Hướng dẫn mua thêm tài nguyên và gia hạn sử dụng MISA meInvoice – Xử lý hóa đơn

1. Tổng quan

Hướng dẫn này cung cấp các bước thực hiện mua thêm tài nguyên số lượng Xử lý hóa đơn đầu vào và gia hạn thời gian sử dụng Xử lý hóa đơn đầu vào khi sắp hoặc đã hết hạn.

Nội dung gồm ba trường hợp thường gặp, quy trình thực hiện chi tiết và cách kiểm tra sau khi thao tác.

Phạm vi áp dụng: Người dùng đang sử dụng phần mềm MISA meInvoice – Xử lý hóa đơn đầu vào.

2. Hướng dẫn thực hiện

Trong quá trình sử dụng phần mềm MISA meInvoice – Xử lý hóa đơn, anh/chị thường sẽ gặp 1 trong 3 trường hợp sau:

• Trường hợp 1: Còn thời hạn sử dụng, sắp hết hoặc đã hết tài nguyên hóa đơn xử lý đầu vào.
• Trường hợp 2: Sắp hết hoặc đã hết thời hạn sử dụng, tài nguyên hóa đơn xử lý đầu vào vẫn còn.
• Trường hợp 3: Sắp hết hoặc đã hết cả thời hạn sử dụng và tài nguyên hóa đơn xử lý đầu vào.

Để kiểm tra thông tin tài nguyên phần mềm Xử lý hóa đơn của đơn vị hiện tại: Anh/Chị nhấn vào biểu tượng bánh răng thiết lập góc phải phần mềm\ Chọn Quản lý tài nguyên\ Theo dõi phần Hóa đơn được sử dụng.

Sau đây, sẽ là hướng dẫn chi tiết từng trường hợp:

Trường hợp 1: Còn thời hạn sử dụng, sắp hết hoặc đã hết tài nguyên

Hệ thống bắt đầu thông báo khi: Số tài nguyên còn lại còn 10% tổng số tài nguyên của lần mua gần nhất (sắp hết, đã hết, quá hạn). MISA sẽ gửi thông báo qua các kênh:

• Email
• Ngay trên phần mềm MISA meInvoice – Xử lý hóa đơn

Lưu ý: Trường hợp còn thời hạn sử dụng, nhưng hết số lượng hóa đơn Anh/Chị sẽ không thể tải thêm được hóa đơn đầu vào về mà cần mua thêm để tiếp tục tải/đồng bộ. Mỗi hóa đơn đầu vào/đầu ra được tải về/nhập vào hệ thống thành công thì hệ thống sẽ trừ 1 tài nguyên hóa đơn xử lý đầu vào của đơn vị.

Bước 1: Tạo đơn hàng mua thêm tài nguyên

• Khi đăng nhập vào phần mềm, phần mềm chạy dòng cảnh báo nhắc nhở mua thêm, nhấn Mua thêm ngay để mua thêm tài nguyên và tiếp tục sử dụng, không bị gián đoạn công việc.

• Hoặc nhấn vào biểu tượng bánh răng thiết lập ⚙️\ Chọn mục Quản lý tài nguyên\ Nhấn Mua thêm.

• Tại mục 1. Giỏ hàng, anh/chị kiểm tra lại gói tài nguyên mua thêm (mỗi gói có số lượng hóa đơn mua thêm khác nhau). Trường hợp muốn thay đổi hoặc mua thêm gói tài nguyên khác thì nhấn Chỉnh sửa.

• Hoặc nhấn Đổi gói để đổi sang gói tài nguyên khác phù hợp với doanh nghiệp mình.

• Tại đây, anh/chị có thể nhấn vào biểu tượng dấu cộng (+) để thay đổi số lượng gói tài nguyên mua thêm.

• Ngoài ra, anh/chị có thể chọn thêm gói tài nguyên mua thêm khác bằng cách nhấn vào biểu tượng dấu cộng (+) tương ứng với gói tài nguyên muốn mua thêm.

• Sau khi chọn xong gói tài nguyên, anh/chị nhấn Thanh toán.

