Phân loại tài liệu

Chương trình cho phép tạo các phân loại tài liệu giúp người dùng tiện theo dõi các thông tin cần thiết mà không cần phải đọc tài liệu, dễ dàng tra cứu, tìm kiếm và quản lý các loại tài liệu tại đơn vị.

Video giới thiệu tính năng

 

Hướng dẫn chi tiết

1. Thiết lập loại tài liệu

Trên giao diện Thiết lập, mục Tổ chức/Chung/Phân loại tài liệu. Anh/chị có thể thiết lập các loại tài liệu tại đơn vị.

Thao tác thực hiện như sau:

• Tích chọn Yêu cầu phân loại tài liệu
• Nhấn Tạo mới và nhập Tên loại tài liệu
• Thiết lập trường thông tin loại tài liệu: thêm các trường tùy chỉnh để người gửi khai báo thông tin cần thiết của tài liệu ký, giúp dễ dàng theo dõi và tra cứu.

Ví dụ: Loại “Hợp đồng kinh tế”, người dùng cần theo dõi các trường thông tin bao gồm:

• • Tên khách hàng
  • Số hợp đồng
  • Giá trị hợp đồng

Anh/chị nhấn Thêm giá trị trường dữ liệu, nhập tên trường và chọn kiểu dữ liệu phù hợp.

Có thể tích chọn thiết lập bắt buộc ghi nhận đối với các trường thông tin quan trọng.

Sau khi thiết lập anh/chị có thể nhấn để chỉnh sửa hoặc xóa phân loại tài liệu để phù hợp với nhu cầu sử dụng.

Lưu ý: Không xóa được các phân loại tài liệu đã phát sinh dữ liệu

2. Phân loại tài liệu

Khi gửi ký, người dùng cần Chọn loại tài liệu phù hợp và hoàn tất các trường thông tin cần thiết của tài liệu.

3. Tiện ích sau khi phân loại tài liệu

• Xem nhanh phân loại và thông tin cần thiết của tài liệu

Sau khi phân loại, người dùng chỉ cần vào chi tiết tài liệu là có thể xem ngay được đây thuộc loại tài liệu gì, dễ dàng nắm bắt được những thông tin cơ bản của hợp đồng mà không cần phải đọc tài liệu.

Có thể nhấn Chỉnh sửa để cập nhật thông tin phân loại tùy theo mong muốn.

• Sử dụng Bộ lọc nâng cao để tra cứu tài liệu

Trên danh sách tài liệu, người dùng có thể nhấn sử dụng Bộ lọc nâng cao để tra cứu tài liệu theo loại tài liệu và dữ liệu của trường tùy chỉnh.

Ví dụ: Có thể tìm ra được danh sách Hợp đồng kinh tế có giá trị trên 50 triệu một cách nhanh chóng.

• Xem báo cáo loại tài liệu trình ký

Tại phân hệ Báo cáo, NV hành chính, văn thư, BLD,… có thể xem Báo cáo Loại tài liệu trình ký để nắm số lượng của từng loại tài liệu theo các trạng thái, từ đó đánh hiệu quả sử dụng các tài liệu trên phần mềm.

Lưu ý: Chỉ người dùng có vai trò xem báo cáo mới nhìn thấy và xem được báo cáo