1. Tổng quan
Bài viết giới thiệu tính năng phân loại tài liệu trên AMIS WeSign, giúp dễ dàng quản lý, tra cứu và theo dõi thông tin tài liệu mà không cần mở chi tiết nội dung. Hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng và nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ trong doanh nghiệp.
Nội dung bài viết gồm:
- Thiết lập loại tài liệu
- Phân loại tài liệu khi gửi ký
- Khai thác tiện ích sau khi phân loại
Video giới thiệu tính năng
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Thiết lập loại tài liệu
Bước 1: Trên giao diện Thiết lập, mục Tổ chức/Chung/Phân loại tài liệu.
Bước 2: Tích chọn Yêu cầu phân loại tài liệu
Bước 3: Nhấn Tạo mới và nhập Tên loại tài liệu
Thiết lập trường thông tin loại tài liệu: thêm các trường tùy chỉnh để người gửi khai báo thông tin cần thiết của tài liệu ký, giúp dễ dàng theo dõi và tra cứu.
Ví dụ: Loại “Hợp đồng kinh tế”, người dùng cần theo dõi các trường thông tin bao gồm:
-
- Tên khách hàng
- Số hợp đồng
- Giá trị hợp đồng
Nhấn Thêm giá trị trường dữ liệu, nhập tên trường và chọn kiểu dữ liệu phù hợp.
Có thể tích chọn thiết lập bắt buộc ghi nhận đối với các trường thông tin quan trọng.
Sau khi thiết lập có thể nhấn vào biểu tượng dấu 3 chấm 
để chỉnh sửa hoặc xóa phân loại tài liệu để phù hợp với nhu cầu sử dụng.
Lưu ý: Không xóa được các phân loại tài liệu đã phát sinh dữ liệu
2.2. Phân loại tài liệu
Khi gửi ký, người dùng cần Chọn loại tài liệu phù hợp và hoàn tất các trường thông tin cần thiết của tài liệu đã khai báo ở phần thiết lập.
2.3. Tiện ích sau khi phân loại tài liệu
Xem nhanh phân loại và thông tin cần thiết của tài liệu
Sau khi phân loại, người dùng chỉ cần vào chi tiết tài liệu là có thể xem ngay được đây thuộc loại tài liệu gì, dễ dàng nắm bắt được những thông tin cơ bản của hợp đồng mà không cần phải đọc tài liệu.
Có thể nhấn Chỉnh sửa để cập nhật thông tin phân loại tùy theo mong muốn.
Sử dụng Bộ lọc nâng cao để tra cứu tài liệu
Trên danh sách tài liệu, người dùng có thể nhấn biểu tượng bộ lọc 
để tra cứu tài liệu theo loại tài liệu và dữ liệu của trường tùy chỉnh.
Ví dụ: Có thể tìm ra được danh sách Hợp đồng kinh tế có giá trị trên 50 triệu một cách nhanh chóng.
Xem báo cáo loại tài liệu trình ký
Tại phân hệ Báo cáo, NV hành chính, văn thư, BLD,… có thể xem Báo cáo Loại tài liệu trình ký để nắm số lượng của từng loại tài liệu theo các trạng thái, từ đó đánh hiệu quả sử dụng các tài liệu trên phần mềm.
Lưu ý: Chỉ người dùng có vai trò xem báo cáo mới nhìn thấy và xem được báo cáo