• Với Thông tin nhận hóa đơn ở mục 2, anh/chị kiểm tra thật kỹ vì MISA sẽ gửi email nhận hóa đơn và email kích hoạt giấy phép sử dụng theo các thông tin này.
• Anh/chị vẫn có thể sửa thông tin nhận hóa đơn bằng cách nhấn Chỉnh sửa.

• Lưu ý: Thông tin Email nhận hóa đơn cần phải chính xác vì MISA sẽ gửi thông tin đơn hàng và hóa đơn về địa chỉ email này.

• Tiếp theo, anh/chị lựa chọn chọn phương thức thanh toán.
• Sau đó tích chọn Tôi đồng ý với Thỏa thuận mua hàng (có thể nhấn vào dòng chữ Thỏa thuận mua hàng để xem chi tiết thỏa thuận) và nhấn Thanh toán ngay để hoàn thành bước tạo đơn hàng mua thêm tài nguyên. Sau đó chuyển sang bước 2 để thực hiện thanh toán.

Bước 2: Thực hiện thanh toán

• Khi tạo xong đơn hàng, anh/chị có thể chuyển khoản hoặc quét mã QR để thực hiện thanh toán.

• Hoặc truy cập vào địa chỉ email nhận hóa đơn (anh/chị đã cập nhật ở mục 2. Thông tin nhận hóa đơn ở trên), tìm đến email mà MISA đã gửi có tiêu đề: [MISA] Đặt hàng thành công và hướng dẫn thanh toán đơn hàng 1883852 – CÔNG TY… sau đó mở email và thực hiện thanh toán theo hướng dẫn.

• Sau khi hoàn thành việc thanh toán, nhấn Quay về ứng dụng để tiếp tục thực hiện công việc của mình.
• Lưu ý: Nếu số lượng tài nguyên chưa được cập nhật, vui lòng đăng xuất tài khoản, sau đó đăng nhập lại để hệ thống cập nhật số liệu mới nhất và tiếp tục sử dụng.

Trường hợp anh/chị mua thêm tài nguyên khi nhận được email thông báo thì khi nhấn Mua thêm cách thực hiện tương tự như các bước mua thêm tài nguyên ngay trên phần mềm theo hướng dẫn ở trên.

Trường hợp 2: Sắp hết hoặc đã hết thời hạn sử dụng, tài nguyên vẫn còn

Hệ thống bắt đầu thông báo khi: Thời gian còn 30 ngày sử dụng (sắp hết, đã hết, quá hạn). MISA sẽ gửi thông báo qua các kênh:

• Email
• Ngay trên phần mềm MISA meInvoice – Xử lý hóa đơn

Lưu ý: Trường hợp đã hết thời gian sử dụng thì anh/chị sẽ không tải thêm được hóa đơn đầu vào về nữa dù còn số lượng hóa đơn xử lý đầu vào. Anh/Chị chỉ cần gia hạn thời hạn sử dụng phần mềm còn số lượng hóa đơn xử lý đầu vào sẽ được bảo lưu và chuyển tiếp để sử dụng sau khi gia hạn thành công.

Bước 1: Tạo đơn hàng gia hạn thời gian sử dụng

• Khi đăng nhập vào phần mềm, phần mềm sẽ chạy cảnh báo nhắc nhở gia hạn, nhấn Gia hạn ngay để gia hạn và tiếp tục sử dụng, không bị gián đoạn công việc.

• Hoặc nhấn vào biểu tượng bánh răng thiết lập ⚙️\ Chọn mục Quản lý tài nguyên\ Nhấn Gia hạn.

• Trường hợp phần mềm đã hết thời gian sử dụng thì chương trình sẽ hiển thị cảnh báo và sẽ ko sử dụng được phần mềm. Nhấn Gia hạn ngay để thực hiện gia hạn.

• Tại mục 1. Giỏ hàng, anh/chị kiểm tra lại số lượng gói gia hạn Xử lý hóa đơn đầu vào “Dịch vụ phần mềm” – đơn vị tính là Năm. Trường hợp muốn thay đổi số lượng năm gia hạn thì nhấn Chỉnh sửa.

• Tại đây, anh/chị có thể nhấn vào biểu tượng dấu cộng (+) để thay đổi số lượng năm gia hạn.

• Sau khi chọn xong gói tài nguyên, anh/chị nhấn Thanh toán.

