1. Mục đích
Hướng dẫn người dùng tự thực hiện gia hạn chữ ký số USB Token khi chứng thư đã hết hạn và không thay đổi thông tin (Đăng ký kinh doanh, CCCD người đại diện, số điện thoại, email,…).
Giúp người dùng chủ động gia hạn, tiết kiệm thời gian và tối ưu quy trình, không cần nhân viên kinh doanh hỗ trợ.
2. Các lưu ý trước khi gia hạn
- Điều kiện tiên quyết: Cắm USB trong suốt quá trình sử dụng, máy tính có kết nối Internet ổn định và nhớ chính xác Mã PIN của Token.
- Phạm vi áp dụng: Chữ ký số Tổ chức, Cá nhân,Cá nhân thuộc tổ chức (Người đại diện) thực hiện theo luồng này. Còn các loại CTS khác, vui lòng liên hệ MISA để gia hạn.
3. Hướng dẫn thực hiện
Quy trình gia hạn bao gồm 4 bước chính. Vui lòng thực hiện tuần tự.
3.1. Đặt hàng và thanh toán
Để bắt đầu, Anh chị cần đặt hàng và thanh toán gói gia hạn.
- Cắm USB Token vào máy tính.
- Mở phần mềm MISA eSign Token Manager (từ biểu tượng eSign ở góc phải màn hình).
- Trong tab Chứng thư, nhấn nút Gia hạn.
- Hệ thống sẽ chuyển đến trang MISA Store. Tại đây, Anh/ chị chọn gói gia hạn phù hợp, kiểm tra thông tin đơn hàng và hoàn tất việc thanh toán.
3.2. Nộp hồ sơ gia hạn
Sau khi thanh toán thành công, Anh chị cần nộp hồ sơ (ký đơn đề nghị) để MISA thẩm định theo quy định của Bộ thông tin. Có thể thực hiện theo một trong các cách sau:
3.2.1. Nhấn Nộp hồ sơ gia hạn
Cách 1: Thực hiện trên MISA eSign Token Manager (Khuyên dùng)
( Đây là cách nhanh nhất vì Anh chị đang mở sẵn phần mềm)
- Sau khi thanh toán xong, tại giao diện MISA eSign Token Manager hiển thị trên màn hình, Anh chị nhấn vào nút Nộp hồ sơ gia hạn. (Lưu ý: Nếu không thấy nút này, nhấn “Cập nhật phần mềm” rồi kiểm tra lại).
Cách 2: Thực hiện trên Email xác nhận
- Sau khi thanh toán thành công (ở mục 3.1), MISA sẽ gửi một email “Hướng dẫn gia hạn chứng thư số” đến Anh chị.
- Mở email và nhấn vào nút Nộp hồ sơ gia hạn. [Hình ảnh: Giao diện email, khoanh đỏ nút “Nộp hồ sơ gia hạn”]
3.2.2. Xác nhận thông tin gia hạn
- Một màn hình “Xác nhận thông tin gia hạn” sẽ hiển thị.
- Bạn kiểm tra kỹ các thông tin của mình. Vì chúng ta đang ở trường hợp không thay đổi thông tin, bạn chỉ cần xác nhận.
- Nhấn Xác nhận ở góc phải màn hình.
- Trên màn hình Hệ thống hiển thị Đơn đề nghị , anh chị kiểm tra kỹ lại thông tin.
- Nhấn nút Tiếp tục để thực hiện bước tiếp theo nếu đơn đề nghị đã đúng thông tin.
3.2.3. Ký đơn đề nghị gia hạn và Gửi yêu cầu gia hạn.
Với chữ ký số đã hết hạn, không ký được đơn đề nghị gia hạn trực tiếp bằng chữ ký số hiện tại đang cần gia hạn của Doanh nghiệp.
Trên màn hình hiển thị 2 Cách thức ký đơn đề nghị gia hạn:
Cách 1: Ký điện tử EKYC (Khuyến khích thực hiện)
(Hình thức này được sử dụng khi Tổ chức, Hoặc Người đại diện pháp luật/Người sở hữu CTS không có CKS nào khác)
- Tích chọn vào hình thức ký điện tử eKYC.
- Nhập email nhận Mã QR code (email của Người đại diện pháp luật/Người sở hữu chứng thư hoặc người đang thực hiện đẩy hồ sơ gia hạn ).
