1. Câu chuyện nghiệp vụ
Thực tế: Theo quy định của công ty, các chứng từ đã hoàn thành ký duyệt trên AMIS WeSign sẽ phải tải về để lưu trữ và đối chiếu với thu chi thực tế.
- Thủ quỹ: ghi chép thu chi theo thời gian (ngày/tháng thực tế phát sinh thu, chi)
- Quản lý: đối chiếu thu chi thực tế với chứng từ theo thời gian
Khó khăn: Khi người dùng tải chứng từ từ phần mềm về máy tính thì các chứng từ tự động được sắp xếp theo thứ tự ABC. Bộ phận quản lý rất khó khăn trong việc đối chiếu, tra soát chứng từ vì trên file chứng từ tải về không có thông tin nào về ngày hoàn thành ký.
2. Mong muốn
Người dùng mong muốn khi tải chứng từ về máy, phần mềm tự động gắn thêm ngày tháng chứng từ được phê duyệt vào tên file tải xuống để bộ phận quản lý dễ kiểm soát, đối chiếu chứng từ.
3. Giải pháp
Cho phép người dùng tải xuống tài liệu có gắn thời gian hoàn thành
Ví dụ: Khi tải phiếu chi hoàn thành ký duyệt ngày 21/12/2023
=> File tải về sẽ có tên: 21122023_phieu chi mua sam
4. Mô tả và hướng dẫn tính năng
- Khi thực hiện tải xuống tài liệu, vui lòng tích chọn vào “Thêm ngày hoàn thành vào tên tài liệu khi tải xuống”
- Nhấn Lưu để hoàn thành
Khi đó, các tài liệu tải xuống sẽ có dạng [Ngày tháng năm hoàn thành] + [Tên tài liệu]
Ví dụ: 21122023_phieu chi mua sam
