Trường hợp người ký tài liệu bận hoặc vắng mặt, muốn chuyển tiếp tài liệu cho người có thẩm quyền ký thay, chương trình cho phép ủy quyền ký tài liệu cho người khác thực hiện.
Khái niệm: Ủy quyền là người có quyền hoặc nghĩa vụ thực hiện một công việc hoặc một giao dịch nhất định không có đủ khả năng để thực hiện công việc hoặc giao dịch đó, vì vậy họ chuyển quyền này cho người khác để người khác thực hiện thay.
Ủy quyền là một trong hai hình thức đại diện theo quy định của pháp luật được ghi nhận tại Điều 135 Bộ luật Dân sự 2015.
Quyền và nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng ủy quyền được quy định tại Điều 567 Bộ luật dân sự 2015.
Hướng dẫn chi tiết
1. Ủy quyền ký
- Trên phần mềm
Trên giao diện Quản lý tài liệu/chi tiết tài liệu, đối với các tài liệu cần ký, anh/chị nhấn 
, chọn Ủy quyền ký.
Chương trình hiển thị giao diện thiết lập ủy quyền, anh/chị thực hiện:
- Nhập thông tin Tên/Email/Số điện thoại của người được ủy quyền
- Thiết lập mật khẩu mở tài liệu nếu cần thiết
- Viết nội dung để gửi tới người được ủy quyền
- Để phòng trường hợp người được ủy quyền bận/vắng mặt không ký được tài liệu, anh/chị chọn Cho phép người được ủy quyền có thể ủy quyền tài liệu. Như vậy, người được ủy quyền có thể điều phối cho người khác đủ thẩm quyền ký thay.
- Nhấn Lưu
Sau khi Lưu, người được ủy quyền được ghi nhận tại phần thông tin người nhận tài liệu.
- Trên email
Người nhận tài liệu qua email có thể ủy quyền ký tài liệu tương tự như trên phần mềm.
- Chỉnh sửa/Xóa/Thu hồi tài liệu ủy quyền
Trường hợp không cần người khác ký thay nữa hoặc ủy quyền nhầm, sai thông tin… Nếu người được ủy quyền chưa thực hiện ký tài liệu, anh/chị có thể:
- Chỉnh sửa/Xóa thông tin người ủy quyền: tài liệu sẽ được gửi lại theo thông tin mới cập nhật
- Thu hồi: thông tin người ủy quyền sẽ bị xóa khỏi luồng ký
2. Người được ủy quyền ký tài liệu
Người được ủy quyền sẽ nhận được tài liệu cần ký qua ứng dụng và email/SMS, có thể mở tài liệu để xem và thực hiện ký thay nhanh chóng.
Lưu ý: Có thể tiếp tục ủy quyền cho người khác nếu có thết lập “Cho phép người được ủy quyền có thể ủy quyền tài liệu”