• Với Thông tin nhận hóa đơn ở mục 2, anh/chị kiểm tra thật kỹ vì MISA sẽ gửi email nhận hóa đơn và email kích hoạt giấy phép sử dụng theo các thông tin này.
• Anh/chị vẫn có thể sửa thông tin nhận hóa đơn bằng cách nhấn Chỉnh sửa.

• Lưu ý: Thông tin Email nhận hóa đơn cần phải chính xác vì MISA sẽ gửi thông tin đơn hàng và hóa đơn về địa chỉ email này.

• Tiếp theo, anh/chị lựa chọn chọn phương thức thanh toán.
• Sau đó tích chọn Tôi đồng ý với Thỏa thuận mua hàng (có thể nhấn vào dòng chữ Thỏa thuận mua hàng để xem chi tiết thỏa thuận) và nhấn Thanh toán ngay để hoàn thành bước tạo đơn hàng gia hạn thời gian sử dụng. Sau đó chuyển sang bước 2 để thực hiện thanh toán.

Bước 2: Thực hiện thanh toán

• Khi tạo xong đơn hàng, anh/chị có thể chuyển khoản hoặc quét mã QR để thực hiện thanh toán.

• Hoặc truy cập vào địa chỉ email nhận hóa đơn (anh/chị đã cập nhật ở mục 2. Thông tin nhận hóa đơn ở trên), tìm đến email mà MISA đã gửi có tiêu đề: [MISA] Đặt hàng thành công và hướng dẫn thanh toán đơn hàng 1883864 – CÔNG TY… sau đó mở email và thực hiện thanh toán theo hướng dẫn.

• Sau khi hoàn thành việc thanh toán, nhấn Quay về ứng dụng để tiếp tục thực hiện công việc của mình.
• Lưu ý: Nếu thời gian sử dụng chưa được cập nhật, vui lòng đăng xuất tài khoản, sau đó đăng nhập lại để hệ thống cập nhật số liệu mới nhất và tiếp tục sử dụng.

Trường hợp anh/chị gia hạn thời gian sử dụng khi nhận được email thông báo thì nhấn Gia hạn ngay cách thực hiện tương tự như các bước gia hạn ngay trên phần mềm theo hướng dẫn ở trên.

Trường hợp 3: Sắp hết hoặc đã hết cả thời hạn và tài nguyên

Hệ thống bắt đầu thông báo khi: Thời gian còn 30 ngày sử dụng (sắp hết, đã hết, quá hạn). MISA sẽ gửi thông báo qua các kênh:

• Email
• Ngay trên phần mềm MISA meInvoice – Xử lý hóa đơn

Lưu ý: Trường hợp đã hết thời gian sử dụng, hết hóa đơn xử lý đầu vào thì anh/chị sẽ không tải thêm được hóa đơn đầu vào về nữa. 

• Khi đăng nhập vào phần mềm, chương trình hiển thị cảnh báo nhắc nhở gia hạn, nhấn Gia hạn ngay để gia hạn và tiếp tục sử dụng, không bị gián đoạn công việc.
• Hoặc nhấn vào biểu tượng bánh răng thiết lập ⚙️\ Chọn mục Quản lý tài nguyên\ Nhấn Gia hạn.

• Sau đó, chọn 2 dòng sản phẩm “Dịch vụ phần mềm” – gia hạn theo năm và các gói hóa đơn xử lý mua thêm vào giỏ hàng. Đồng thời, có thể thay đổi Số lượng và Gói mua thêm tài nguyên để sử dụng (các bước Gia hạn/Mua thêm tài nguyên tương tự như 2 trường hợp ở trên).

Trường hợp anh/chị gia hạn thời gian sử dụng khi nhận được email thông báo thì nhấn Gia hạn ngay cách thực hiện tương tự như các bước gia hạn ngay trên phần mềm theo hướng dẫn ở trên.

3. Kiểm tra tài nguyên sau khi mua thêm/gia hạn

Sau khi mua thêm tài nguyên/gia hạn thời gian sử dụng: Anh/Chị nhấn vào biểu tượng bánh răng thiết lập góc phải phần mềm\ Chọn Quản lý tài nguyên\ Theo dõi phần Hóa đơn được sử dụng.

