1. Mục đích
Cho phép người dùng thực hiện thiết lập gửi email theo mẫu của công ty đã thiết lập trước đó. Các mẫu thiết lập được sử dụng riêng cho một số trường hợp, ngữ cảnh sử dụng tương ứng với đặc thù của tổ chức, doanh nghiệp
2. Hướng dẫn thực hiện
- Lựa chọn tab Thiết lập, chọn Email
Trên hệ thống email của AMIS WeSign, mỗi loại mail sẽ có nội dung email mặc định. Nếu không thiết lập thì khi gửi tài liệu, phần mềm sẽ sử dụng các mẫu nội dung mail tương ứng với hành động người dùng thực hiện
Nếu muốn thiết lập mẫu mail phù hợp với ngữ cảnh sử dụng của doanh nghiệp mình, người dùng có thể tạo mẫu mail
2.1 Tạo mẫu email
Hiện tại, AMIS WeSign có các loại mail sau:
- Email yêu cầu ký
- Email yêu cầu điều phối
- Email yêu cầu phê duyệt
- Email yêu cầu phê duyệt & ký
- Email yêu cầu đóng dấu
- Email thông báo từ chối ký
- Email từ chối điều phối
- Email từ chối phê duyệt
- Email từ chối phê duyệt & ký
Người dùng có thể thêm mẫu email mới bằng cách:
- Nhấn Thêm email tại loại mail mong muốn
- Thực hiện thiết lập các nội dung trong mẫu email đó
- Nhấn Lưu để hoàn thành việc tạo mẫu email đó
2.2 Sử dụng mẫu email vào luồng ký
Người dùng sẽ thực hiện tạo luồng ký như bình thường:
Tại Bước 2: Khai báo người nhận sẽ thực hiện thiết lập mẫu email tại phần Thiết lập.
- Lựa chọn mẫu email tương ứng với vai trò của người nhận
- Nhấn Lưu để hoàn thành
Tại Bước 4: Thiết lập trước khi gửi, người dùng sẽ tiếp tục thiết lập mẫu email cho các hành động khác
- Lựa chọn mẫu email mong muốn
Như vậy, người dùng đã sử dụng mẫu email đã thiết lập thành công
