
Bước 3: Tại Thời gian đồng bộ, anh/chị nên chọn Hàng ngày để nội dung được cập nhật thường xuyên.
Bước 4: Nhấn Lưu, hệ thống hoàn tất thêm liên kết và thiết lập đồng bộ.
2.1.4. Thêm nội dung trực tiếp
Bước 1: Nhập Tiêu đề để phân loại nội dung.
Bước 2: Nhập Nội dung chi tiết (ví dụ: FAQ, quy định ngắn, hướng dẫn theo bước).
Bước 3: Nhấn Lưu, hệ thống ghi nhận nội dung để AI tra cứu khi tư vấn.
2.1.5. YouTube (Thêm video)
Bước 1: Tại ô Liên kết, dán link YouTube.
Bước 2: Nhấn Lưu, hệ thống thêm video vào nguồn dữ liệu để AI sử dụng khi tư vấn.
2.1.6. Google Drive (Lấy tài liệu từ Drive)
Bước 1: Nhấn Kết nối Google Drive, hệ thống yêu cầu đăng nhập tài khoản Google Drive chứa tài liệu.
Bước 2: Nếu hiển thị cảnh báo “Google chưa xác minh ứng dụng”:
- Nhấn Nâng cao
- Nhấn Đi tới misa.vn để tiếp tục
Bước 3: Cấp quyền để hệ thống truy cập Drive, sau đó chọn file hoặc thư mục cần lấy.
Bước 4: Tại Thời gian đồng bộ, anh/chị nên chọn Hàng ngày để nội dung được cập nhật thường xuyên.
Bước 5: Nhấn Xác nhận, hệ thống nạp tài liệu từ Drive vào danh sách dữ liệu.
2.2. Hoàn tất
Bước 1: Kiểm tra lại danh sách dữ liệu đã đồng bộ/tải lên/thêm mới.
Bước 2: Nhấn Tiếp tục, hệ thống chuyển sang bước Thêm thông tin hành chính công và địa phương.
3. Lưu ý
- Anh/chị nên đồng bộ từ Cổng DVC trước để có dữ liệu chuẩn và đồng nhất, sau đó mới bổ sung dữ liệu đặc thù của địa phương/đơn vị.
- Với dữ liệu từ Liên kết và Google Drive, nếu cần cập nhật thường xuyên, anh/chị nên đặt Thời gian đồng bộ = Hàng ngày.
- Về bảo mật Google Drive: nếu không có nhu cầu dùng thường xuyên, anh/chị nên đăng xuất Drive sau khi tải, lưu ý rằng tự động đồng bộ sẽ tạm dừng khi đăng xuất.
- Anh/chị có thể cập nhật dữ liệu ngay cả sau khi nhân viên AI đã phát hành để cải thiện chất lượng tư vấn.