1. Mục đích
Trong thực tế, có những tình huống khách hàng mua nhiều đơn hàng nhưng chỉ chuyển khoản thanh toán một lần, cụ thể như sau:
- Trường hợp 1: Một khách hàng mua sản phẩm từ nhân viên kinh doanh (NVKD) hoặc đại lý khác nhau cho các sản phẩm khác nhau. Sau đó, khách hàng thực hiện chuyển khoản thanh toán một lần cho toàn bộ số sản phẩm.
- Trường hợp 2: Khách hàng mua một bộ sản phẩm, ví dụ bộ Giải pháp tài chính kế toán, và kích hoạt bộ sản phẩm. Sau đó, họ mua thêm tài nguyên bổ sung, như hóa đơn điện tử (tách thành một đơn hàng riêng). Cuối cùng, khách hàng chuyển khoản thanh toán một lần cho các đơn hàng.
- Trường hợp 3: Khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn cho công ty, nhưng lại thực hiện chuyển khoản bằng tài khoản cá nhân. Nếu tổng giá trị giao dịch vượt 20 triệu đồng, khách hàng thường muốn tách thành nhiều hóa đơn khác ngày để đảm bảo hợp lệ và được tính vào chi phí của công ty.
Trước đây, trong các tình huống này, NVKD thường phải nhờ bộ phận Kế toán ghép đơn thủ công, dẫn đến mất nhiều thời gian và công sức cho cả hai bên. Để giải quyết vấn đề này, MISA Store Support đã phát triển tính năng cho phép NVKD yêu cầu tra soát và ghép đơn một cách nhanh chóng, hỗ trợ hiệu quả cho các giao dịch thanh toán một lần nhưng liên quan đến nhiều đơn hàng.
2. Hướng dẫn thực hiện
Anh/chị NVKD truy cập MISA Store Support, phân hệ Tra cứu đơn hàng.
Ghép một đơn hàng
Anh/chị thực hiện tìm kiếm các đơn hàng mình cần ghép đơn (có thể tìm kiếm qua tên khách hàng, mã số thuế, số đơn hàng…). Tại dòng bản ghi đơn hàng cần ghép (trạng thái Chưa thanh toán), anh chị chọn Gửi yêu cầu tra soát thanh toán.
Phần mềm sẽ hiển thị form Gửi yêu cầu tra soát thanh toán.
Anh/chị cần chú ý những trường thông tin sau:
- Danh sách giao dịch:
- Phần mềm cho phép anh/chị lựa chọn một giao dịch từ danh sách các giao dịch có giá trị lớn hơn 50.000 đồng. Đồng thời, giá trị giao dịch phải lớn hơn hoặc bằng tổng giá trị của đơn hàng cần ghép.
- Cột “Số tiền” hiển thị số dư còn lại của giao dịch chưa được ghép. Ví dụ: nếu khách hàng chuyển khoản 8.000.000 đồng, sau khi anh/chị ghép một đơn hàng trị giá 3.000.000 đồng, số dư giao dịch còn lại sẽ là 5.000.000 đồng. Lần ghép tiếp theo, giá trị hiển thị cho giao dịch này sẽ là 5.000.000 đồng.
- Người gửi: Anh/chị nhập Họ và tên khách hàng
- Hình ảnh: Anh/chị tải lên ảnh chụp biên lai giao dịch
- Số tài khoản gửi: Anh/chị nhập số tài khoản của khách hàng. Trường thông tin này không bắt buộc nhập.
Sau khi hoàn tất các thông tin bắt buộc, anh/chị nhấn Gửi yêu cầu.
Sau khi anh/chị gửi yêu cầu xong, hệ thống sẽ thực hiện tự động ghép đơn hàng với giao dịch và đơn hàng được chuyển qua trạng thái Đã thanh toán.
Ghép đơn hàng loạt
Anh/chị thực hiện tìm kiếm đơn hàng qua số đơn hàng, mã số thuế, tên khách hàng… và chọn nhiều đơn hàng có trạng thái Chưa thanh toán. Sau đó nhấn Yêu cầu tra soát và thực hiện điền các thông tin tương tự như trường hợp Ghép một đơn hàng.
Khi gửi Yêu cầu tra soát, phần mềm sẽ hiển thị tất cả đơn hàng anh/chị đã chọn trong trường Số đơn hàng
Ví dụ: chọn nhiều đơn hàng thông qua việc tìm kiếm bằng số đơn hàng và thực hiện yêu cầu tra soát
Lưu ý: Anh/chị hoàn toàn có thể ghép đơn nhiều lần cho một giao dịch.
Ví dụ khách hàng có 4 đơn hàng thanh toán trong cùng một giao dịch (như hình). Khách hàng muốn ghép thành các hóa đơn khác ngày nhau để thuận tiện tính toán vào chi phí của công ty.
Lần 1, anh/chị có thể ghép trước 1 đơn hàng
Lần 2, anh/chị thực hiện ghép tiếp 3 đơn hàng còn lại
Ảnh hưởng tới MISA Order
Trên MISA Order, phân hệ Yêu cầu tra soát từ kinh doanh, Kế toán xem được danh sách giao dịch:
- Nếu giao dịch chưa được ghép với đơn hàng nào, phần mềm hiển thị trạng thái Chưa map
- Nếu giao dịch đã được ghép với đơn hàng nhưng chưa hết tiền, phần mềm hiển thị trạng thái Map một phần giao dịch
- Nếu toàn bộ giá trị giao dịch đã được ghép với đơn hàng, phần mềm hiển thị trạng thái Đã map.
Kế toán cũng có thể xem được danh sách giao dịch đang được ghép với những đơn hàng nào.
Đồng thời với mỗi đơn hàng được ghép thành công, MISA Order sẽ gửi yêu cầu sinh phiếu thu trên AMIS Kế toán và hợp đồng trên AMIS CRM tương ứng cho đơn hàng đó.