- Nhấn Gửi ký.
Hướng dẫn Người đại diện/ chủ sở hữu chứng thư xác thực EKYC:
Sau khi gửi ký hệ thống MISA gửi 1 đường link gắn mã QR code: Qua email đã điền hoặc ngay trên màn hình “Sao chép liên kết”.
Người đại diện pháp luật thực hiện Xác thực EKYC bằng cách:
Bước 1: Mở Zalo/ hoặc Camera điện thoại thực hiện quét mã QR code nhận được qua emial hoặc link liên kết.
Bước 2: Chụp ảnh CCCD 2 mặt của người đại diện.
Bước 3: Quay xác thực khuôn mặt người đại diện theo chỉ dẫn trên điện thoại.
Bước 4: Hệ thống hiển thị thông tin Đơn đề nghị gia hạn. Anh chị kiểm tra lại thông tin và bấm ký đơn theo hướng dẫn trên màn hình điện thoại.
- Sau khi Xác thực EKYC và ký đơn thành công, vui lòng chờ MISA thẩm định và phê duyệt. Thời gian xử lý tối đa 30 phút trong giờ hành chính.
- Kết quả sẽ được gửi về email, Anh chị theo dõi email để cập nhật thông tin mới nhất.
Lưu ý: Trường hợp, đơn đề nghị đã bị từ chối, Anh Chị có thể lựa chọn hình thức khác để gửi ký lại.
Cách 2: Ký số ngoài ứng dụng
(Hình thức này được sử dụng khi mà Tổ chức, Người đại diện pháp luật/Người sở sữu chứng thư có các CKS khác)
- Tích chọn vào hình thức ký ngoài ứng dụng
- Nhấn vào Tải xuống để tải mẫu đơn đề nghị gia hạn về
- Sau khi tải về thành công, anh chị dùng Chữ ký số còn hạn của Tổ chức, hoặc gửi Người đại diện/Người sở hữu sử dụng Chữ ký số khác còn hạn, để ký số lên đề nghị
- Sau đó, tại giao diện “Tải file mềm đã ký lên hệ thống”, bấm Tải lên và nhấn Nộp hồ sơ.
- Trên màn hình hiển thị thông báo “Gửi yêu cầu thành công. Hồ sơ sẽ được MISA xử lý”. MISA sẽ tiến hành thẩm định (thường mất tối đa 30 phút trong giờ hành chính) và kết quả sẽ trả về email đã điền trên hồ sơ.
3.3. Kích hoạt Chữ ký số
Sau khi nhận được email Thông báo Hồ sơ đã được phê duyệt. Lúc này, Anh chị cần kích hoạt CKS mới:
- Rút USB Token ra và cắm lại vào máy tính.
- Hệ thống sẽ hiển thị thông tin của chứng thư số được gia hạn tại cửa sổ Gia hạn chứng thư số.
- Anh/chị kiểm tra và nhấn Chấp nhận. Sau đó nhập mã PIN của USB Token rồi nhấn Đăng nhập.
- Sau khi nhập mã pin thành công, hệ thống yêu cầu xác nhận thông tin chứng thư. Tích chọn nếu thông tin chính xác. Nhấn Xác nhận.
Như vậy, chứng thư số đã được gia hạn thành công.
4. (RẤT QUAN TRỌNG) Cập nhật CKS lên các trang Dịch vụ công
Đây là bước bắt buộc cần thực hiện sau khi cập nhật xong thời hạn chữ ký số
- Lý do: Việc gia hạn là MISA cấp cho bạn một Chứng thư số MỚI (với Serial Number và ngày hiệu lực mới). Các trang Dịch vụ công (Thuế, BHXH, Hải quan…) KHÔNG tự động nhận diện CKS mới này.
- Hành động: Anh/ chị bắt buộc phải đăng nhập vào từng trang dịch vụ mà doanh nghiệp Anh/ chị sử dụng và thực hiện thao tác “Thay đổi thông tin” hoặc “Cập nhật CKS” để đăng ký CKS mới gia hạn này.
Để xem hướng dẫn chi tiết cho từng trang (Thuế, BHXH, Hải quan, Kho bạc…), vui lòng truy cập bài viết tổng hợp tại đây