1. Câu chuyện nghiệp vụ
Thực tế:
- Trên thực tế sau khi cả 2 bên đã ký tay/đóng dấu vào hợp đồng, sẽ phát sinh một số trường hợp cần hủy hợp đồng như: Hợp đồng bị sai thông tin, một bên vi phạm những điều khoản được quy định trong hợp đồng, một bên chậm thực hiện nghĩa vụ,…
- Khi hủy bỏ hợp đồng giấy, công ty sẽ phải thông báo cho phía đối tác qua nhiều hình thức: email, lập công văn, văn bản thông báo,…
- Các bên sẽ tham gia đàm phán, khi thực hiện Hủy bỏ hợp đồng thì thực hiện như sau:
- Yêu cầu đối tác gửi lại hợp đồng đã ký và xé/tiêu hủy hợp đồng giấy
- Tạo biên bản hủy hợp đồng (nếu phát sinh yêu cầu)
- Trong trường hợp, hợp đồng có quy định phạt khi hủy thì tạo biên bản phạt
Khó khăn:
- Hiện nay khi ký hợp đồng điện tử, công ty không hủy được hợp đồng đã hoàn thành (tức là hợp đồng đã được các bên tham gia ký kết thành công)
- Không đánh dấu lại được hợp đồng đã bị hủy, để công ty nhận biết và theo dõi
- Chưa có phương thức thông báo nhanh đến cho các bên về việc đã hủy bỏ hợp đồng đã ký.
Mong muốn: Người gửi tài liệu mong muốn hủy hợp đồng đã hòan thành ký, khi hủy sẽ thông báo đến người nhận về việc đã hủy bỏ hợp đồng đó.
2. Giải pháp
Cho phép người dùng hủy bỏ hợp đồng đã hoàn thành ký nếu hợp đồng có sai sót, sai phạm. Đồng thời sau khi hủy bỏ, phần mềm sẽ thông báo tới các bên tham gia ký và cho các bên xác nhận hủy.
Lợi ích:
- Giải quyết nhu cầu hủy bỏ tài liệu do sai phạm điều khoản, sai sót thông tin khi ký hợp đồng điện tử
3. Mô tả và hướng dẫn sử dụng tính năng
3.1 Đối với vai trò người gửi tài liệu, người có quyền hủy bỏ tài liệu của người khác
Lưu ý: Những vai trò có quyền hủy bỏ tài liệu của người khác phải được quản trị hệ thống phân quyền trước đó
Tài liệu sau khi hoàn thành, nếu phát sinh sai sót hoặc một bên sai phạm điều khoản đã quy định,… Người gửi có thể thực hiện hủy bỏ tài liệu đó, các bước thực hiện như sau:
- Tại thư mục Hoàn thành, nhấn chọn Biểu tưởng 3 chấm
- Nhấn chọn Hủy bỏ
Ngay lập tức, phần mềm sẽ cảnh báo về hành động Hủy bỏ vừa thực hiện của người gửi tài liệu:
- Vui lòng lựa chọn phương thức bảo mật dành cho người nhận tài liệu (mật khẩu). Điều này đồng nghĩa với việc, khi Xác nhận hủy, người nhận sẽ phải nhập mật khẩu để thực hiện.
- Nhập lý do hủy bỏ tài liệu. Ví dụ: sót điều khoản, sai điều khoản, không thực hiện đúng điều khoản,…
- Nhấn Có để hoàn thành việc hủy bỏ
Sau khi người gửi tài liệu gửi yêu cầu hủy bỏ trên phần mềm. Tại màn hình danh sách, tài liệu sẽ có thêm trạng thái “Đang chờ xác nhận hủy bỏ”.
Ngay sau đó, phần mềm sẽ gửi email thông báo về việc người gửi tài liệu hủy bỏ tài liệu đến các tất cả người ký.
3.1 Đối với vai trò người ký
Người ký sẽ nhận được email thông báo về việc hủy bỏ tài liệu từ người gửi tài liệu. Vui lòng kiểm tra email và thực hiện:
- Nhấn Xác nhận hủy bỏ
- Phần mềm sẽ điều hướng đến chi tiết tài liệu. Tại đây, nhấn chọn Xác nhận hủy bỏ
Sau khi xác nhận hủy bỏ, phần mềm sẽ cảnh báo: “Tài liệu đã hoàn thành ký sẽ được đánh dấu hủy bỏ khi tất cả các bên tham gia ký kết đồng ý xác nhận hủy bỏ”
Nếu chấp nhận, nhấn chọn Đồng ý để xác nhận hủy bỏ tài liệu
Tài liệu sau khi hủy bỏ, sẽ được phần mềm đánh dấu “Tài liệu đã bị hủy”.
Trên phần mềm, hệ thống cũng sẽ lưu lại lịch sử xác nhận hủy bỏ của các bên tham gia ký kết. Các tài liệu đã bị hủy sẽ không còn giá trị về mặt pháp lý.