Lưu ý: Nếu số lượng tài nguyên/thời gian sử dụng chưa được cập nhật, vui lòng đăng xuất tài khoản, sau đó đăng nhập lại để hệ thống cập nhật số liệu mới nhất và tiếp tục sử dụng.

4. Câu hỏi thường gặp liên quan

Câu 1: Tại sao Hóa phần mềm hóa đơn đầu vào lại báo hết hạn?

Phần mềm Hóa đơn đầu vào có 2 loại chi phí cần duy trì song song:

1. Phí mua gói hóa đơn đầu vào (tài nguyên hóa đơn tải từ trang hoadondientu của CQT):

   • Hóa đơn do nhà cung cấp (NCC) phát hành cho đơn vị.
   • Hóa đơn do Đơn vị phát hành cho khách hàng, nếu không sử dụng phần mềm meInvoice – Phát hành hóa đơn MISA.

2. Phí thuê bao hàng năm

Phần mềm sẽ báo hết hạn hoặc hết tài nguyên khi một trong hai loại chi phí trên đã hết.
Vì vậy, đơn vị cần kiểm tra xem đang hết tài nguyên hóa đơn hay hết phí thuê bao, sau đó thực hiện gia hạn hoặc mua thêm tương ứng để đảm bảo cả hai đều còn hiệu lực

Câu 2: Số lượng hóa đơn đầu vào mua chưa dùng hết có được bảo lưu không?

Trường hợp Anh/Chị vẫn còn số lượng hóa đơn đầu vào nhưng đã hết thời hạn sử dụng phần mềm thì số hóa đơn còn lại sẽ được bảo lưu, không mất đi.
Anh/Chị chỉ cần gia hạn thêm thời gian sử dụng phần mềm là có thể tiếp tục dùng số hóa đơn còn lại đó.

Để sử dụng phần mềm bình thường, mình cần duy trì song song 2 khoản chi phí:

1. Phí gia hạn gói hóa đơn đầu vào: (tài nguyên hóa đơn tải từ trang hoadondientu của CQT):

   • Hóa đơn do nhà cung cấp (NCC) phát hành cho đơn vị.
   • Hóa đơn do Đơn vị phát hành cho khách hàng, nếu không sử dụng phần mềm meInvoice – Phát hành hóa đơn MISA.

2. Phí thuê bao phần mềm theo năm

Câu 3: Khi hết hạn phần mềm Xử lý hóa đơn thì có truy cập và hóa đơn đầu vào, đầu ra được tải về từ CQT có được lưu trữ không?

Đối với phần mềm Xử lý hóa đơn (hỗ trợ tải hóa đơn cả đầu vào và đầu ra từ CQT về để kiểm tra, hạch toán tự động) vẫn có chi phí gia hạn phần mềm theo năm – gói “Dịch vụ phần mềm” Để thực hiện các nghiệp vụ trên phần mềm (kiểm tra, tải hóa đơn từ CQT, update dữ liệu...).

Nếu hết hạn Anh/Chị vẫn sẽ đăng nhập được vào phần mềm và xem lại các hóa đơn đã tải trước đó về phần mềm, tuy nhiên không thể thực hiện việc tải hóa đơn mới, kiểm tra hóa đơn, update lại dữ liệu hóa đơn, …

Hóa đơn nhận qua địa chỉ email @meinvoice.vn của Phần mềm Xử lý hóa đơn được lưu trữ theo 2 mốc thời gian:

• Tại Hộp thư trên phần mềm: Email được lưu trữ trong 06 tháng. Sau thời gian này, các email quá hạn sẽ tự động bị xóa.
• Tại mục Hóa đơn đầu vào (bao gồm cả hóa đơn nhận qua mail, tự nhập vào bằng file XML, đồng bộ về từ hoadondientu): Được lưu trữ 10 năm kể từ ngày xử lý hóa đơn. Các hóa đơn đầu vào nhận qua email @meinvoice.vn, ngay cả khi email trong Hộp thư đã bị xóa quá 06 tháng vẫn sẽ được lưu trữ theo thời gian 10 năm đúng quy định.
• Việc email trong Hộp thư hết thời hạn lưu trữ không ảnh hưởng đến các hóa đơn đã được nhận và lưu tại mục Hóa đơn đầu vào.